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Das UID-Bestätigungsverfahren

Damit sich Unternehmer von der Gültigkeit der UID eines EU-Geschäftspartners überzeugen können, gibt es EU-weit das so genannte Bestätigungsverfahren.

Hat ein Unternehmer eine Lieferung steuerfrei behandelt und stellt sich in der Folge heraus, dass die Voraussetzungen gemäß Art. 7 Abs. 1 USTG 1994 nicht vorliegen, ist die Steuerbefreiung grundsätzlich verwirkt. Es sei denn, dass "die Inanspruchnahme auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht und der Unternehmer die Unrichtigkeit dieser Angaben trotz Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes nicht erkennen konnte. In diesem Fall schuldet der Abnehmer die entgangene Steuer."

Die Inanspruchnahme des Bestätigungsverfahrens kann ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein.

Wie oft Sie das Bestätigungsverfahren in Anspruch nehmen, ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie können entscheiden, ob alle oder nur neue Kunden durch Anfrage überprüft werden sollen. Sie können auch nur Stichproben durchführen. Wie oft Sie sich die UID während Ihrer gesamten Geschäftstätigkeit bestätigen lassen, ist ebenfalls Ihre Entscheidung. Bei einer längerfristig aufrechten Geschäftsbeziehung wird man eher auf die Gültigkeit vertrauen können.

Bei der Anfrage zur Überprüfung einer UID können Sie zwischen zwei Informationsstufen wählen:

• Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren): Hier wird lediglich die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID überprüft. Der Bezug zu einem bestimmten Unternehmer wird nicht hergestellt.
• Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren): Hier wird die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID in Verbindung mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat überprüft. Die Anfrage nach Stufe 2 ist meist nur dann sinnvoll, wenn Zweifel an der Richtigkeit der Angaben des Warenempfängers bzw. dessen Unternehmereigenschaft bestehen oder wenn mit einem Geschäftspartner erstmals Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden.

Anfragen zur Überprüfung einer UID müssen vorrangig elektronisch erfolgen. Ab 1.7.2011 hat jeder Unternehmer die UID-Abfrage verpflichtend über FinanzOnline durchzuführen. Nur soweit ihm dies mangels technischer Voraussetzungen (zB mangels Internetzugangs) unzumutbar ist, können Bestätigungsanfragen weiterhin an das UID-Büro in Suben gerichtet werden.

Hinweis: Die qualifizierte Bestätigungsanfrage über FinanzOnline ist nur dann wirksam, wenn Name und Anschrift des Inhabers der UID angezeigt werden.

Bei einer Bestätigungsanfrage im Rahmen von FinanzOnline wird die Antwort elektronisch mitgeteilt. Der Ausdruck erfolgt durch den Abfragenden selbst. Die ausgedruckte Bestätigung gilt als Beleg und ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren.

Massenabfragen von UID-Nummern sind ab 1.7.2011 mit einem Webservice über FinanzOnline möglich.

Darüberhinaus besteht auch die Möglichkeit einer elektronischen Selbstabfrage über den EU-Server.

Hinweis: Beide Abfragemöglichkeiten (FinanzOnline und EU-Server) stehen Ihnen auch zur Bestätigung der österreichischen UID einer anderen österreichischen Unternehmerin/eines anderen österreichischen Unternehmers zur Verfügung.

Bei Anfragen zur Bestätigung einer UID an das UID-Büro in Suben (nur mehr in Ausnahmefällen vorgesehen) wird die Bestätigungsmitteilung in jedem Fall schriftlich (per Post) erteilt und ist vom Anfragenden als Beleg ebenfalls aufzubewahren.

• FinanzOnline - Webservices
• Allgemeine Informationen zu den FinanzOnline Webservices
• Elektronischen Selbstabfrage über den EU-Server

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