Themen A-Z

Steuern | Tipps für Unternehmer und Selbstständige |

Betriebliches Rechnungswesen


Die Arten der Gewinnermittlung im Überblick
Buchführungspflicht und Buchführungsgrenzen
Kontrolle durch Außenprüfung
Aufbewahrungspflicht
Gewinnermittlungsarten im Detail
Doppelte Buchführung
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Pauschalierung
Allgemeine Formvorschriften und Losungsermittlung

Zu Ihren Pflichten als Unternehmerin oder Unternehmer gehört auch das Führen von Büchern und Aufzeichnungen. Dies führt uns zum Thema des betrieblichen Rechnungswesens. Ausgangsgrößen bilden u.a. der erzielte Umsatz und vor allem der Gewinn, welcher starken Schwankungen unterliegen kann. Die Unternehmerin oder der Unternehmer ist selbst für die Ermittlung jener Daten verantwortlich, von denen das Finanzamt in weiterer Folge die Steuern bemisst. Daher muss sie oder er sich für ein bestimmtes System des Rechnungswesens entscheiden.


Die Arten der Gewinnermittlung im Überblick

Da es in erster Linie auf den erzielten Gewinn ankommt, wird in der Praxis der Begriff der "Gewinnermittlungsarten" verwendet. Sie haben drei Möglichkeiten, Ihrem Finanzamt die Berechnungsgrundlagen für die Steuerbemessung zu liefern:

Die Eintragung im Firmenbuch (Protokollierung) ist für die Art der Gewinnermittlung unbeachtlich.


Buchführungspflicht und Buchführungsgrenzen

Gleich vorweg:

  1. Neu gegründete Einzelunternehmen und Personengesellschaften (ausgenommen GmbH&CoKG) sind im ersten Wirtschaftsjahr noch in keinem Fall buchführungspflichtig.
  2. Auch wenn keine Buchführungspflicht besteht: Freiwillig kann der Gewinn in jedem Fall (auch von „Einmann/Einfrau-Betrieben“ mit geringen Umsätzen) in jedem Fall durch Buchführung ermittelt werden!

Die steuerliche Buchführungspflicht kann sich in erster Linie aus dem Unternehmensgesetzbuch (§§ 189 UGB) ergeben, weil eine „unternehmensrechtliche Buchführungspflicht“ (das UGB spricht von „Rechnungslegungspflicht“) auch eine steuerliche Buchführungspflicht (Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich, doppelte Buchführung) nach sich zieht (§ 124 BAO). Die Buchführungsgrenzen des § 125 BAO sind nur mehr für Land- und Forstwirte/-wirtinnen anzuwenden.

Welche Unternehmen sind nach UGB rechnungslegungspflichtig?

Das UGB definiert § 189 Abs. 1 Z 2 Umsatz-Schwellenwerte, bei deren Überschreitung die Rechnungslegungspflicht eintritt. Dabei muss der Umsatz-Schwellenwert grundsätzlich zweimal hintereinander (=nachhaltig) überschritten worden sein. Sodann tritt nach Ablauf eines „Pufferjahres“ die Rechnungslegungspflicht mit dem übernächsten Jahr ein.

Wird der „qualifizierte“ Umsatz-Schwellenwert überschritten, tritt die Rechnungslegungspflicht bereits bei einmaligem Überschreiten und ohne Pufferjahr ein, somit bereits ab dem nächstfolgenden Geschäftsjahr (=Wirtschaftsjahr).

Die Schwellenwerte sind ab 2010 angehoben worden und betragen nunmehr:

 

Umsatz-Schwellenwert

Qualifizierter Umsatz-Schwellenwert

Werte ab 20101)

700.000 €

1.000.000 €

Rechnungslegungs-pflicht tritt ein

bei zweimaliger, aufeineinanderfolgender Überschreitung

bei einmaliger Überschreitung

ab wann?

nach einem Pufferjahr

ohne Pufferjahr bereits ab Folgejahr

Beispiele

Umsätze 2010 und 2011: jeweils 750.000 €.

Rechnungslegungspflicht

ab 2013

Umsatz 2010:

1.050.000 €

Rechnungslegungspflicht

ab 2011

1) Für bereits bestehende Betriebe sind diese – erhöhten – Grenzbeträge aber bereits auf die Vorjahre (als „Beobachtungsjahre“ für 2010) anzuwenden.

Der Entfall einer bestehenden Rechnungslegungspflicht (Buchführungspflicht) erfordert grundsätzlich ebenfalls ein zweimaliges Unterschreiten des Umsatz-Schwellenwertes, tritt jedoch ohne „Pufferjahr“ bereits ab dem darauf folgenden Jahr ein (bei Unterschreiten in 2010 und 2011 entfällt die Rechnungslegungspflicht daher bereits ab 2012).

Diese Grenzen gelten in erster Linie für Gewerbetreibende. Die bei Überschreitung dieser Grenzen eintretende Rechnungslegungspflicht führt bei Einkünften aus Gewerbebetrieb automatisch zur Buchführungspflicht nach § 5 EStG.

Worin unterscheidet sich die Gewinnermittlung nach § 5 von allen anderen Gewinnermittlungsarten?

Nur bei der Gewinnermittlung nach § 5 EStG

Hinweise:

  1. Für freie Berufe iSd UGB (zB Ärztinnen/Ärzte, Rechtsanwältinnen/Rechtsanwälte, Notarinnen/Notare, Künstlerinnen/Künstler, Schriftstellerinnen/Schriftsteller) ist keine Buchführungspflicht vorgesehen. Selbstverständlich können Freiberuflerinnen/Freiberufler – wie alle anderen Unternehmerinnen/Unternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind – freiwillig Bücher führen.
  2. Für Unternehmerinnen und Unternehmer, die zwar Einkünfte aus selbständiger Arbeit nach § 22 EStG erzielen, aber keine freien Berufe im Sinne des UGB ausüben (zB Hausverwalterinnen/Hausverwalter), sind die Umsatz-Schwellenwerte des UGB hingegen anzuwenden, ihr Überschreiten führt aber nicht zur Gewinnermittlung nach § 5 EStG, sondern nach § 4 Abs. 1 EStG.

Für Personengesellschaften, also Offene Gesellschaften (OG) oder Kommanditgesellschaften (KG) mit mindestens einer natürlichen Person als unbeschränkt haftende Gesellschafterin/haftender Gesellschafter und Gesellschaften nach bürgerlichem Recht (GesnbR), gelten hier die gleichen Regelungen wie für Einzelunternehmerinnen/Einzelunternehmer (Umsatzgrenzen, keine Rechnungslegungspflicht für freie Berufe).

Eine umsatz- und tätigkeitsunabhängige (also auch bei nicht gewerblichen Tätigkeiten bestehende) Buchführungspflicht gilt für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und für die GmbH&CoKG (bei der keine natürliche Person unbeschränkt haftet). Man spricht daher von einer „Rechnungslegungspflicht kraft Rechtsform“.

Nachstehende Übersicht fasst die Organisationsformen des betrieblichen Rechnungswesens für Gewerbebetriebe zusammen (Rechtslage ab 2010):

Rechtsform

Umsatzgrenze

Art des Rechnungswesens

Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Offene Gesellschaft - OG, Kommanditgesellschaft - KG)

bis 220.000 € Umsatz

im Vorjahr

wahlweise Basispauschalierung1), Einnahmen-Ausgaben Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs. 1 EStG) möglich)

 

bis 700.000 € Umsatz

wahlweise Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs. 1 EStG; bei Fortsetzungsoption2) auch nach § 5 EStG) möglich

 

bei zweimaliger Überschreitung der Umsatzgrenze von 700.000 € oder einmaliger Überschreitung von 1.000.000 €

doppelte Buchführung nach

§ 5 EStG verpflichtend 

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), GmbH&CoKG

 

keine Umsatzgrenze

doppelte Buchführung (nach § 5 EStG, gilt für GmbH und AG auch bei nicht gewerblicher Tätigkeit) unabhängig vom Umsatz stets verpflichtend

1) Siehe auch Kapitel Pauschalierung. Es bestehen daneben auch branchenspezifische Pauschalierungsmöglichkeiten, die auch bei höheren Umsätzen noch anwendbar sind.

2) Antrag auf Fortsetzung der Gewinnermittlung nach § 5 EStG bei Wegfall der Rechnungslegungspflicht wegen zweimaliger Unterschreitung des Schwellenwertes (§ 5 Abs. 2 EStG)

Welche Gewinnermittlung ist bei Gründung eines Betriebes anzuwenden?

Im Wirtschaftjahr der Gründung eines Betriebes kann eine Rechnungslegungspflicht nur kraft Rechtsform (also insbesondere bei Führung des Betriebes in Form einer GmbH) gegeben sein. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (ausgenommen GmbH&CoKG) ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwendbar. Eine Pauschalierung ist jedenfalls möglich, wenn die Umsätze des Gründungsjahres 220.000 € nicht übersteigen. Es kann aber auch eine freiwillige Buchführung (Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 EStG) gewählt werden.

Welche Gewinnermittlung ist bei Übernahme eines bereits bestehenden Betriebes anzuwenden?

Wird ein bereits rechnungslegungspflichtiger Betrieb übernommen, muss auch der/die Übernehmende den Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln.

Wird ein nicht rechnungslegungspflichtiger Betrieb übernommen, kann die oder der Übernehmende die Gewinnermittlung im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten (freiwillige Buchführung nach § 4 Abs. 1 EStG, E/A-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG oder Pauschalierung) wie im Falle einer Unternehmensgründung frei wählen.

Im Fall der Gesamtrechtnachfolge (Erbschaft) setzt eine Pauschalierung allerdings voraus, dass die Rechtsvorgängerin oder der Rechtsvorgänger im letzten vollen Kalenderjahr den jeweils maßgebenden Umsatz (für Basispauschalierung daher 220.000 €) nicht überschritten hat.


Kontrolle durch Außenprüfung

Das Führen von Büchern und Aufzeichnungen dient nicht nur der Gewinnermittlung durch die Unternehmerin oder den Unternehmer, sondern auch für Kontrollzwecke des Finanzamtes. Jede Unternehmerin und jeder Unternehmer muss damit rechnen, dass im Zuge einer abgabenbehördlichen Prüfung die von ihr/ihm ermittelten Besteuerungsgrundlagen überprüft und hinterfragt werden. Daher sind Sie dazu verpflichtet, die zu Ihrem Rechnungswesen gehörenden Unterlagen aufzubewahren.

Achtung:

Kommen bei der Prüfung Tatsachen oder Beweismittel neu hervor, die dem Finanzamt bisher unbekannt waren, so besteht die Möglichkeit, das Besteuerungsverfahren wieder aufzunehmen (§ 303 Abs. 4 BAO). Bei den Prüfungshandlungen kann es sich u.a. um nachstehende Maßnahmen handeln:

An einer abgabenbehördlichen Prüfung haben Sie mitzuwirken (§ 141 BAO). Die gesetzliche Bestimmung verlangt, dass den Organen zur Durchführung der Prüfung ein geeigneter Raum unentgeltlich zur Verfügung zu stellen ist.

Eine Außenprüfung im Unternehmen ist dann nicht möglich oder zumutbar, wenn es an Betriebsräumlichkeiten mangelt, der Geschäftsbetrieb gestört wird oder das Prüfungsorgan keine geeigneten Arbeitsbedingungen vorfindet. In solchen Fällen findet die Prüfung in der Kanzlei Ihrer steuerlichen Vertretung statt.


Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.) und beträgt sieben Jahre. Der Fristenlauf startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht.

Bei EDV- Buchführung oder EDV-Aufzeichnungen sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren und im Fall einer Prüfung zur Verfügung zu stellen (§§ 131,132 BAO).

Beispiel

Die Aufbewahrungszeiten können auch zwölf Jahre betragen, wenn es sich zB um Unterlagen und Aufzeichnungen handelt, die Grundstücke betreffen, für bestimmte Grundstücke sogar 23 Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG). Zudem sind in einem anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren die Unterlagen trotz Fristablaufes weiter aufzubewahren.

Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO).

Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet (§ 132 Abs. 1 BAO).


Gewinnermittlungsarten im Detail


Doppelte Buchführung

Der Ausdruck "Bücher führen" ist heutzutage nicht mehr wörtlich zu nehmen. Das Rechnungswesen wird in der Regel per PC abgewickelt und nur noch in einzelnen Fällen werden etwa Eintragungen in Karteikarten vorgenommen. Der Ausdruck "Buchführung" ist mit dem Begriff der "doppelten Buchhaltung" gleichzusetzen.

Die "doppelte Buchhaltung" hat folgende Kennzeichen:

Hinweis: Im Grundbuch (Journal) werden die Geschäftsfälle in zeitlicher (chronologischer) Reihenfolge erfasst, im Hauptbuch hingegen nach inhaltsgleicher (systematischer) Ordnung.

Zum Wesen der "doppelten Buchhaltung" gehört auch:

Der Gewinn (Verlust) wird 2-fach ermittelt:

Grafisch lässt sich die Gewinnermittlung im Rahmen einer doppelten Buchhaltung, zB für das Jahr 2010, so darstellen (bitte optisch aufbereiten wie in Vorauflage)

Vermögen am 31.12.2009

Vermögen am 31.12.2010

= Gewinn 2010

Aufwände des Jahres

Erträge des Jahres

 


Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Auf Grund der leichten Handhabung empfiehlt sich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für kleinere Gewerbetreibende, welche die Buchführungsgrenzen nicht überschreiten, und für Freiberuflerinnen/Freiberufler wie Ärztinnen/Ärzte und Rechtsanwältinnen/Rechtsanwälte, die ohnehin keine Bücher führen müssen. Wie der Name schon sagt: Die (Betriebs)Einnahmen und (Betriebs)Ausgaben sind aufzuzeichnen.

Für die Veranlagung ist die Form der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in der Beilage E 1a zwingend vorgegeben. Es sind daher die dort genannten Kennzahlen für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben auszufüllen. Die Beilage E 1a ist der Einkommensteuererklärung anzuschließen. Die Vorlage einer eigenen Einnahmen-Ausgaben-Rechung ist nicht erforderlich.

Eine Einnahme liegt erst dann vor, wenn man den Geldbetrag für eine Leistung erhalten hat, sei es in bar oder auf einem Konto gutgeschrieben. Die Verfügungsmacht reicht aus (siehe Kapitel "Betriebseinnahmen").

Eine Ausgabe hängt davon ab, ob bei der Unternehmerin/beim Unternehmer eine Verminderung ihrer/seiner Zahlungsmittel eingetreten ist (siehe Kapitel "Betriebsausgaben").

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst also Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich nach dem erfolgten Zahlungsfluss (sog. Zufluss- und Abflussprinzip).

Eine Ausnahme von diesem Prinzip besteht bei der Geltendmachung der Abschreibung für Abnutzung. Hier kommt es nur auf die bereits erfolgte Anschaffung oder Herstellung und Inbetriebnahme des Wirtschaftsgutes an; dessen tatsächliche Bezahlung spielt keine Rolle. Bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die Führung einer Anlagekartei notwendig (§ 7 Abs. 3 EStG). Bedient sich eine Gewerbetreibende oder ein Gewerbetreibender der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, muss sie oder er auch ein Wareneingangsbuch führen (§ 127 BAO). Wer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigt, benötigt zudem für jedes Mitglied seiner Belegschaft ein Lohnkonto (§ 76 EStG).

Bitte beachten Sie:

Die Beträge der Betriebseinnahmen und –ausgaben können wahlweise einschließlich Umsatzsteuer (Bruttomethode) oder ohne Umsatzsteuer (Nettomethode) angesetzt werden (§ 4 Abs. 3 dritter Satz EStG). Beim Nettosystem wird die Umsatzsteuer wie ein durchlaufender Posten behandelt. Näheres finden Sie im Kapitel "Betriebsausgaben" und "Betriebseinnahmen". In der Beilage E 1a ist bei umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern "Bruttosystem" anzukreuzen.

Beispiel: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 2009, alle Beträge in €:

Betriebseinnahmen (netto)

Umsatzerlöse 38.000

Anlagenverkäufe 2.000

Kennzahl E 1a

9040

9060

Betriebsausgaben (netto) in €

Handelswareneinkauf 19.000

Telefon und Porti 500

Büromiete 1.450

Fachliteratur 300

Fahrtkosten 450

Sozialversicherung 3.000

Fremdlöhne 1.000

Beratungskosten 750

Werbung 400

§ 13 EStG (GWG) 250

Abschreibung (AfA) 900

 

Kennzahl E 1a

9100

9230

9180

9230

9160

9225

9110

9230

9200

9130

9130

 

Summe

40.000

Summe 28.000 

 

 

 

Gewinn 2009 12.000

 

Hinweis:

Das Jahr 2009 wurde deshalb angenommen, um die Darstellung in den (für das Jahr 2010 zu Redaktionsschluss noch nicht vorliegenden) Steuererklärungen zu ermöglichen. Im Jahr 2010 wäre – bei gleichen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben lt. Aufstellung – der Gewinn um den Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrags in Höhe von 13% (somit um 12.000x13%= 1.560 €) zu vermindern und würde daher nur 10.440 € betragen!


Pauschalierung

Wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, können Sie sich für eine Pauschalierung entscheiden. Man unterscheidet

Hinweis

Pauschalierungen gibt es nicht nur bei der Einkommensteuer, sondern auch bei der Umsatzsteuer. Siehe Kapitel "Pauschalierung".


Allgemeine Formvorschriften und Losungsermittlung

Die allgemeinen Formvorschriften, die bei Führung von Büchern und Aufzeichnungen zu beachten wären, sind in § 131 BAO näher definiert. Insbesondere sollen die Eintragungen chronologisch, vollständig, richtig und zeitnah erfolgen und die einzelnen Geschäftsfälle sollen sich anhand der Aufzeichnungen in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Bei der betrieblichen Losungsermittlung ist grundsätzlich zu beachten, dass die Bareingänge und Barausgänge einzeln festzuhalten sind, wobei es Erleichterungen für kleinere Unternehmerinnen oder Unternehmer (Umsatz bis 150.000 €/Betrieb) und auch für schwierig einzeln aufzuzeichnende Umsätze (für nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Geschäftsräumen, sondern "im Freien" erzielte Umsätze) gibt.

zum Seitenanfang scrollen

Seiteninhalt drucken

zum Seitenende springen

Tools

Services