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Betriebsausgaben

Begriffsdefinition
Belegnachweis
Eigenbeleg
Empfängerbenennung
Ausgaben vor Betriebseröffnung
Nichtabzugsfähige Ausgaben
Beispielhafter Betriebsausgabenkatalog
Abschreibung
Beispiele und Hinweise
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Reisekosten
Hinweise
Freibetrag für investierte Gewinne (nur für Einnahmen-Ausgaben-Rechner)

 

Begriffsdefinition

Unter Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen und Ausgaben zu verstehen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Die Betriebsausgaben kürzen den Gewinn und schmälern dadurch die Bemessungsgrundlage der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer. Um einen Abzugsposten handelt es sich, wenn die Ausgaben

• mit einer betrieblichen Tätigkeit im Zusammenhang stehen und
• aus der Sicht des/der Unternehmers/Unternehmerin seinem/ihrem Betrieb dienen oder ihn/sie unfreiwillig treffen und
• nicht unter ein Abzugsverbot, insbesondere des § 20 EStG (u. a. Lebensführungskosten, privat veranlasste Ausgaben etc.) fallen.

Sie sehen also, der Begriff „Betriebsausgaben“ ist sehr weitläufig. Was der/die eine UnternehmerIn für seinen/ihren Betrieb als notwendig erachtet, kümmert den/die anderen/andere wiederum nicht. Viele Betriebsausgaben hängen daher von der jeweiligen Branche ab. Im Folgenden informieren wir Sie, weshalb Sie einwandfreie Belege benötigen, was sich hinter dem Begriff der „vorweggenommenen Betriebsausgaben“ verbirgt und welche Betriebsausgaben im Zusammenhang mit einem Abzugsverbot zu sehen sind.

Belegnachweis

Zur Anerkennung als Betriebsausgabe reicht es nicht aus, dass eine Zahlung für den Betrieb geleistet worden ist. Als UnternehmerIn haben Sie die Aufgabe Belege zu sammeln, da Betriebsausgaben im Allgemeinen durch schriftliche Belege (Fakturen, Geschäftspapiere, Schriften und Urkunden) nachzuweisen und auf Verlangen des Finanzamtes zur Einsicht und Prüfung vorzulegen sind (§ 138 Abs. 2 BAO). Die Gestaltung des Belegwesens ist eng mit der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens verknüpft.

Hinweis

In der Buchführung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Eigenbeleg

Ausnahmen von diesem Prinzip gibt es allenfalls für Eigenbelege, die jedoch in der Regel nur dann als Nachweis anerkannt werden, wenn nach der Natur der Ausgabe (etwa bei Trinkgeldern) kein Fremdbeleg erhältlich ist. Aus dem Eigenbeleg müssen Datum, Betrag und Grund der Zahlung, Art und Menge der gelieferten Ware (z. B. AltwarenhändlerInnen, die von Privatpersonen einkaufen) bzw. der erhaltenen Leistung ersichtlich sein. Der/die ZahlungsempfängerIn ist – soweit möglich – konkret zu bezeichnen.

Empfängerbenennung

Wenn Sie Aufwendungen als Betriebsausgaben absetzen möchten, kann das Finanzamt von Ihnen verlangen, dass Sie die GläubigerInnen oder die EmpfängerInnen dieser Beträge genau bezeichnen (Nennung von Namen und Adressen; § 162 BAO). Der Grund liegt auf der Hand: Was bei einem/einer Steuerpflichtigen einen Aufwand (eine Betriebsausgabe) darstellt, wird in der Regel bei dem/der anderen ein Ertrag (eine Betriebseinnahme) sein.

Probleme können Belege auf dem Gebiet von Provisionen, Subhonoraren oder Fremdlöhnen (z. B. für Aushilfspersonal) bereiten, aus denen nicht exakt hervorgeht, wer die ausbezahlten Geldbeträge erhalten hat. In solchen Fällen steht es dem Finanzamt zu, die Namhaftmachung des/der Empfängers/Empfängerin zu fordern. Verweigert der/die UnternehmerIn die verlangten Angaben, dann sind die beantragten Absetzungen zwingend nicht anzuerkennen. Auch wenn außer Zweifel steht, dass die Zahlungen tatsächlich geleistet worden und betrieblich veranlasst sind.

Ausgaben vor Betriebseröffnung

Bereits vor der Gründung eines Unternehmens sind Maßnahmen zu treffen, die Kosten verursachen. Solche „vorweggenommenen Betriebsausgaben“ stellen Steuerabsetzposten dar.

Beispiele

Aufwendungen zur Anschaffung von Betriebsmitteln, Mietzahlungen für ein Geschäftslokal vor der Betriebseröffnung, Reisen zu potenziellen Kunden/Kundinnen und Lieferanten/Lieferantinnen, Beratungskosten betreffend die angestrebte Rechtsform etc.

Die Absicht der Unternehmensgründung ist durch geeignete Unterlagen nachzuweisen, wie z. B.:

• Gewerbeanmeldung,
• Schriftverkehr mit möglichen Geschäftspartnern/Geschäftspartnerinnen,
• Einreichpläne,
• Kreditvereinbarungen,
• Inserate zur Personalbeschaffung,
• Kosten- und Umsatzplanung.

Nichtabzugsfähige Ausgaben

Es wurde schon darauf hingewiesen, dass nicht alle Ausgaben den Gewinn vermindern. Vielmehr ist eine Abgrenzung der Betriebsausgaben von den privaten Aufwendungen vorzunehmen. Bei Kosten im Zusammenhang mit Autos, Liegenschaften, Reisespesen, Repräsentationsspesen bzw. werbeähnlichen Aufwendungen sowie bei Gehältern für im Unternehmen beschäftigte nahe Angehörige prüft das Finanzamt genau, ob eine Verflechtung mit nichtabzugsfähigen Aufwendungen und Ausgaben im Sinne des § 20 EStG besteht. Diese Gesetzesbestimmung listet die folgenden so genannten „nichtabzugsfähigen Ausgaben“ auf:

• Aufwendungen für den Haushalt und den Unterhalt der Familienangehörigen.
  Dazu zählen z. B. Miete, Beleuchtung, Beheizung, Bekleidung, Ernährung, Kinderbetreuung, Haushalts- und Unterhaltungsgeräte, Erholung, Freizeitgestaltung, (Zweit)Wohnung (Ausnahme: betrieblich veranlasste doppelte Haushaltsführung, siehe dazu „Das Steuerbuch“, die für Arbeitnehmer getroffenen Aussagen sind auf Unternehmer übertragbar), Gegenstände des höchstpersönlichen Gebrauches, wie z. B. Brille, Uhr, Hörgerät.
• Aufwendungen oder Ausgaben für die Lebensführung, selbst wenn sie die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringt und sie zur Förderung des Berufes oder der Tätigkeit erfolgen. Dazu zählen z. B. Ballbesuche, Geburtstagsfeiern.
• Betrieblich oder beruflich veranlasste Aufwendungen oder Ausgaben, die auch die Lebensführung berühren, und zwar insoweit, als sie nach allgemeiner Auffassung unangemessen hoch sind. Dies gilt für Aufwendungen im Zusammenhang mit Personen- und Kombinationskraftwagen (Pkw und Kombi), Personenluftfahrzeugen, Sport- und Luxusbooten, Jagden, geknüpften Teppichen, Tapisserien und Antiquitäten. Zu Pkw und Kombi siehe Kapitel Abschreibung.
• Reisekosten, soweit sie nach § 4 Abs. 5 und § 16 Abs. 1 Z 9 EStG nicht abzugsfähig sind.
• Aufwendungen oder Ausgaben für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer und dessen Einrichtung sowie für Einrichtungsgegenstände der Wohnung. Bildet ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit, sind die darauf entfallenden Aufwendungen und Ausgaben einschließlich der Kosten seiner Einrichtung abzugsfähig.
• Kosten für Fahrten zwischen Wohnsitz am Tätigkeitsort und Familienwohnsitz (Familienheimfahrten), sofern sie den Betrag von 281 € (Wert ab Juli 2008, zuvor: 244,25 €) pro Monat (Höchstbetrag beim großen Pendlerpauschale) übersteigen.
• Repräsentationsaufwendungen; dazu zählen beispielsweise Geschenke an Geschäftsfreunde/Geschäftsfreundinnen zu bestimmten Anlässen (Weihnachten, Neujahr, Geburtstag). Bewirtungsspesen können zur Hälfte abgezogen werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Bewirtung von Geschäftsfreunden/Geschäftsfreundinnen der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt.
• Freiwillige Zuwendungen und Zuwendungen an gesetzlich unterhaltsberechtigte Personen, auch wenn die Zuwendungen auf einer verpflichtenden Vereinbarung beruhen (Ausnahme: Spendenbegünstigung gemäß § 4a sowie § 18 Abs. 1 Z 7 und 8 EStG).
• Geld- und Sachzuwendungen, deren Gewährung oder Annahme mit gerichtlicher Strafe bedroht ist, z. B. Schmiergelder.
• Steuern vom Einkommen und sonstige Personensteuern sowie die auf den Eigenverbrauch entfallende Umsatzsteuer, soweit der Eigenverbrauch eine Entnahme darstellt oder in einer nichtabzugsfähigen Aufwendung oder Ausgabe besteht.

Beispielhafter Betriebsausgabenkatalog

Die nachstehende Übersicht zeigt Ihnen die gängigsten Betriebsausgaben:

• Abschreibungen bzw. Absetzung für Abnutzung (AfA)
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
• Beiträge zu einer Pflichtversicherung
• Pflichtbeiträge zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbstständig Erwerbstätigen
• Beiträge zur Selbständigenvorsorge
• Leasingaufwand für betrieblich genutzte Wirtschaftsgüter
• Büroraummiete
• Personalaufwand (Löhne, Gehälter, lohnabhängige Abgaben)
• Beratungskosten (für Rechtsanwalt/Rechtsanwältin, SteuerberaterIn etc.)
• Reisekosten
• Werbung
• Bezogene Leistungen (Fremdarbeiten)
• Waren- und Materialeinkauf
• Kommunikation (z. B. Telefon, Fax, Internet, Porto)
• Büromaterial
• Fachliteratur und -zeitschriften
• Zinsen für Fremdkapital
• Freibetrag für investierte Gewinne (für Einnahmen-Ausgaben-Rechner)

 

Abschreibung

Bei abnutzbarem Anlagevermögen (z. B. Büroeinrichtung, PC, Kraftfahrzeuge) ist der dadurch bedingte Wertverlust in Form einer Abschreibung als Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen (Absetzung für Abnutzung – AfA, §§ 7 und 8 EStG; siehe aber auch Kapitel betreffend geringwertige Wirtschaftsgüter). Keiner AfA unterliegen daher folgende Wirtschaftsgüter:

• Grundstücke (nackter Grund und Boden; Gebäude sind hingegen abnutzbar),
• Kunstwerke (z. B. Gemälde, Skulpturen),
• Antiquitäten,
• wertvolle Teppiche, die nicht am Fußboden aufliegen.

Anschaffungs- und Herstellungskosten

Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der AfA sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des betreffenden Wirtschaftsgutes. Zu den Anschaffungskosten zählen nicht nur der eigentliche Kaufpreis, sondern alle Aufwendungen, die erforderlich sind, das Wirtschaftsgut in den Besitz des Unternehmens gelangen zu lassen und es für dieses nutzbar zu machen. Anschaffungskosten sind beispielsweise:

• Transportspesen,
• Zölle,
• Vermittlungsprovisionen,
• Anwalts- und Notarhonorare,
• Grunderwerbsteuer,
• Montage-, Installierungs- und Fundamentierungskosten.

Derartige Aufwendungen müssen zum Einkaufspreis dazugerechnet werden. Sie erhöhen also die Anschaffungskosten und stellen letztendlich die eigentliche Abschreibungsbasis dar.

Beispiele und Hinweise

Um das neu angeschaffte Computernetzwerk in Betrieb nehmen zu können, sind umfangreiche Arbeiten eines Elektroinstallateurs in den Büroräumlichkeiten erforderlich. Die tatsächlichen Gesamtkosten stellen keinen Instandhaltungs- oder Reparaturaufwand dar, vielmehr erhöhen sie die Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes.

Bei den Herstellungskosten ist ähnlich vorzugehen. Sämtliche Aufwendungen bilden die Abschreibungsbasis. Bei in eigener Regie hergestellten Wirtschaftsgütern sind die Materialkosten und Fertigungslöhne, die Sonderkosten der Fertigung (Planungs- und Entwicklungskosten) sowie die Material- und Fertigungsgemeinkosten anzusetzen.

Nutzungsdauer und Abschreibungssatz

Nachdem die Bemessungsgrundlage richtig ermittelt wurde, sind deren Kosten gleichmäßig auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt abzusetzen. In jedem Jahr der Nutzung darf nur ein gleich bleibender Abschreibungsbetrag geltend gemacht werden (lineare AfA). Um den jährlichen AfA-Betrag zu errechnen, dividiert man die Anschaffungs- oder Herstellungskosten durch die in Jahre ausgedrückte Nutzungsdauer.

Hinweis

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist die Anzahl von Jahren, in der eine Anlage im Betrieb voraussichtlich genutzt werden kann; zu ermitteln durch Schätzung bzw. anhand von Erfahrungswerten.

Abgesehen von einigen – in § 8 EStG – normierten Sonderregelungen, auf die wir in der Folge noch eingehen, sagt das Gesetz nichts darüber aus, wie lange die Nutzungsdauer der verschiedenen Wirtschaftsgüter ist. Diese muss daher vom Unternehmer/von der Unternehmerin für den Einzelfall geschätzt werden. In der Praxis haben sich gewisse Richtwerte entwickelt. In Deutschland gibt es sogar amtliche AfATabellen, die auch in Österreich verwendet werden können. Trotzdem ist die Nutzungsdauer individuell – unter Berücksichtigung technischer und wirtschaftlicher Gesichtspunkte – zu bestimmen. Beispielsweise sind für die Betriebs- und Geschäftsausstattung zehn Jahre Nutzungsdauer üblich.

Beispiel

Eine Büroeinrichtung bestehend aus Schreibtisch, Drehsessel und Aktenschränken wurde im Jänner 2008 um insgesamt 2.000 € angeschafft und sogleich in Verwendung genommen. Die Unternehmerin schätzt, dass die Einrichtung nach zehn Jahren zu erneuern sein wird. Somit ist von einer 10-jährigen Nutzungsdauer auszugehen. Der Betrag der jährlichen AfA errechnet sich aus den Anschaffungskosten dividiert durch die Nutzungsdauer:

Anschaffungskosten (€) = 2.000 = 200 €

Nutzungsdauer (Jahre) 10

Im Jahr 2008 kann daher 1/10 der 2.000 € als Betriebsausgabe, somit 200 €, abgesetzt werden; 2009 das zweite Zehntel; 2010 das dritte Zehntel usw. 2017 ist die Büroeinrichtung komplett abgeschrieben. Sollte diese aber noch weiter in Verwendung stehen bleibt ein so genannter "Erinnerungs-Euro" übrig, bis die Büromöbel endgültig aus dem Unternehmen ausscheiden.

Inbetriebnahme

Für den Beginn der AfA ist nicht der Anschaffungs- oder Herstellungszeitpunkt sondern in der Regel der Zeitpunkt der Inbetriebnahme des jeweiligen Wirtschaftsgutes entscheidend. Zu beachten ist aber, ob die Inbetriebnahme des Anlagegutes im 1. Halbjahr (so genannte „Ganzjahresabschreibung“) oder im 2. Halbjahr (so genannte„Halbjahresabschreibung“) erfolgt. Die Halbjahres- AfA findet Anwendung, wenn ein Wirtschaftsgut im betreffenden Jahr nicht mehr als sechs Monate vom Unternehmen genutzt wird. In diesem Fall wird nur die Hälfte des Jahresbetrages abgeschrieben. Im Gegensatz dazu wird bei der Ganzjahres- AfA der volle Jahresbetrag abgeschrieben. Auch beim Ausscheiden einer Anlage ist nach dem gleichen Prinzip vorzugehen. Scheidet das Wirtschaftsgut im 1. Halbjahr aus, steht die Halbjahres- AfA zu, scheidet es im 2. Halbjahr aus, dann die Ganzjahres- AfA

Beispiel

Mit einer am 30. Oktober 2008 um 10.000 € angeschafften Maschine werden sofort Waren produziert. Die Nutzungsdauer beträgt fünf Jahre, die Afa macht somit 2.000 € pro Jahr aus. Im Jahr 2008 steht nur der halbe Afa-Betrag mit 1.000 € zu, während der volle Betrag von 2.000 € erst im Jahr 2009 zu beanspruchen ist.

Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung ist bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entscheidendes Kriterium, dass eine Betriebsausgabe erst ab dem Zeitpunkt geltend gemacht werden kann, zu dem sie der/die Abgabepflichtige tatsächlich bezahlt hat (Details finden Sie unter „Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“). Dieses Abflussprinzip gelangt jedoch bei betrieblichen Investitionen nicht zur Anwendung. Eine AfA steht dem Einnahmen-Ausgaben-Rechner bereits dann zu, wenn er ein Wirtschaftsgut betrieblich nutzt. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten müssen noch nicht beglichen sein.

Anlageverzeichnis

Alle UnternehmerInnen, die ihren Gewinn auf Grund einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln, sind verpflichtet ein Verzeichnis (Anlagekartei) der im Betrieb verwendeten abnutzbaren Wirtschaftsgüter zu führen (§ 7 Abs. 3 EStG). Das Verzeichnis hat jedes einzelne Anlagegut genau zu bezeichnen und folgende Angaben zu enthalten:

• Anschaffungsdatum,
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten,
• Name und Anschrift des/der Lieferanten/Lieferantin,
• voraussichtliche Nutzungsdauer,
• Betrag der jährlichen AfA sowie
• den noch absetzbaren Betrag (Restbuchwert).

Hinweis

Der Restbuchwert ergibt sich aus den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich der Summe der bereits vorgenommenen Abschreibungen.

Die Anlagekartei muss nicht mit den Steuererklärungen beim Finanzamt eingereicht werden. Es reicht aus, wenn sie im Zeitpunkt der Abgabe ordnungsgemäß geführt ist. Falls das Verzeichnis überhaupt fehlt oder nicht die geforderten Kriterien erfüllt, geht das Recht auf Inanspruchnahme der AfA nicht verloren. Im Rahmen einer doppelten Buchhaltung ist ein gesondertes Anlageverzeichnis nicht erforderlich, weil ohnehin eine Anlagebuchhaltung zu führen ist.

Nachholverbot

Achten Sie bitte darauf, dass Sie die jährlichen Abschreibungsquoten im Rechnungswesen immer in richtiger Höhe ansetzen. Denn: Vergessene Abschreibungen dürfen in späteren Jahren nicht nachgeholt werden!

Sonderregelungen der AfA

Gesetzliche Sonderregelungen gibt es für Betriebsgebäude, Firmenwerte sowie Personen- bzw. Kombinationskraftwagen.

Betriebsgebäude

Land- und Forstwirte/-wirtinnen sowie Gewerbetreibende haben folgende Regelung zu beachten: Dient ein Gebäude mindestens zu 80% unmittelbar ihrer Betriebsausübung (z. B. als Geschäftslokal, Produktionsstätte), so beträgt der AfA-Satz ohne Nachweis der Nutzungsdauer 3%. Den Steuerpflichtigen, die eine freiberufliche Tätigkeit als Arzt/Ärztin, Rechtsanwalt/Rechtsanwältin, NotarIn, WirtschaftstreuhänderIn, SchriftstellerIn etc. ausüben, steht – für ein von ihnen betrieblich genutztes Gebäude – ein AfA-Satz von 2% zu.

Firmen- und Praxiswert

Die Anschaffungskosten eines Firmenwertes sind bei land- und forstwirtschaftlichen und gewerblichen Betrieben gleichmäßig auf 15 Jahre verteilt abzusetzen (§ 8 Abs. 3 EStG).

Beispiel

Eine ambitionierte Jungunternehmerin erwirbt von einem Gewerbetreibenden, der in seinem Familienkreis keinen Nachfolger findet, dessen Betrieb um 90.000 €. Der Wert des übernommenen Inventars und Warenlagers beläuft sich auf insgesamt 60.000 €. Der übersteigende Wert von 30.000 € stellt den Firmenwert dar, welcher auf 15 Jahre verteilt abzuschreiben ist. Das ergibt eine jährliche AfA in Höhe von 2,000 €.

Anders liegt der Fall im freiberuflichen Bereich (§ 8 Abs. 3 EStG bezieht sich nämlich nicht auf eine freiberufliche Tätigkeit). Die Nutzungsdauer des Firmenwertes ist im Einzelfall gesondert zu ermitteln. In der Regel beträgt diese aber fünf Jahre.

Pkw und Kombi

Bei Pkw und Kombi verlangt der Steuergesetzgeber eine 8-jährige Nutzungsdauer (§ 8 Abs. 6 EStG). Ausnahmen sind z. B. die Autos der Fahrschulen und des Taxigewerbes. Es gibt aber eine Reihe von Fahrzeugen, die zwar optisch einem Pkw und Kombi ähnlich sind, steuerlich aber nicht als solche gelten und deswegen keiner Einschränkung hinsichtlich der anzusetzenden Nutzungsdauer unterliegen (Klein- LKW und Kleinbusse im Sinne der Verordnung BGBl. II Nr. 193/2002).

Hinweis

• Eine aktuelle Liste der steuerlich anerkannten (insbesondere auch zum Vorsteuerabzugs berechtigenden) Kleinlastkraft-, Kasten-, Pritschenwagen und Klein-Autobusse finden Sie unter https://www.bmf.gv.at/Steuern/Fachinformation/Umsatzsteuer/Listedervorsteuerab_5549/_start.htm.
• Bitte beachten Sie, dass für PKW und Kombi (also für KfZ, die Sie nicht unter der Liste der steuerlich anerkannten Kleinlastkraft-, Kasten-, Pritschenwagen und Klein-Autobusse finden), die steuerlich anerkannten Anschaffungskosten nach § 20 Abs. 1 Z 1 lit. b EStG grundsätzlich mit 40.000 Euro („Angemessenheitsgrenze“) limitiert sind. Bei teureren Fahrzeugen darf AfA daher nur von diesem Betrag berechnet werden (Jahres-AfA daher höchstens 40.000/8 = 5.000 Euro). Auch andere wertabhängige Kosten (z.B. Vollkaskoversicherung, Finanzierungskosten) sind nur entsprechend der Angemessenheitsgrenze absetzbar.

 

Vorzeitige Absetzung für Abnutzung (§ 7a)

In den Jahren 2009 und 2010 können die Anschaffungs- oder (Teil-)Herstellungskosten von beweglichem, ungebrauchtem abnutzbarem Anlagevermögen mit einer Nutzungsdauer von mindestens vier Jahren im Jahr der Anschaffung/(Teil-)Herstellung mit 30% (keine Halbierung bei Anschaffung/(Teil-)Herstellung im 2. Halbjahr) vorzeitig abgesetzt werden. Dieser Abschreibungssatz umfasst auch die Normal-AfA dieses Wirtschaftsjahres.

Nicht begünstigt sind insbesondere Gebäude, PkW und Kombis, ausgenommen Fahrschulkraftfahrzeuge und Taxis sowie sofort abgesetzte geringwertige Wirtschaftsgüter.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Wie Sie den Ausführungen unter „Abschreibung“, S. 50 entnehmen können, werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens über ihre Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Von dieser Regelung macht § 13 EStG aber eine Ausnahme: Falls ein abnutzbares Anlagegut nicht mehr als 400 € kostet, können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten sofort unter dem Titel „geringwertiges Wirtschaftsgut“ als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Wenn Ihnen ein Vorsteuerabzug zusteht, ist die Grenze von 400 € netto, also ohne Umsatzsteuer, zu verstehen. Sollten Sie z. B. ein/e KleinunternehmerIn sein, der/die nicht zur Regelbesteuerung optiert hat, sind die 400 € der Bruttoverkaufspreis.

Beispiel

Ein vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer schafft für sein Büro folgende Gegenstände an: Organizer 400 €, Scanner 250 €, Drucker 360 € (Nettopreise). Die Kosten sämtlicher Wirtschaftsgüter stellen sofort in voller Höhe Betriebsausgaben dar. Würde der Preis des Organizers 401 € (netto) betragen, so wären seine Anschaffungskosten nur über die Nutzungsdauer verteilt abzusetzen.

Bitte beachten Sie

Bei buchführenden Unternehmern/Unternehmerinnen hat die Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung zu erfolgen, bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern ist das Jahr der Bezahlung maßgeblich.

Reisekosten

Reisekosten können sich folgendermaßen zusammensetzen:

• Fahrtkosten (Kfz, Taxi, öffentliches Verkehrsmittel, Fahrrad usw.),
• Verpflegungsmehraufwand,
• Nächtigungsaufwand und
• Nebenspesen.

Bei den Fahrtkosten sind abzugsfähig

• die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und
• alle Aufwendungen für betriebliche Fahrten, und zwar gleichgültig, ob eine „Reise“ oder eine „sonstige Fahrt“ vorliegt.

Inlandsreisen

Auch bei Inlandsreisen können Reisekosten wie Fahrtkosten, Tages- und Nächtigungsgelder anfallen. Allerdings bedingt eine Geschäftreise das Zurücklegen einer größeren Entfernung, ansonsten liegt bloß eine betriebliche Fahrt vor, wo nur die Fahrtkosten berücksichtigt werden.

Die 25-Kilometer-Grenze

Tages- und/oder Nächtigungsgelder für eine Reise stehen Ihnen dann zu, wenn Sie mindestens 25 km vom Mittelpunkt Ihrer normalen Tätigkeit (Ort der Betriebsstätte) entfernt sind, um betriebliche oder berufliche Angelegenheiten zu erledigen (z. B. Teilnahme an Vertragsverhandlungen, Akquisition von Kunden/Kundinnen). Auch wenn Sie bei Ihrer Geschäftsreise nicht erfolgreich sind, hat dies keinen Einfluss auf die Geltendmachung (z. B. ein selbstständige Handelsvertreterin kehrt mit leeren Bestellbüchern heim).

Hinweise

Bei sämtlichen Reisebewegungen innerhalb des örtlichen Nahebereiches Ihrer Betriebsstätte liegt keine Reise im steuerlichen Sinn vor.

Es reicht aber nicht aus, wenn man beispielsweise an einem Tag mehr als 25 km zurücklegt, aber kein Punkt der Reise weiter als 25 km vom Unternehmen entfernt ist. Auch das Überschreiten von Bezirks- oder Landesgrenzen ist irrelevant. Somit sind die Fahrten, die ein/e in Wien ansässiger/ansässige UnternehmerIn in der Bundeshauptstadt durchführt, nicht als Reisen einzustufen! Daher dürfen in einem derartigen Fall keine Tagesgelder beansprucht werden. Die mit den nachweislich betrieblich veranlassten Fahrten verbundenen Kosten, stellen jedoch immer Betriebsausgaben dar. Wie schon zuvor erwähnt, können die Kosten einer betrieblich veranlassten Fahrt (z. B. Kfz-Aufwand, Kilometergeld, Fahrscheine, Taxispesen) stets abgesetzt werden, es braucht keine Reise vorzuliegen.

Bitte beachten Sie

Die 25-Kilometer-Grenze ist nur bei der Geltendmachung der Tages- und Nächtigungsgelder zu beachten.

Hinweis

Nähere Informationen zum Thema „Kilometergeld“ finden Sie im Anhang zu den „Lohnsteuerrichtlinien 2002“ in der Findok.

Tages- und Nächtigungsgelder

Eine Reise ist in der Regel mit Mehrkosten verbunden. Abgesehen von den Fahrtkosten entstehen insbesondere auch Kosten für Verpflegung und Unterkunft. Daher besteht die Möglichkeit, diese reisebedingten Mehraufwendungen mittels Pauschalbeträgen als Betriebsausgaben geltend zu machen (§ 4 Abs. 5 in Verbindung mit § 26 Z 4 EStG).

Bei Inlandsreisen steht ein Tagesgeld in Höhe von maximal 26,40 € zu. Dieser Betrag versteht sich für die Zeitspanne von 24 Stunden. Dauert eine Reise länger als drei Stunden, so kann für jede angefangene Stunde 1/12 (somit 2,20 €) gerechnet werden. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden an, erhält man bereits die volle Diät von 26,40 €.

Für die Nächtigung sieht das EStG einen Pauschalbetrag in Höhe von 15 € als Nächtigungsgeld (inkl. Frühstück) vor. Meist wird dieser Betrag nicht auslangen. An Stelle des Pauschalbetrages können Sie immer die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung (inkl. Frühstück) geltend machen. Die zuvor genannten Sätze beziehen sich allerdings nur auf Inlandsreisen!

Eine Ausnahme bei der Geltendmachung des Verpflegungsmehraufwandes wäre z. B. wenn Sie länger als fünf Tage durchgehend oder öfter als 15 mal im Jahr am gleichen Ort waren. Hier stehen keine Diäten zu! Details dazu finden Sie in den Lohnsteuerrichtlinien 2002, Rz 297ff in der Findok.

Auslandsreisen

Wer geschäftlich oder beruflich im Ausland zu tun hat, kann als Tages- und Nächtigungsgelder jene Höchstbeträge geltend machen, die den öffentlich Bediensteten zustehen. Details dazu enthält das BGBl. II Nr. 434/2001. Hierbei handelt es sich um eine seit 1. Jänner 2002 in Kraft getretene Verordnung, welche die Tages-und Nächtigungsgelder für Reisen von Bundesbediensteten im Ausland festsetzt.

Eine aktuelle Liste der Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsreisen finden Sie im Anhang zu den „Lohnsteuerrichtlinien 2002“ unter www.bmf.gv.at (Findok).

Analog zu den Inlandsreisen ist es auch möglich, statt der Nächtigungsgebühr die Hotelkosten für die Übernachtung (inkl. Frühstück) geltend zu machen, wofür Sie natürlich einen Beleg benötigen.

Nebenspesen

Während der betrieblichen Reise können zahlreiche Nebenkosten, wie z. B. Trinkgeld, Telefonspesen, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Reisegepäckversicherung anfallen, die steuerlich abgesetzt werden können.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Betriebsausgaben nur eine Sachversicherung absetzen können. Personenversicherungen wie Reiseunfall- oder Reisekrankenversicherung zählen zu den privaten Ausgaben und sind nur als Sonderausgaben geltend zu machen.

• Nähere Informationen zum Thema „Sonderausgaben“

Freibetrag für investierte Gewinne (nur für Einnahmen-Ausgaben-Rechner)

Einnahmen-Ausgaben-Rechner können ihre Steuerlast durch die Geltendmachung eines Freibetrags für investierte Gewinne (FBiG, § 10 EStG) mindern.

Hinweis

Bei Inanspruchnahme einer Pauschalierung (insbesondere bei der Basispauschalierung, bei der Pauschalierung im Rahmen der Land und Forstwirtschaft und bei den Pauschalierungen für Gaststätten-/Beherbergung und für Lebensmittel-/Gemischtwarenhandel) kann der FBiG grundsätzlich nicht beansprucht werden.

Der FBiG steht zu, wenn begünstigte Wirtschaftsgüter angeschafft oder hergestellt werden, und zwar in Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten dieser Wirtschaftsgüter. Er beträgt höchstens 10% des jeweiligen Betriebsge­winnes (vor Abzug der Freibetrages), maximal aber 100.000 € pro Steuerpflichtigem. Er ist im Jahr der Anschaffung oder Herstellung geltend zu ma­chen.

Begünstigt sind nur die laufenden Gewinne, nicht auch Gewinne aus der Betriebsveräußerung (Veräußerungsgewinne) oder aufgrund des Wechsels der Gewinnermittlung (Übergangsgewinne).

Begünstigte Wirtschaftsgüter sind:

• Ungebrauchte, abnutzbare Anlagegüter mit einer be­triebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von mindestens 4 Jahren
• Wertpapiere gem. § 14 Abs. 7 Z 4 EStG (darunter fallen insbesondere festverzinsliche Wertpapiere und Investment-Zertifikate aus dem EU-Raum), wenn sie ab der An­schaffung mindestens 4 Jahre dem Betrieb (durch Aufnah­me in ein zu führende Verzeichnis) gewidmet werden

Nicht begünstigt sind insbesondere;

• Gebäude (einschließlich Herstellungsaufwendungen eines Mieters)
• Pkw und Kombi, ausgenommen Fahrschulfahrzeuge u. Taxis
• Sofort abgesetzte geringwertige Wirtschaftsgüter

Beispiele

	Fall a	Fall b	Fall c	Fall d
Gewinn(Verlust) vor FBiG	40.000	-30.000	350.000	1.200.000
davon 10 %	4.000	0	35.000	120.000
Investitionen begünstigte. Wirtschaftsgüter	6.000	20.000	20.000	135.000
FBiG	4.000	0	20.000	100.000
Gewinn (Verlust) endgültig	36.000	-30.000	330.000	1.100.000

Nachversteuerung, Ersatzbeschaffung

Scheiden Wirtschaftsgüter, für die ein Freibetrag in Anspruch genommen worden ist, vor Ablauf einer Behaltefrist von 4 Jahren (Fristenberechnung von Tag zu Tag) aus dem Betriebsvermögen aus, hat grundsätzlich eine Nachversteuerung des in Anspruch genommenen Frei­betrages zu erfolgen.

Bei Wertpapieren unterbleibt eine Nachversteue­rung, wenn im Jahr des Ausscheidens (der Verbringung) eine sogenannte „Ersatzbeschaffung“ durch abnutzbare Anlagegüter innerhalb desselben Kalenderjahres erfolgt. In diesem Fall kommt es für die Ermitt­lung der Behaltefrist zu einer Zusammenrechnung der Besitz­zeiten, d.h. die bisherige Behaltefrist läuft beim ersatzbe­schafften Wirtschaftsgut weiter (“Fehlzeiten” innerhalb eines Jahres hemmen den Fristenlauf).

Bei vorzeitigem Ausscheiden begünstigter abnutzbarer Anlagegüter ist eine Ersatzbeschaffung nicht möglich. Eine Nachversteuerung unterbleibt hier nur bei Ausscheiden durch höhere Gewalt oder einen behördli­chen Eingriff.

Geltendmachung

Der Freibetrag ist in der Steuererklärung getrennt nach körperlichen Wirtschaftsgütern und Wertpapieren auszuweisen. Bei körperlichen Wirtschaftsgütern ist die Inanspruchnahme des Freibetrages im Anlageverzeichnis zu dokumentieren; bei Wertpapieren ist ein gesondertes Verzeichnis zu führen, in das die Wertpapiere, für die der Freibetrag in Anspruch genommen wurde, einzutragen ist.

An die Stelle des Freibetrags für "investierte Gewinne“ von bis zu 10% des Gewinnes tritt ab 2010 der „Gewinnfreibetrag“ von bis zu 13% des Gewinnes. Dieser besteht aus

• dem(investitionsunabhängigen) Grundfreibetrag (soweit Gewinn bis 30.000 €; Grundfreibetrag daher bis 3.900 €),
• dem investitionsbedingten Gewinnfreibetrag (soweit Gewinne über 30.000 €).

Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag muss wie bisher durch begünstigte Wirtschaftsgüter (bewegliche Anlagegüter oder Wertpapiere) unterlegt sein und beantragt werden, der Grundfreibetrag wird hingegen automatisch berücksichtigt.

Beispiele (ab 2010)	Fall a	Fall b	Fall c	Fall d
Gewinn vor GFB	40.000	-30.000	350.000	1.200.000
davon 13 %	5.200	0	45.500	156.000
Grundfreibetrag	3.900	0	3.900	3.900
Investitionen begünst. WG	6.000	20.000	20.000	135.000
investitionsbedingter GFB	1.300	0	20.000	96.100
GFB gesamt	5.200	0	23.900	100.000
Gewinn endgültig	34.800	-30.000	326.100	1.100.000

Hinweis:

Der neue Gewinnfreibetrag ab 2010 gilt auch für Bilanzierer. Der Hälftesteuersatz für nicht entnommene Gewinne (§ 11a EStG) kann ab 2010 nicht mehr beansprucht werden.

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