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Steuern | Tipps für Unternehmer und Selbstständige |

Umsatzsteuer


Steuertatbestände
Steuerbefreiungen
Unentgeltliche Lieferungen und sonstige Leistungen
Bemessungsgrundlage
Höhe der Umsatzsteuer
KleinunternehmerInnen
Besteuerung von Anzahlungen
Vorsteuerabzug
Vorschriftsmäßige Rechnung
Hinweis
Bitte beachten Sie
Beispiele
Steuerschuld auf Grund der Rechnung
Vorsteuer bei Tages- und Nächtigungsgeldern
Vorsteuer bei Pkw, Kombi und Motorrad
Vorsteuerpauschalierung
Ausfuhrlieferung
Zeitpunkt des Entstehens der Steuerschuld
Soll- und Istbesteuerung
Umsatzsteuervoranmeldung
Einfuhrumsatzsteuer
Umsätze innerhalb der EU
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Bitte beachten Sie
Innergemeinschaftliche Lieferung
Innergemeinschaftlicher Erwerb
UID-Büro
Bestätigungsverfahren
Zusammenfassende Meldung
Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung
Umsatzsteuerveranlagung

In der Regel können Sie davon ausgehen, dass auf die Leistungen, die Sie gegenüber Ihren Kunden/Kundinnen erbringen, das Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG) anzuwenden ist. Dabei macht es keinen Unterschied, ob sie Ihr Geld mit Warenlieferungen oder Dienstleistungen verdienen. 


Steuertatbestände

Der Umsatzsteuer (USt) unterliegen:

Abgesehen von den genannten Tatbeständen kann eine Steuerschuld auch auf Grund einer unrichtigen oder unberechtigten Rechnungslegung entstehen (Näheres dazu unter „Vorsteuerabzug“, S. 37). Weiters kann in bestimmten Fällen die Steuerschuld (Dienstleistungen oder Werklieferungen durch ausländische Unternehmen oder in bestimmten Fällen bei Bauleistungen) auf Sie als LeistungsempfängerIn übergehen. In diesen Fällen erhalten Sie vom leistenden Unternehmer/von der leistenden Unternehmerin lediglich eine Rechnung über den Nettobetrag (kein Steuerausweis!) und schulden die darauf entfallende Steuer, die Sie sich (soweit Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind) sofort abziehen können.

Eine der Voraussetzungen ist, dass die Leistung von einem/einer UnternehmerIn erbracht wird. UnternehmerIn ist jeder/jede, der/die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, z. B. als Gewerbetreibender/Gewerbetreibende, JournalistIn, Vortragender/Vortragende, VermieterIn (§ 2 Abs. 1 UStG).

Dass Umsätze dem UStG 1994 unterliegen, bedeutet noch nicht, dass diese auch steuerpflichtig sind. Das UStG 1994 enthält nämlich eine Reihe von Steuerbefreiungen (§ 6 UStG).

Hinweis

Die von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abzugsfähig! Details finden Sie unter „Vorsteuerabzug“.


Steuerbefreiungen

Das UStG unterscheidet zwischen echten und unechten Steuerbefreiungen.

Bei der echten Steuerbefreiung bleibt das Recht auf Vorsteuerabzug unberührt, wie z. B. bei:

Bei der unechten Steuerbefreiung steht kein Recht auf Vorsteuerabzug zu, wie z. B. bei:

Die Umsatzsteuer trifft im Prinzip nur den/die LetztverbraucherIn, also den/die Konsumenten/ Konsumentin. Das liefernde oder leistende Unternehmen übt bloß die Funktion eines Treuhänders aus: Es kassiert von den Kunden/Kundinnen die USt und muss sie in der Folge an das Finanzamt abführen. Dennoch ist der/die UnternehmerIn der/die UmsatzsteuerschuldnerIn. Jeder/jede UnternehmerIn hat aber auch „Vorlieferanten/Vorlieferantinnen“, also andere liefernde UnternehmerInnen. Für diese Lieferungen steht dem/der UnternehmerIn das Recht auf Vorsteuerabzug zu. Bei der Vorsteuer handelt es sich um jene Umsatzsteuer, die von anderen Unternehmen Ihnen als Leistungsempfänger/Leistungsempfängerin in Rechnung gestellt wird.

Beispiel

Beim täglichen Einkauf bei Ihrem Lebensmittelhändler wird Ihnen USt in Rechnung gestellt, die Sie natürlich bezahlen müssen. Der Händler muss diese USt als Steuerschuldner an das Finanzamt abführen. Genauso wird dem Händler von seinen Lieferanten, wie z. B. Bäcker, Fleischhauer etc. beim Bezug seiner Waren bzw. von Dienstleistungen USt in Rechnung gestellt. Jedoch hat er das Recht, soweit seine Umsätze steuerpflichtig sind oder echt steuerbefreit, die in Rechnung gestellte USt bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer geltend zu machen.


Unentgeltliche Lieferungen und sonstige Leistungen

Folgende Vorgänge werden Lieferungen bzw. sonstigen Leistungen gleichgestellt und unterliegen im Regelfall als Eigenverbrauch der Umsatzsteuer:

Beispiele

Ein Elektrohändler entnimmt seinem Warenlager einen Fernseher und verwendet diesen nunmehr in seinem privaten Haushalt. Eine Vortragende verwendet ihren PC, für den sie den vollen Vorsteuerabzug geltend gemacht hat, auch für private Zwecke.


Bemessungsgrundlage

Die Bemessungsgrundlage für Lieferungen und sonstige Leistungen ist das Entgelt. Entgelt ist alles, was Ihr/e Kunde/Kundin aufzuwenden hat (auch freiwillige Zahlungen), um die von Ihnen getätigte Lieferung oder erbrachte sonstige Leistung zu erhalten (§ 4 Abs. 1 UStG). Dazu zählen auch weiterverrechnete Nebenkosten (Aufwendungen), wie z. B. Verpackungs-, Beförderungs- und Portokosten, Bedienungszuschlag, Steuern (z. B. Verbrauchsteuern, Normverbrauchsabgabe), die im eigenen Namen getätigt werden.

Hinweis

Die Umsatzsteuer selbst zählt nicht zur Bemessungsgrundlage! In der Praxis hängt die USt also von dem vereinbarten Kaufpreis bzw. Honorar ab. Im Falle der Entnahme bzw. Verwendung eines Gegenstandes

wird die USt nach dem Einkaufspreis bzw. den Selbstkosten (im Zeitpunkt der Entnahme bzw. Verwendung eines Gegenstandes) bemessen. Bei Dienstleistungen für den privaten Bedarf wird die USt nach den darauf entfallenden Kosten bemessen (§ 4 Abs. 8 UStG).


Höhe der Umsatzsteuer

Die wichtigsten Steuersätze sind

Der 20%ige Satz ist der Regelfall! Umsätze, bei denen der Steuersatz von 10% zur Anwendung gelangt, stellen die Ausnahme dar. Diese sind im § 10 Abs. 2 UStG vollständig aufgelistet. Der 10%ige Steuersatz gilt z. B. für


KleinunternehmerInnen

Wenn Ihr Gesamtumsatz als UnternehmerIn in einem Jahr nicht mehr als 30.000 € netto beträgt, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG). Ein einmaliges Überschreiten dieser Grenze um nicht mehr als 15% innerhalb von fünf Kalenderjahren ist nicht schädlich! Man nennt dies auch die so genannte „Kleinunternehmerregelung“. Der/die KleinunternehmerIn braucht keine USt abzuführen, darf für seine/ihre Leistungen jedoch auch keine Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweisen und hat auch kein Recht auf Vorsteuerabzug.

Weist ein/e KleinunternehmerIn dennoch die Umsatzsteuer in einer Rechnung gesondert aus, so schuldet er/sie diesen Steuerbetrag dem Finanzamt.

Wenn ausschließlich EndverbraucherInnen zu Ihrem Kunden/Kundinnenkreis zählen und keine nennenswerten Vorsteuern anfallen, kann sich die „Kleinunternehmerregelung“ als vorteilhaft erweisen, weil sich dadurch Ihre Leistungen am Markt verbilligen (der Gesamtpreis enthält keine USt).

Haben Sie stattdessen überwiegend mit anderen Unternehmern/Unternehmerinnen zu tun, stört eine in Rechnung gestellte USt nicht, weil sie bei Ihren Kunden/Kundinnen in der Regel eine abziehbare Vorsteuer darstellt. Daher empfiehlt es sich in diesem Fall, für die Besteuerung nach den allgemeinen Grundsätzen zu optieren. Zu diesem Zweck können Sie bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheides gegenüber dem Finanzamt schriftlich erklären, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten (§ 6 Abs. 3 UStG). Diese Erklärung bindet Sie zwar für mindestens fünf Jahre, dafür ist aber in dieser Zeit für bezogene Leistungen bzw. eingeführte Gegenstände der Vorsteuerabzug möglich.

Hinweis

Das Formular U 12 zur Abgabe der Verzichtserklärung finden Sie als ersten Punkt unter Services.


Besteuerung von Anzahlungen

Falls Sie eine Anzahlung für eine künftig zu erbringende Leistung erhalten, ist der empfangene Geldbetrag bereits für den Monat der Vereinnahmung der USt zu unterziehen (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG). Ist der/die Anzahlende ein/e UnternehmerIn, so müssen Sie ihm/ihr eine Rechnung ausstellen, in der die USt gesondert ausgewiesen ist. Wurde eine Anzahlung geleistet und verfügt der/die Anzahlende über eine diesbezügliche Rechnung, in der die USt getrennt ausgewiesen ist, so ist er/sie – im Falle seiner/ihrer Unternehmereigenschaft – regelmäßig zum Vorsteuerabzug berechtigt. 


Vorsteuerabzug

Ein/e UnternehmerIn ist zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn eine Lieferung oder sonstige Leistung, für die eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, im Inland für sein/ihr Unternehmen ausgeführt wurde (§ 12 Abs. 1 UStG). Als nicht für das Unternehmen ausgeführt gelten Lieferungen und sonstige Leistungen, die nicht zu mindestens 10% unternehmerischen Zwecken dienen (§ 12 Abs. 2 UStG). Für Gebäude gibt es besondere Regelungen.

Bei Aufwendungen im Zusammenhang mit Pkw, Kombi und Motorrädern ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich (ausgenommen z. B. Taxis, Fahrschulfahrzeuge). Spezielle Regeln gibt es auch bei Repräsentationsaufwendungen (z. B. Bewirtungsspesen).

Ein Vorsteuerabzug steht auch bei geleisteten Anzahlungen (also vor Leistungsbezug) zu, wenn die Anzahlung entrichtet und darüber eine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt wurde. Unabhängig von einer Rechnung können Vorsteuern bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen auch im Zusammenhang mit Einfuhren aus Drittländern (Einfuhrumsatzsteuer), innergemeinschaftlichen Erwerben (Erwerbsteuer) oder beim Übergang der Steuerschuld auf den/die LeistungsempfängerIn geltend gemacht werden.

Auch Vorsteuerbeträge, die in die Phase der Unternehmensgründung fallen (also vor Ausführung von eigenen Umsätzen), können im Wege der nachfolgenden Steuererklärung (Umsatzsteuervoranmeldung) beim Finanzamt geltend gemacht werden (z. B. für Investitionen, Vertragserrichtung).


Vorschriftsmäßige Rechnung

Für die Vornahme des Vorsteuerabzuges auf Grund eines Leistungsbezuges bzw. bei geleisteten Anzahlungen ist es notwendig, dass die erhaltene Rechnung genau den Anforderungen des § 11 UStG entspricht. Andernfalls hat das Finanzamt den Vorsteuerabzug zu streichen.


Hinweis

Auf die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung haben Sie einen zivilrechtlichen Anspruch!

In bestimmten Branchen ist es auch üblich, dass der/die LeistungsempfängerIn selbst über den Leistungsbezug abrechnet (z. B. bei Abrechnung von Lizenzen durch den/die LizenznehmerIn oder von Autoren/Autorinnenhonoraren durch den Verlag). Wenn diese Abrechnung (Gutschrift)

Eine elektronische Rechnungslegung ist nur erlaubt, wenn der/die EmpfängerIn der Rechnung zustimmt und die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhaltes der Daten gewährleistet sind (u. a. wenn die Rechnung mit einer Signatur versehen ist).

Stellt ein/e UnternehmerIn eine Rechnung über eine steuerpflichtige Leistung aus, so hat er/sie eine Kopie bzw. Durchschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren.

Formerfordernisse einer Rechnung

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss gem. § 11 Abs. 1 UStG folgende Angaben enthalten:


Bitte beachten Sie

Wer beim Vorsteuerabzug auf Nummer sicher gehen will, sollte nur solche Rechnungen akzeptieren, die sowohl den Namen und die Anschrift des/der Leistungserbringers/Leistungserbringerin sowie des/der Leistungsempfängers/Leistungsempfängerin als auch eine detaillierte Beschreibung der bezogenen Lieferung bzw. Leistung enthalten.

Die Angaben über den/die LeistungserbringerIn, den/die LeistungsempfängerIn sowie den Leistungsumfang dürfen auch durch Schlüsselzahlen oder Symbole (Vergabe von Codes, Kundennummern etc.) ausgedrückt werden, wenn aus der Rechnung oder anderen Unterlagen die eindeutige Bestimmung der codierten Angaben möglich ist. Solche Unterlagen müssen sowohl beim Aussteller/bei der Ausstellerin als auch beim Empfänger/bei der Empfängerin der Rechnung vorhanden sein. Wenn eine Rechnung nicht alle Merkmale enthält, genügt es meist in der Rechnung darauf hinzuweisen, dass die notwendigen Angaben in anderen Belegen (z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Verträge) enthalten sind.

Etwas schwieriger wird die Angelegenheit, wenn in einer Rechnung Entgelte enthalten sind, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen. In einem solchen Fall sind in der Rechnung die Entgelte und Steuerbeträge nach Steuersätzen (10% und 20%) zu trennen.

Hinweis

Wird das Ausstellen einer Rechnung und die Berechnung des Steuerbetrages per PC erledigt, gestattet das UStG den Steuerbetrag in einer Summe auszuweisen, wenn bei den einzelnen Posten der Rechnung der jeweilige Steuersatz angegeben wird.

Kleinbetragsrechnungen (§ 11 Abs. 6 UStG)

Übersteigt eine Rechnung nicht den Gesamtbetrag (d. h. Bruttobetrag, also inkl. USt) von 150 €, können Name und Adresse des/der Leistungsempfängers/Leistungsempfängerin sowie die laufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer entfallen. Ebenso kann der getrennte Ausweis des Steuerbetrages unterbleiben. Es genügt die Angabe des Bruttobetrages (Entgelt plus Steuerbetrag) und des USt-Satzes.

Dem/der LeistungserbringerIn steht es frei, eine Rechnung auszustellen, welche alle Formerfordernisse erfüllt. Kleinbetragsrechnungen werden häufig auf den sogenannten "Paragons" erteilt:


Beispiele

Beispiel

In dieser Rechnung ist ein Bruttobetrag von 78 € mit einem Steuersatz von 20% ausgewiesen. Daher steht dem Unternehmer bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen ein Vorsteuerabzug von 13 € zu (78/1,2 x 20%). Der Hinweis „Rechnungsdatum = Lieferdatum“ ist auch bei Kleinbetragsrechnungen notwendig.

Angabe des Leistungsumfanges

Die häufigsten Probleme bereitet in der Praxis die Angabe des Leistungsumfanges. Die Verwendung von Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie Speisen und Getränke, Lebensmittel, Textilien, Büromaterial, Fachliteratur, Werkzeug usw. stellt keine ausreichende Angabe der Menge und handelsüblichen Bezeichnung der eingekauften Waren dar und berechtigt daher nicht zum Vorsteuerabzug.

Die gleichen Schwierigkeiten treten bei Rechnungen von diversen Dienstleistungsbetrieben auf. Die Art und der Umfang der bezogenen Leistungen sind oft ungenau, da die Betriebe ihre Arbeiten lediglich mit durchgeführten Instandhaltungen, Reparaturen, Transporten etc. umschreiben.

Beispiel

Die Kosten für Geschäftsessen mit Kunden stellen unter der Voraussetzung, dass es sich um eine werbliche Maßnahme (z. B. Geschäftsanbahnung) handelt, einkommensteuerrechtlich zu 50% Betriebsausgaben dar. Die damit zusammenhängende Vorsteuer ist jedoch zur Gänze abzugsfähig, wenn der Unternehmer den nahezu ausschließlichen Werbezweck der Bewirtung durch entsprechende zeitnahe Aufzeichnungen nachweisen kann. Die betreffende Restaurantrechnung muss die gesamte Konsumation im Detail enthalten: 2 kl. Mineral, 1 gr. Apfelsaft gespr., 1/4 Veltliner, 1 Krügel Zwickl, 3 Leberknödelsuppen, 1 Wiener Schnitzel, 2 Schweinsbraten, 2 Melange, 1 kl. Kaffee. Die bloße Bezeichnung „Speisen und Getränke“ auf der Rechnung würde keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug vermitteln!

Angabe des Leistungszeitpunktes

Achten Sie bitte auch auf die Angabe des Zeitpunktes (Zeitraumes) der Leistung. Diese Daten sind unbedingt erforderlich, weil sie die Ausführung der Leistung dokumentieren. Lieferungen werden grundsätzlich an einem bestimmten Tag ausgeführt. Beachten Sie, dass die Ausstellung der Rechnung und die Leistung oft an verschiedenen Tagen erfolgen. Sollten jedoch tatsächlich beide Zeitpunkte zusammenfallen, genügt in der Rechnung der Hinweis „Rechnungsdatum = Liefer- bzw. Leistungsdatum“. Sonstige Leistungen (z. B. Beratungsleistungen eines Rechtsanwaltes) erstrecken sich vielfach über einen längeren Zeitraum, der gegebenenfalls in der Rechnung anzuführen ist, wenn diese zum Vorsteuerabzug berechtigen sollen.

Sollte der/die leistende UnternehmerIn nicht an jedem Tag des Zeitraumes tätig gewesen sein, muss dies in der Rechnung nicht berücksichtigt werden. Erleichterungen bestehen auch für Sammelrechnungen, mit denen Lieferungen bzw. sonstige Leistungen abschnittsweise abgerechnet werden (z. B. Lieferungen eines/einer Bäckers/ Bäckerin, Leistungen eines Beherbergungsbetriebes). Soweit der Abrechnungszeitraum nicht einen Kalendermonat übersteigt, muss nicht jeder Tag der einzelnen Lieferung oder sonstigen Leistung angegeben werden. Der Hinweis auf den betreffenden Zeitraum reicht aus.


Steuerschuld auf Grund der Rechnung

Wer in einer Rechnung einen zu hohen Betrag an USt (z. B. 20% USt statt richtig 10%) ausweist, schuldet den Betrag dem Finanzamt, solange bis er/sie diese Rechnung entsprechend berichtigt.

Wer in einer Rechnung USt ausweist, obwohl er/sie

schuldet den ausgewiesenen Betrag an USt (§ 11 Abs.14 UStG).


Vorsteuer bei Tages- und Nächtigungsgeldern

Bei im Inland durchgeführten, ausschließlich durch den Betrieb veranlassten Reisen besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzuges. Sie können aus den einkommensteuerrechtlich pauschalen Tages- und Nächtigungsgeldern anteilige Vorsteuerbeträge herausrechnen (§ 13 UStG). Von diesem Recht darf nur Gebrauch gemacht werden, wenn die Reise in Österreich stattfindet, wobei folgende Vorgangsweise einzuhalten ist: Die Tages- und Nächtigungsgelder sind als Bruttobeträge anzusehen, die darin enthaltene abziehbare Vorsteuer ist unter Anwendung eines Steuersatzes von 10% herauszurechnen.

Bei den Tagesgeldern, die zur Abgeltung des – anlässlich einer Reise – verursachten Verpflegungsmehraufwandes dienen, darf als Basis zur Herausrechnung von Vorsteuern maximal der gesetzlich festgelegte (allenfalls aliquotierte) Pauschalbetrag unter Anwendung des 10%igen Steuersatzes verwendet werden (9,0909% vom Bruttobetrag).

Hinweis

Nähere Informationen zu den „Tages- und Nächtigungsgeldern“ finden Sie in den „Lohnsteuerrichtlinien 2002“ in der Findok - Finanzdokumentation.

Beispiel

Eine Gewerbetreibende reist am Montag um 8.00 Uhr von Wien nach Hermagor in Kärnten, um dort einen Vertragsabschluss zu fixieren. Die Verhandlungen gestalten sich langwierig und so kehrt sie erst am nächsten Tag gegen 14.15 Uhr nach Wien zurück. Anlässlich dieser Reise steht der Unternehmerin Folgendes zu: 1 Tagessatz in voller Höhe von 26,40 € und ein aliquoter im Ausmaß von 15,40 € (7/12 x 26,40) sowie eine pauschale Nächtigungsgebühr in Höhe von 15 €, macht zusammen 56, 80 € (inkl. 10% USt). Im Rechnungswesen finden die pauschalierten Reisekosten aufwandsmäßig im Nettobetrag von 51,64 € ihren Niederschlag; an Vorsteuer können 5,16 € geltend gemacht werden.

An Stelle der pauschalen Nächtigungsgebühr können zur Berechnung des Vorsteuerabzuges auch die tatsächlichen Kosten für Übernachtungen einschließlich Frühstück in einem von Ihnen ausgewählten Quartier herangezogen werden. Natürlich erfordert dies eine Rechnung, die den Anforderungen des § 11 UStG entspricht (vgl. „Formerfordernisse einer Rechnung“).

Für Fälle, in denen der/die ArbeitgeberIn einen/ eine ArbeitnehmerIn seines Unternehmens auf Reisen schickt, gilt eine analoge gesetzliche Regelung: Ein Vorsteuerabzug ist nur aus den gesetzlichen Tages- und Nächtigungsgeldern zulässig. Bei einer Nächtigung können wieder wahlweise die tatsächlichen Aufwendungen für Zwecke des Vorsteuerabzuges herangezogen werden, wobei es keinen Unterschied macht, ob die Rechnung für die Unterkunft auf den Namen des/der Unternehmers/Unternehmerin oder des/der Arbeitnehmers/ Arbeitnehmerin ausgestellt wird.

Ein Vorsteuerabzug steht lediglich dann zu, wenn ein Beleg ausgestellt wird, welcher über Zeit, Ziel und Zweck der Reise, die betroffene Person und über den Betrag Aufschluss gibt, aus dem die Vorsteuer errechnet wird (§ 13 Abs. 4 UStG). Da solche Belege in der Buchhaltung bzw. in den Aufzeichnungen ohnedies zur Berechnung des Betriebsausgabenabzuges vorhanden sein müssen, erübrigt sich eine separate Anfertigung für umsatzsteuerliche Zwecke.


Vorsteuer bei Pkw, Kombi und Motorrad

Bei Personen-, Kombinationskraftwagen und Motorrädern können Sie – bis auf wenige Ausnahmen (z. B. Kfz der Fahrschulen und des Taxigewerbes) – keine Vorsteuer geltend machen und zwar weder bei der Anschaffung bzw. Miete noch bei den laufenden Betriebs- bzw. Haltungskosten (z. B. Treibstoff, Wartung, Reparatur, Maut, Autobahnvignette, Bahnverladung, Garagierung), da die angeführten Leistungen kraft Gesetzes als nicht für das Unternehmen ausgeführt gelten (§ 12 Abs. 2 Z 2 lit. b UStG). Selbst wenn der/die Abgabepflichtige ein Auto zu 100% für betriebliche Zwecke nutzt (z. B. als HandelsvertreterIn), gilt das Vorsteuerabzugsverbot.

Hinweis

Die Ausgaben für Pkw, Kombi und Motorräder stellen im Bruttobetrag Betriebsausgaben dar. Eine in Rechnung gestellte Umsatzsteuer wird zum Kostenfaktor.

Beispiel

Eine Unternehmerin mietet an ihrem Betriebsstandort einen Garagenplatz für ihren im Betriebsvermögen befindlichen Pkw: Die Mietzahlungen müssen mit dem Bruttobetrag in der Buchhaltung erfasst werden; ein Vorsteuerabzug steht nicht zu.

Trotz des geltenden Vorsteuerabzugsverbots bei Pkw, Kombi und Motorrad haben Sie die Möglichkeit bei Kfz, die ausdrücklich vom Finanzministerium als Kleinlastkraft-, Kasten- und Pritschenwagen oder Klein-Autobus eingestuft sind, Ihre Vorsteuer geltend zu machen.

Hinweis

Eine aktuelle Liste der steuerlich anerkannten Kleinlastkraft-, Kasten-, Pritschenwagen und Klein-Autobusse finden Sie unter folgendem Link:  Liste der vorsteuer­abzugsberechtigten Kleinlastkraftwagen, Kastenwagen, Pritschenwagen und Kleinbusse (Klein-Autobusse)


Vorsteuerpauschalierung

Bei der Ermittlung der abziehbaren Vorsteuer geht es auch einfacher: Für bestimmte UnternehmerInnen besteht die Möglichkeit, die abziehbaren Vorsteuerbeträge pauschal zu berechnen. Details finden Sie unter „Vorsteuerpauschalierung“.


Ausfuhrlieferung

Lieferungen an AbnehmerInnen in Drittstaaten (jene Länder, die nicht Mitglied der EU sind) sind in der Regel umsatzsteuerbefreit (Ausfuhrlieferungen, § 7 UStG). Vorsteuern können dennoch geltend gemacht werden. Steuerfreie Ausfuhrlieferungen liegen vor,

Weitere Voraussetzungen für die Steuerbefreiung sind

Mangelt es am Ausfuhr- oder Buchnachweis, wird Ihnen bei einer allfälligen Außenprüfung die Steuerbefreiung gestrichen. Sie müssen in diesem Fall die USt entrichten, unabhängig davon, ob sie diese von Ihrem/Ihrer AbnehmerIn nachfordern können oder nicht.


Zeitpunkt des Entstehens der Steuerschuld

Man unterscheidet die Sollbesteuerung (so genannte „Besteuerung nach vereinbarten Entgelten“, § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG) und die Istbesteuerung (so genannte „Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten“, § 17 Abs. 1 und 2 UStG).


Soll- und Istbesteuerung

Sollbesteuerung (siehe Beispiel 1)

Die Sollbesteuerung ist der Regelfall. Die Grundlage bilden die in einem Monat erbrachten Leistungen. Die Steuerschuld entsteht am Ende des Monats, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde. Bei Rechnungslegung in einem späteren Monat verschiebt sich der Zeitpunkt des Entstehens der Steuerschuld um maximal einen Monat. Daher kann es durchaus der Fall sein, dass Sie die USt an das Finanzamt bereits zahlen müssen, auch wenn Ihr/e GeschäftspartnerIn den Rechnungsbetrag noch schuldet.

Istbesteuerung (siehe Beispiel 2)

Hier entsteht die Steuerschuld mit Ablauf des Monats der Bezahlung, unabhängig vom Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.

Hinweis

Auf Antrag kann an Stelle der Istbesteuerung auch die Sollbesteuerung gewählt werden.

Beispiel 1

Lieferung

Rechnungslegung

Steuerschuld entsteht

Steuer zu entrichten am

10. Juli

10. Juli

Ende Juli

13. September

10. Juli

4. Oktober

Ende August

13. Oktober

Beispiel 2

Lieferung

Rechnungslegung

Steuerschuld entsteht

Steuer zu entrichten am

10. Juli

20. Juli

Ende Juli

13. September

10. Juli

30. Juni

Ende Juni

13. August

Diese Besteuerungsart ist vorgesehen für:

Zu unterscheiden ist das Entstehen der Steuerschuld und deren Fälligkeit, also der späteste Zeitpunkt, zu dem die Steuer abzuführen ist.

Hinweis

Die Umsatzsteuer ist am 15. des zweitfolgenden Monats nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraumes – der ein Monat oder ein Vierteljahr ausmachen kann – fällig.


Umsatzsteuervoranmeldung

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine selbst zu berechnende Abgabe. In der im Regelfall monatlich zu erstellenden Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) werden der Umsatzsteuer die Vorsteuerbeträge gegenübergestellt. Überwiegt die Umsatzsteuer, ergibt sich eine Zahllast bzw. Vorauszahlung. Bei einem Vorsteuerüberhang resultiert eine Gutschrift bzw. ein Überschuss:

Umsatzsteuer (Entgelt x Steuersatz)

- abziehbare Vorsteuer

= Zahllast/Gutschrift

Hinweis

Die Darstellung der USt-Berechnung erfolgt im Zuge der Erfassung der Eingabe in FinanzOnline oder auf dem Formular U 30. Bitte bewahren Sie eine Kopie der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. der elektronischen Erklärung auf.

Die Zahllast für den Voranmeldungszeitraum ist an das Finanzamt abzuführen. Ein sich ergebender Vorsteuerüberhang ist zu melden und wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben.

Für UnternehmerInnen, deren Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 € nicht überstiegen haben, ist das Kalendervierteljahr der Voranmeldungszeitraum (§ 21 Abs. 2 UStG).

Eine Zahllast ist spätestens am 15. des zweitfolgenden Kalendermonats (bei vierteljährlichem Voranmeldungszeitraum bis zum 15.5., 15.8., 15.11. und 15.2.) an das Finanzamt zu überweisen.

Beispiel

Monatszahler: Die Zahllast für den Monat Mai ist am 15. Juli zu entrichten.

Vierteljahreszahler: Die Zahllast für das dritte Kalendervierteljahr (Juli bis September) ist am 15. November fällig.

Auf dem Erlagschein müssen unbedingt der Zeitraum – der betreffende Monat bzw. das Kalendervierteljahr – und die Höhe der Vorauszahlung angegeben werden!

UnternehmerInnen, deren Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 € nicht überstiegen haben, sind zur Einreichung der Voranmeldung nicht verpflichtet. Im Falle einer Gutschrift müssen Sie jedoch den Vorsteuerüberschuss über FinanzOnline bzw. mit dem Formular U 30 Ihrem Finanzamt melden. Die Verpflichtung zur Abgabe von Voranmeldungen besteht auch dann, wenn der/die UnternehmerIn vom Finanzamt zur laufenden Abgabe von Voranmeldungen verpflichtet wurde oder sich für den Voranmeldungszeitraum ein Überschuss ergibt oder die Vorauszahlung nicht rechtzeitig oder vollständig entrichtet werden kann.

Die Übermittlung der UVA muss elektronisch über FinanzOnline erfolgen, ausgenommen dem/der UnternehmerIn ist dies mangels technischer Voraussetzungen (z. B. fehlender Internet-Anschluss) nicht zumutbar. Bei Abgabe der Voranmeldungen über den/die „steuerlichen/steuerliche VertreterIn“ sind die technischen Voraussetzungen beim Vertreter/bei der Vertreterin maßgeblich.

Hinweis

Nähere Informationen zur elektronischen Erklärungsabgabe finden Sie im Kapitel elektronische Steuererklärung.


Einfuhrumsatzsteuer

Zusätzlich zur Möglichkeit, die Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) an das Zollamt zu entrichten und sie dann (bei Vorliegen aller Voraussetzungen) in der beim Finanzamt einzureichenden Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) als Vorsteuer wieder abzuziehen, können SchuldnerInnen der Einfuhrumsatzsteuer, die im Inland zur Umsatzsteuer erfasst sind und Waren für ihr Unternehmen einführen, die EUSt nicht an das Zollamt, sondern in der in einer Zollmitteilung festgelegten Höhe monatlich auf das beim Finanzamt geführte Abgabenkonto entrichten.

Voraussetzung ist, dass bereits in der Zollanmeldung zur Überführung in den zollrechtlich freien Verkehr erklärt wird, von dieser Regelung Gebrauch zu machen.


Umsätze innerhalb der EU

Das Rechtsgebiet der Umsatzsteuer hat nach dem Beitritt Österreichs zur EU eine Reihe von Änderungen erfahren. Bei innergemeinschaftlichen Geschäftsfällen ist nun auch der Anhang zum UStG, die Binnenmarktregelung, zu beachten. Diese ist bei Umsätzen mit anderen Mitgliedstaaten anzuwenden.

Hinweis

Im Warenverkehr innerhalb der EU gibt es weder Grenzkontrollen noch Verzollung.


Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Wenn Sie als UnternehmerIn in Geschäftsbeziehung mit Unternehmern/Unternehmerinnen in anderen EU-Ländern treten, ist es erforderlich, die so genannte „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ (UID) zu benützen.

Diese ist bei Ihrem zuständigen Finanzamt entweder mit dem Formular U 15 oder bereits beim Ausfüllen des Fragebogens (Verf 15, 16, 24) im Zuge der Vergabe der Steuernummer zu beantragen.

Hinweis

Die Formulare U 15, Verf 15, 16 und 24 finden Sie in der Rubrik Services (Formulare).

Die UID gilt nur für den unternehmerischen Bereich. Sie ist u. a. dann notwendig, wenn Sie als UnternehmerIn Waren in ein anderes Land der EU liefern oder Waren aus einem anderen Mitgliedstaat erwerben.

Mit der Angabe Ihrer UID geben Sie gegenüber Ihrem/Ihrer Lieferanten/Lieferantin zu erkennen, dass Sie als AbnehmerIn (ErwerberIn) steuerfrei einkaufen wollen und der Erwerb in Österreich der Besteuerung unterliegt.

Erwerben Sie als Privater/Private Waren in einem anderen Mitgliedstaat – etwa im Rahmen einer Auslandsreise so benötigen Sie keine UID. Sie dürfen diese auch nicht vorweisen, wenn Sie – als UnternehmerIn – zwar über eine UID verfügen, die Waren aber für private Zwecke angeschafft werden. Die Waren bleiben mit der ausländischen Umsatzsteuer belastet („Ursprungslandprinzip“).

Nennen Sie Ihrem/Ihrer EU-GeschäftspartnerIn neben Ihrer UID auch immer Ihre Firmendaten (ersichtlich auf dem UID-Vergabebescheid bzw. auf jeder Mitteilung Ihres zuständigen Umsatzsteuerfinanzamtes).

Tätigen Sie Lieferungen in andere Mitgliedstaaten, so hat Ihnen Ihr/e Kunde/Kundin seine/ihre UID verbunden mit seinen/ihren Firmendaten (Name und Adresse) mitzuteilen. Damit wird dokumentiert, dass Ihr/e Kunde/Kundin die Waren für sein/ihr Unternehmen anschafft und Sie können die Warenlieferung – unter Erfüllung der weiteren Voraussetzungen für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung – in Österreich steuerfrei belassen.


Bitte beachten Sie

In Fällen von innergemeinschaftlichen Lieferungen bis zum Ablauf des auf jeden Kalendermonat (Meldezeitraum) folgenden Kalendermonats (wenn für Sie das Kalendervierteljahr der Voranmeldungszeitraum ist, haben Sie bis zum Ablauf des auf jedes

Kalendervierteljahr folgenden Kalendermonats) eine Zusammenfassende Meldung entweder über FinanzOnline (Eingaben/Erklärungen) oder auf dem Formular U 13 bei Ihrem zuständigen Umsatzsteuerfinanzamt einzureichen.

Weist Ihr/e ausländischer/ausländische Kunde/Kundin keine UID vor, so ist der Verkauf – als Inlandslieferung an eine Privatperson – mit österreichischer Umsatzsteuer zu belasten.


Innergemeinschaftliche Lieferung

Als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet man Lieferungen zwischen Unternehmern/Unternehmerinnen in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten. Wenn Sie Lieferungen in einen anderen Mitgliedstaat der EU ausführen, prüfen Sie, ob Sie von der dafür bestehenden Steuerbefreiung Gebrauch machen können. Die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen hängt von folgenden Voraussetzungen ab (Art. 7 Abs. 1 UStG):

Weiters gelten für die Rechnung folgende Formalvorschriften:

Dabei spielt die UID des/der Abnehmers/Abnehmerin eine wichtige Rolle. Mit dieser weist Ihr/e Kunde/Kundin nach, dass er/sie als UnternehmerIn Gegenstände für sein/ihr Unternehmen erwirbt und die Lieferung in seinem/ihrem Mitgliedstaat der Erwerbsbesteuerung unterwirft.

Die UID ist ein nicht unwesentliches Indiz – jedoch nicht das Einzige – für das Vorliegen der Unternehmereigenschaft. Damit Sie sich von der Gültigkeit der UID eines/einer Geschäftspartners/Geschäftspartnerin überzeugen können, wurde EU-weit das so genannte „Bestätigungsverfahren“ eingeführt. Im Rahmen dieses Verfahrens können Sie beim UID-Büro des Bundesministeriums für Finanzen anfragen, ob die UID Ihres/Ihrer Geschäftspartners/Geschäftspartnerin im jeweils anderen Mitgliedstaat auch tatsächlich gültig ist (siehe dazu die Ausführungen unter "UID-Büro" und „Bestätigungsverfahren“).


Innergemeinschaftlicher Erwerb

Das Pendant zur innergemeinschaftlichen Lieferung stellt der innergemeinschaftliche Erwerb dar. Ein innergemeinschaftlicher Erwerb liegt dann vor, wenn Gegenstände aus einem EU-Mitgliedstaat für unternehmerische Zwecke in das Inland gelangen. Kaufen Sie als österreichischer/österreichische UnternehmerIn im Gemeinschaftsgebiet Gegenstände für Ihr Unternehmen, dann werden Sie Ihre UID bekannt geben. Das bewirkt, dass Ihr/e GeschäftspartnerIn die Gegenstände ohne Umsatzsteuer verkaufen kann. Somit liegt aus der Sicht Ihres/Ihrer Geschäftspartners/Geschäftspartnerin eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Sie als österreichischer/österreichische UnternehmerIn tätigen hingegen einen innergemeinschaftlichen Erwerb, der zu einer Erwerbsbesteuerung führt (Art. 1 Abs. 1 UStG).

Die erworbenen Gegenstände werden mit USt (20% oder 10%) belastet, aber in der Regel nur in Ihrem Rechnungswesen. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie die berechnete USt in derselben Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer abziehen (Art. 12 Abs. 1 Z 1 UStG). Der ganze Vorgang spielt sich in diesem Fall nur am Papier ab; es sind keine Zahlungen zu leisten.

Beispiel

Ein deutscher Großhändler liefert Stereoanlagen an eine österreichische Einzelhändlerin. Diese Lieferung ist in Deutschland steuerfrei, hingegen unterliegt sie in Österreich der 20%igen USt (so genannte „Erwerbsteuer“). Diese Erwerbsteuer kann die österreichische Einzelhändlerin – wenn sie zum Vorsteuerabzug berechtigt ist – als Vorsteuer abziehen.


UID-Büro

Für die Bestätigung der Gültigkeit einer UID ist für ganz Österreich das UID-Büro des Bundesministeriums für Finanzen in 4975 Suben, Suben 25 zuständig:

Telefon: 0810 00 5310 (zum Ortstarif aus ganz Österreich)

Telefax: 0810 00 5012 (zum Ortstarif aus ganz Österreich)

Bürozeiten:

Montag bis Donnerstag: 7.30 bis 18.00 Uhr

Freitag: 7.30 bis 15.30 Uhr

Sie können die gewünschten Informationen entweder per Telefon oder Fax einholen, und zwar jeweils zum Ortstarif aus ganz Österreich. Natürlich sind auch schriftliche Anfragen möglich. Jede UID enthält am Beginn zwei Buchstaben als Code für die Länderbezeichnung („Länderkennzeichnung“) laut folgender Aufstellung

Code

Land

AT

Österreich

BE

Belgien

BG

Bulgarien

CY

Zypern

CZ

Tschechische Republik

DE

Deutschland

DK

Dänemark

EE

Estland

EL

Griechenland

ES

Spanien

FI

Finnland

FR

Frankreich

GB

Großbritannien

HU

Ungarn

IE

Irland

IT

Italien

LT

Litauen

LU

Luxemburg

LV

Lettland

MT

Malta

NL

Niederlande

PL

Polen

PT

Portugal

RO

Rumänien

SE

Schweden

SI

Slowenien

SK

Slowakei

Hinweis

Jede UID besteht aus einem 2-stelligen Länderkennzeichen sowie 8-12 weiteren Stellen in denen auch Buchstaben – je nach EU-Staat (z. B. Irland, Niederlande, Spanien) – enthalten sein können. Die österreichische UID beginnt immer mit dem Länderkennzeichen AT, weist an der ersten Stelle ein U und anschließend acht Ziffern auf (z. B. ATU12345678).

 


Bestätigungsverfahren

Damit sich UnternehmerInnen von der Gültigkeit der UID eines/einer EU-Geschäftspartners/EU-Geschäftspartnerin überzeugen können, wurde EU-weit das so genannte „Bestätigungsverfahren“ eingeführt.

Das UID-Büro führt für Sie ein zweistufiges Bestätigungsverfahren durch. Bei der Anfrage an das CLO können Sie zwischen zwei Informationsstufen wählen:

Hinweis

Für die Anfrage bzw. Bestätigung benötigen Sie das Formular U 16; siehe Rubrik Services (Formulare).


Zusammenfassende Meldung

Die Mitgliedstaaten der EU unterhalten ein gemeinsames System des Informationsaustausches für innergemeinschaftliche Lieferungen (Mehrwertsteuer-Informations-Austausch-System, MIAS).

Die am Binnenmarkt beteiligten und liefernden UnternehmerInnen haben monatlich/quartalsweise eine Zusammenfassende Meldung (ZM) bei dem – für die Erhebung der Umsatzsteuer – zuständigen Finanzamt einzureichen. In der ZM sind die UID der jeweiligen GeschäftspartnerInnen und der Gesamtwert aller an diese ausgeführten innergemeinschaftlichen Warenlieferungen für den Meldezeitraum anzugeben. Die in den ZM enthaltenen Informationen werden von den Mitgliedstaaten regelmäßig ausgetauscht.

Wenn Sie in einem Meldezeitraum keine innergemeinschaftlichen Lieferungen ausführen, übermitteln Sie bitte keine ZM!

Die ZM ist grundsätzlich elektronisch über FinanzOnline (Eingaben/Erklärungen) zu übermitteln, außer es ist mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar. Nur dann dürfen noch amtliche Vordrucke übermittelt werden. Bei elektronischer Übermittlung verlängert sich die Übermittlungsfrist bis zum 15. des auf den Meldezeitraum zweitfolgenden Monats.

Beispiel

Die Daten der ZM für den Meldezeitraum März sind auf elektronischem Wege bis spätestens 15. Mai zu übermitteln.


Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung

Grundsätzlich hat jeder/jede UnternehmerIn für das abgelaufene Kalenderjahr eine Steuererklärung abzugeben. KleinunternehmerInnen sind dann von der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung befreit, wenn ihr Umsatz (ohne Hilfsgeschäfte) nicht über 7.500 € liegt und sie vom Finanzamt auch keine Erklärung zugesendet bekommen haben. Details finden Sie unter „KleinunternehmerInnen“, S. 36.

Die Umsatzsteuererklärung ist bis 30. April des Folgejahres bzw. bei elektronischer Übermittlung über FinanzOnline bis 30. Juni des Folgejahres einzureichen (§ 134 Abs. 1 BAO). Im Einzelfall kann auf begründeten Antrag die Frist zur Abgabe der Steuererklärung verlängert werden (§ 134 Abs. 2 BAO). Wenn Sie von einem/einer „steuerlichen VertreterIn“ vertreten werden, haben Sie für die Einreichung der Steuererklärung in der Regel länger Zeit.

Hinweis

Nähere Informationen zu FinanzOnline finden Sie unter „Elektronische Steuererklärungen“.


Umsatzsteuerveranlagung

Nach Ablauf des Kalenderjahres (das ist der Veranlagungszeitraum) erfolgt die Umsatzsteuerveranlagung (§ 21 Abs. 4 UStG). In diesem Fall wird die Summe aller bereits erfolgten Zahlungen bzw. Gutschriften dem in der Umsatzsteuererklärung ausgewiesenen Betrag gegenübergestellt. Im Idealfall sollten sich die Werte decken, d. h. die Jahreserklärung stellt nur eine Zusammenfassung der monatlichen oder vierteljährlichen Voranmeldungen dar. Ergibt sich auf Grund der Veranlagung eine Nachforderung, so bedeutet dies, dass während des Jahres die Vorauszahlungen in zu niedriger Höhe geleistet wurden. Spätestens am 15. Februar wäre die USt zu bezahlen gewesen. Eine Nachzahlung kann daher die Verpflichtung zur Entrichtung eines Säumniszuschlages nach sich ziehen.

Hinweis

Details finden Sie unter „Entrichtung von Säumniszuschlägen“.

Der Umsatzsteuerbescheid ergeht schriftlich. Eine festgesetzte Umsatzsteuerschuld ist binnen Monatsfrist – gerechnet ab Bescheidzustellung – zu zahlen (§ 210 Abs. 4 BAO).

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