Personalmanagement des Bundes Moderne Personalwirtschaft in der Verwaltung

Mit der IKT-Lösung „Personalmanagement im Bund“ (PM-Bund) des Bundesministeriums für Finanzen steht eine umfassende IT-Unterstützung für die Personalbewirtschaftung der gesamten österreichischen Bundesverwaltung zur Verfügung. Kern dieser IKT-Lösung ist das seit Jahren bewährte IT-Verfahren PM-SAP, an das ressortübergreifend bereits alle Dienstbehörden / Personalstellen des Bundes angeschlossen sind und das auch zur Nutzung durch Länder und Gemeinden offen steht.

Durch den neu aufgenommenen § 44 a Bundeshaushaltsgesetz (BHG) 2013 wurde 2012 eine umfassende IKT-Unterstützung des BMF und eine damit verbundene Erleichterung der Verwaltungsaufgaben im Rahmen des Personalmanagements bundesweit gesetzlich geregelt. Die Einführung dieser  IKT-Lösungen schafft optimierte Prozesse in der Verwaltung und Standardisierungen bei der Nutzung: Cirka 37 Millionen Euro werden damit bis 2016 eingespart, bis 2020 sind weitere Einsparungen zu erwarten. Insgesamt werden derzeit an die 400 Dienstbehörden des Bundes mit rund 20.000 Anwenderinnen und Anwendern betreut.

Das Employee Self Service (ESS) sowie die Informationsservices ermöglichen es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Ressorts, mittels des elektronischen Dienstausweises selbstständig An- und Abwesenheiten, Urlaubsanträge sowie Gesundmeldungen zu erfassen. Außerdem können Bedienstete ihre personenbezogenen Daten wie Gehalt oder Krankenstände einfach und rasch einsehen.

Bundesweit nutzen rund 180.000 Anwenderinnen und Anwender ESS und die Informationsservices zur Datenerfassung und -abfrage. Auch in den Vertretungsbehörden Österreichs im Ausland werden die Services eingesetzt. Insgesamt gelangen monatlich durch die Abrechnung von rund 238.000 Bezugsempfängerinnen und -empfängern sowie 90.000 Pensionsempfängerinnen und -empfängern unter Berücksichtigung von 5.000 Lohnarten und 200 Lohnschemata mehr als eine Milliarde Euro an Bruttobezügen und -pensionen zur Auszahlung.

Elektronische Personalakten und Pensionskonten ermöglichen einen raschen, einfachen und ortsunabhängigen Zugriff auf Daten bei gleichzeitiger Einhaltung höchster Sicherheitsstandards und optimaler Prozessunterstützung. Seit kurzem setzt die Finanzverwaltung darüber hinaus auch auf elektronisches Recruiting.

Zur Bearbeitung von Sachakten wird weitgehend der ELAK (elektronischer Akt) eingesetzt. So können Arbeitsabläufe vereinfacht sowie Manipulations- und Archivkosten gesenkt werden.

Für Führungskräfte wurde zur wirkungsorientierten Ressortsteuerung im Personalbereich das Personalkennzahlencockpit THEMIS entwickelt. THEMIS liefert unter anderem Informationen zur Alters- und Qualifikationsstruktur sowie zum Weiterbildungsverhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als Grundlage für Personalentscheidungen dienen.

Mittels eines speziellen Lernmanagementsystems (LMS) können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Bildungsmaßnahmen selbst buchen und Lernangebote über elektronische Netzwerke örtlich und zeitlich weitgehend unabhängig nutzen. Dadurch können Räume und Lehrpersonal effizienter eingesetzt und Reisekosten gespart werden.

Ein internes Portal, auf das Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des gesamten Finanzressorts von überall aus Zugriff haben, vereint Informationen sowie IT-Anwendungen des Finanzressorts und liefert praktische Unterstützung für die tägliche Arbeit und Administration. Beispielsweise erfolgt der Aufruf von Anwendungen und Programmen zentral über das Portal. Am Portal besteht auch eine Verbindung zum Online-Katalog der Bibliotheken des BMF, mit dessen Hilfe online nach Büchern gesucht werden, eine Bestellung vorgenommen werden und eine Kontoansicht erfolgen kann.

Auch bei der Ausstattung wird auf Effizienz geachtet: Modernste Arbeitsplätze – Glasfaser bis in die Finanz- und Zollämter, Notebooks, WLAN, VoIP – helfen Kosten zu sparen, erhöhen die Mobilität, vereinfachen die Arbeit und reduzieren den Zeitaufwand.