Reisekosten

Reisekosten

Reisekosten können sich folgendermaßen zusammensetzen:

  • Fahrtkosten (KFZ, Taxi, öffentliches Verkehrsmittel, Fahrrad usw.)
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Nächtigungsaufwand
  • Nebenspesen

Fahrtkosten

Bei den Fahrtkosten sind abzugsfähig

  • die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte 
  • alle Aufwendungen für betriebliche Fahrten, und zwar gleichgültig, ob eine "Reise" oder eine "sonstige Fahrt" vorliegt.

Absetzbar sind hier immer die tatsächlichen Fahrtkosten (zB Bahn- oder Flugticket, Taxikosten).

Bei der Verwendung des betrieblichen Kfz ergibt sich der Abzug der Fahrtkosten gleichsam automatisch aus der Absetzung für Abnutzung (oder aus der Absetzung des Leasing-Aufwands) und den sonstigen mit dem Betrieb zusammenhängenden Kosten (Haftpflicht- oder Kaskoversicherung, motorbezogene Versicherungssteuer, Wartungs- und allfällige Reparatur), wobei in der Regel ein Privatanteil auszuscheiden sein wird.

Wird ein privates Kfz nur gelegentlich (= zu weniger als 50 Prozent) für betriebliche Fahrten verwendet, kann auch das amtliche Kilometergeld von derzeit 0,42 Euro pro Kilometer als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Verpflegungsmehraufwand, Nächtigungsaufwand

Eine Reise ist in der Regel mit Mehrkosten verbunden. Abgesehen von den Fahrtkosten, entstehen insbesondere auch Kosten für Verpflegung und Unterkunft. Daher besteht die Möglichkeit, diese reisebedingten Verpflegungsmehraufwendungen mittels Pauschalbeträgen, den Nächtigungsaufwand mittels Pauschalbetrag oder alternativ in tatsächlicher Höhe, als Betriebsausgaben geltend zu machen (§ 4 Abs. 5 in Verbindung mit § 26 Z 4 EStG.

Für die Geltendmachung von Tagesdiäten genügt nicht das Vorliegen einer betrieblich veranlassten Fahrt, es muss eine "Reise" im steuerlichen Sinn vorliegen. Eine derartige "Reise" liegt vor, wenn Sie mindestens 25 km vom Mittelpunkt Ihrer normalen Tätigkeit (Ort der Betriebsstätte) entfernt sind, um betriebliche oder berufliche Angelegenheiten zu erledigen (zB Teilnahme an Vertragsverhandlungen, Akquisition von Kunden). Auch wenn Sie bei Ihrer Geschäftsreise nicht erfolgreich sind, hat dies keinen Einfluss auf die Geltendmachung (zB eine selbstständige Handelsvertreterin kehrt mit leeren Bestellbüchern heim). 

Bei sämtlichen Reisebewegungen innerhalb des örtlichen Nahebereiches Ihrer Betriebsstätte liegt keine Reise im steuerlichen Sinn vor. Es reicht nicht aus, wenn man beispielsweise an einem Tag mehr als 25 km zurücklegt, aber kein Punkt der Reise weiter als 25 km vom Unternehmen entfernt ist. Auch das Überschreiten von Bezirks- oder Landesgrenzen ist irrelevant. Somit sind die Fahrten, die eine in Wien ansässige Unternehmerin oder ein in Wien ansässiger Unternehmer in der Bundeshauptstadt durchführt, nicht als Reisen einzustufen! Daher dürfen in einem derartigen Fall keine Tagesgelder beansprucht werden. Die, mit den nachweislich betrieblich veranlassten Fahrten verbundenen, Kosten stellen jedoch – wie zuvor erwähnt – immer Betriebsausgaben dar.  

Keine Tagesdiäten stehen auch dann zu, wenn Sie länger als fünf Tage durchgehend oder öfter als 15 Mal im Jahr am gleichen Ort waren, weil dieser Ort dann zu einem "Mittelpunkt der Tätigkeit" wird. 

Bei Inlandsreisen steht ein Tagesgeld in Höhe von maximal 26,40 Euro zu. Dieser Betrag versteht sich für die Zeitspanne von 24 Stunden. Dauert eine Reise länger als drei Stunden, so kann für jede angefangene Stunde 1/12 (somit 2,20 Euro) gerechnet werden. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden an, erhält man bereits die volle Diät von 26,40 Euro.  

Für die Nächtigung sieht das EStG einen Pauschalbetrag in Höhe von 15 Euro als Nächtigungsgeld (inkl. Frühstück) vor. Meist wird dieser Betrag nicht ausreichen. An Stelle des Pauschalbetrages können Sie immer die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung (inkl. Frühstück) geltend machen. 

Wer geschäftlich oder beruflich im Ausland zu tun hat, kann als Tages- und Nächtigungsgelder jene Höchstbeträge geltend machen, die den öffentlich Bediensteten zustehen. Details dazu enthält das BGBl. II Nr. 434/2001, jene Verordnung, die Tages- und Nächtigungsgelder für Reisen von Bundesbediensteten im Ausland festsetzt.

Eine aktuelle Liste der Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsreisen finden Sie im Anhang zu den "Lohnsteuerrichtlinien 2002".

Analog zu den Inlandsreisen ist es auch möglich, statt der Nächtigungsgebühr die Hotelkosten für die Übernachtung (inkl. Frühstück) geltend zu machen, wofür Sie natürlich einen Beleg benötigen.

Nebenspesen

Während der betrieblichen Reise können zahlreiche Nebenkosten, wie zB Telefonspesen, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Reisegepäckversicherung, Trinkgelder anfallen, die steuerlich abgesetzt werden können.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Betriebsausgaben nur eine Sachversicherung absetzen können. Personenversicherungen wie Reiseunfall- oder Reisekrankenversicherung zählen zu den privaten Ausgaben und sind nur als Sonderausgaben geltend zu machen.