Betriebsausgaben

Begriffsdefinition

Unter Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen und Ausgaben zu verstehen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Die Betriebsausgaben kürzen den Gewinn und schmälern dadurch die Bemessungsgrundlage der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer. Um einen Abzugsposten handelt es sich, wenn die Ausgaben

  1. mit einer betrieblichen Tätigkeit im Zusammenhang stehen und
  2. aus der Sicht der Unternehmerin/des Unternehmers ihrem/seinem Betrieb dienen oder sie/ihn unfreiwillig treffen und
  3. nicht unter ein Abzugsverbot, insbesondere des § 20 EStG (ua. Lebensführungskosten, privat veranlasste Ausgaben etc.) fallen.

Der Begriff "Betriebsausgaben" ist also sehr weitläufig. Was die Unternehmerin/der Unternehmer für ihren/seinen Betrieb als notwendig erachtet, kümmert die andere/den anderen wiederum nicht. Viele Betriebsausgaben hängen daher von der jeweiligen Branche ab. Im Folgenden informieren wir Sie, weshalb Sie einwandfreie Belege benötigen, was sich hinter dem Begriff der "vorweggenommenen Betriebsausgaben" verbirgt und welche Betriebsausgaben im Zusammenhang mit einem Abzugsverbot zu sehen sind.

Belegnachweis

Zur Anerkennung als Betriebsausgabe reicht es nicht aus, dass eine Zahlung für den Betrieb geleistet worden ist. Als Unternehmerin/Unternehmer haben Sie die Aufgabe, Belege zu sammeln, da Betriebsausgaben im Allgemeinen durch schriftliche Belege (Fakturen, Geschäftspapiere, Schriften und Urkunden) nachzuweisen und auf Verlangen des Finanzamtes zur Einsicht und Prüfung vorzulegen sind (§ 138 Abs. 2 BAO). Die Gestaltung des Belegwesens ist eng mit der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens verknüpft.

In der Buchführung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Eigenbeleg

Ausnahmen von diesem Prinzip gibt es allenfalls für Eigenbelege, die jedoch in der Regel nur dann als Nachweis anerkannt werden, wenn nach der Natur der Ausgabe (etwa bei Trinkgeldern oder bei Altwarenhändlerinnen/Altwarenhändlern, die von Privatpersonen einkaufen) kein Fremdbeleg erhältlich ist. Aus dem Eigenbeleg müssen Datum, Betrag und Grund der Zahlung, Art und Menge der gelieferten Ware bzw. der erhaltenen Leistung ersichtlich sein. Die Zahlungsempfängerin/der Zahlungsempfänger ist – soweit möglich – konkret zu bezeichnen.

Empfängerbenennung

Wenn Sie Aufwendungen als Betriebsausgaben absetzen möchten, kann das Finanzamt von Ihnen verlangen, dass Sie die Gläubigerinnen/Gläubiger oder die Empfängerinnen/Empfänger dieser Beträge genau bezeichnen (Nennung von Namen und Adressen; § 162 BAO). Der Grund liegt auf der Hand: Was bei einer oder einem Steuerpflichtigen einen Aufwand (eine Betriebsausgabe) darstellt, wird in der Regel bei anderen ein Ertrag (eine Betriebseinnahme) sein. Probleme können Belege auf dem Gebiet von Provisionen, Subhonoraren oder Fremdlöhnen (zB für Aushilfspersonal) bereiten, aus denen nicht exakt hervorgeht, wer die ausbezahlten Geldbeträge erhalten hat. In solchen Fällen steht es dem Finanzamt zu, die Namhaftmachung der Empfängerin/des Empfängers zu fordern. Verweigert die Unternehmerin/der Unternehmer die verlangten Angaben, dann sind die beantragten Absetzungen zwingend nicht anzuerkennen. Auch wenn außer Zweifel steht, dass die Zahlungen tatsächlich geleistet wurden und betrieblich veranlasst sind.

Ausgaben vor Betriebseröffnung

Bereits vor der Gründung eines Unternehmens sind Maßnahmen zu treffen, die Kosten verursachen. Solche "vorweggenommenen Betriebsausgaben" stellen Steuerabsetzposten dar.
Darunter fallen zB:

  • Aufwendungen zur Anschaffung von Betriebsmitteln
  • Mietzahlungen für ein Geschäftslokal vor der Betriebseröffnung
  • Reisen zu potenziellen Kundinnen/Kunden sowie Lieferantinnen/Lieferanten
  • Beratungskosten betreffend die angestrebte Rechtsform etc.

Die Absicht der Unternehmensgründung ist durch geeignete Unterlagen nachzuweisen, wie zB:

  • Gewerbeanmeldung
  • Schriftverkehr mit möglichen Geschäftspartnerinnen/Geschäftspartnern
  • Einreichpläne
  • Kreditvereinbarungen
  • Inserate zur Personalbeschaffung
  • Kosten- und Umsatzplanung

Nichtabzugsfähige Ausgaben

Es wurde schon darauf hingewiesen, dass nicht alle Ausgaben den Gewinn vermindern. Vielmehr ist eine Abgrenzung der Betriebsausgaben von den privaten Aufwendungen vorzunehmen. Bei Kosten im Zusammenhang mit Autos, Liegenschaften, Reisespesen, Repräsentationsspesen bzw. werbeähnlichen Aufwendungen sowie bei Gehältern für im Unternehmen beschäftigte nahe Angehörige prüft das Finanzamt genau, ob eine Verflechtung mit nichtabzugsfähigen Aufwendungen und Ausgaben im Sinne des § 20 EStG besteht. Diese Gesetzesbestimmung listet die folgenden so genannten "nichtabzugsfähigen Ausgaben" auf:

  • Aufwendungen für den Haushalt und den Unterhalt der Familienangehörigen. Dazu zählen zB Miete, Beleuchtung, Beheizung, Bekleidung, Ernährung, Kinderbetreuung, Haushalts- und Unterhaltungsgeräte, Erholung, Freizeitgestaltung, (Zweit)Wohnung (Ausnahme: betrieblich veranlasste doppelte Haushaltsführung - siehe auch ABC der Werbungskosten), Gegenstände des höchstpersönlichen Gebrauches, wie zB Brille, Uhr, Hörgerät.
  • Aufwendungen oder Ausgaben für die Lebensführung, selbst wenn sie die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringt und sie zur Förderung des Berufes oder der Tätigkeit erfolgen. Dazu zählen zB Ballbesuche, Geburtstagsfeiern.
  • Betrieblich oder beruflich veranlasste Aufwendungen oder Ausgaben, die auch die Lebensführung berühren, und zwar insoweit, als sie nach allgemeiner Auffassung unangemessen hoch sind. Dies gilt für Aufwendungen im Zusammenhang mit Personen- und Kombinationskraftwagen (Pkw und Kombi), Personenluftfahrzeugen, Sport- und Luxusbooten, Jagden, geknüpften Teppichen, Tapisserien und Antiquitäten.
  • Reisekosten, soweit sie nach § 4 Abs. 5 und § 16 Abs. 1 Z 9 EStG nicht abzugsfähig sind; dies betrifft den über die Tagesgelder hinausgehenden Verpflegungsaufwand.
  • Aufwendungen oder Ausgaben für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer und dessen Einrichtung sowie für Einrichtungsgegenstände der Wohnung. Bildet ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit und wird es (nahezu) ausschließlich betrieblich genutzt, sind die darauf entfallenden Aufwendungen und Ausgaben (anteilige Miete/Absetzung für Abnutzung, anteilige Energiekosten etc.) einschließlich der Kosten seiner Einrichtung abzugsfähig.
  • Kosten für Fahrten zwischen Wohnsitz am Tätigkeitsort und Familienwohnsitz (Familienheimfahrten), sofern sie den Betrag von 281 Euro pro Monat (Höchstbetrag beim großen Pendlerpauschale) übersteigen.
  • Repräsentationsaufwendungen; dazu zählen beispielsweise Geschenke an Geschäftsfreunde zu bestimmten Anlässen (Weihnachten, Neujahr, Geburtstag). Bewirtungsspesen können zur Hälfte abgezogen werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Bewirtung von Geschäftsfreunden der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt.
  • Freiwillige Zuwendungen und Zuwendungen an gesetzlich unterhaltsberechtigte Personen, auch wenn die Zuwendungen auf einer verpflichtenden Vereinbarung beruhen.
    Ausnahme: Spendenbegünstigung gemäß § 4a EStG für Spenden an humanitäre Vereine oder im Wissenschafts- oder Forschungsbereich tätige Einrichtungen; an Einrichtungen des Umwelt-, Natur- und Artenschutzes, an behördlich genehmigte Tierheime und an Feuerwehren. Der Betriebsausgabenabzug ist bis zu zehn Prozent des Gewinnes (vor Berücksichtigung des Gewinnfreibetrages) möglich. Privatspenden sind bis zu 10% des sich nach Verlustausgleich ergebenden Gesamtbetrages der Einkünfte als Sonderausgaben abziehbar. Werden Spenden sowohl als  Betriebsausgaben als auch im Rahmen der Sonderausgaben getätigt, sind diese insgesamt bis 10% des sich nach Verlustausgleich ergebenden Gesamtbetrages der Einkünfte des jeweiligen Veranlagungsjahres abzugsfähig.
  • Geld- und Sachzuwendungen, deren Gewährung oder Annahme mit gerichtlicher Strafe bedroht ist, zB Schmier- und Bestechungsgelder (auch bei ausschließlich betrieblicher Veranlassung).
  • Steuern vom Einkommen und sonstige Personensteuern sowie die auf den "Eigenverbrauch" entfallende Umsatzsteuer, soweit der Eigenverbrauch eine Entnahme darstellt oder in einer nichtabzugsfähigen Aufwendung oder Ausgabe besteht. Nicht abziehbar ist auch die aus Anlass eines unentgeltlichen Erwerbs einer Liegenschaft anfallende Grunderwerbsteuer, einschließlich der Eintragungsgebühr für das Grundbuch und sonstiger Nebenkosten.

Beispielhafter Betriebsausgabenkatalog

Die nachstehende Übersicht zeigt Ihnen die gängigsten Betriebsausgaben:

  • Absetzung für Abnutzung (AfA) 
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
  • Beiträge zu einer Pflichtversicherung 
  • Pflichtbeiträge zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbstständig Erwerbstätigen
  • Beiträge zur Selbständigenvorsorge
  • Leasingaufwand für betrieblich genutzte Wirtschaftsgüter
  • Büroraummiete
  • Personalaufwand (Löhne, Gehälter, lohnabhängige Abgaben)
  • Beratungskosten (für Rechtsanwalt, Steuerberatung etc.)
  • Reisekosten
  • Werbung
  • Bezogene Leistungen (Fremdarbeiten)
  • Waren- und Materialeinkauf
  • Kommunikation (zB Telefon, Fax, Internet, Porto)
  • Büromaterial
  • Fachliteratur und -zeitschriften
  • Zinsen für Fremdkapital
  • Gewinnfreibetrag