Besondere Informationen für übermittlungspflichtige Organisationen

Inhaltsverzeichnis

1. In welchen Fällen hat eine Übermittlung zu erfolgen?

Die Datenübermittlung hat immer dann zu erfolgen, wenn der Zuwendende seinen Vor- und Zunamen und sein Geburtsdatum bekannt gegeben hat. Damit erklärt er sich mit der Datenübermittlung einverstanden und wünscht die Berücksichtigung der Zuwendung als Sonderausgabe in der Steuerveranlagung.

  • Werden Vor- und Zuname und Geburtsdatum bekannt gegeben, MUSS eine Datenübermittlung (auch für zukünftige Zuwendungen bis zu einem allfälligen Widerruf) erfolgen.
  • Werden Vor- und Zuname und Geburtsdatum nicht bekannt gegeben, DARF KEINE Datenübermittlung erfolgen. Der Zuwendende kann dann aber auch die Zuwendung nicht als Sonderausgabe absetzen.

2. Wie hat die Übermittlung zu erfolgen?

 Um den Datenschutz zu gewährleisten ist es erforderlich, dass der Name verschlüsselt wird und die Übermittlung auf einem sicheren Weg erfolgt. Daher ist vorgesehen, dass die Übermittlung nur in FinanzOnline zu erfolgen hat und aus dem Namen das so genannte verschlüsselte bereichsspezifische PersonenKennzeichen Steuer und Abgaben (kurz: vbPK SA) ermittelt wird.

Das stellt sicher, dass nur die Finanzverwaltung Zugriff auf die Daten hat. Dieser FinanzOnline-Zugang ist nicht mit der Vergabe einer Steuernummer verbunden.

3. Wie erhält eine Organisation den Zugang zu FinanzOnline?

Die Zulassung (Registrierung) in FinanzOnline erfolgt für die unter Punkt 3.1 genannten Organisationen von Amts wegen (ohne Antrag). Für alle anderen Organisationen (Punkt 3.2) ist vorgesehen, dass sie einen Antrag beim Finanzamt Wien 1/23 stellen müssen.

3.1 Zulassung ohne Antrag

Folgenden Organisationen wird der Zugang für die FinanzOnline-Teilnahme von der Finanzverwaltung ohne Antrag ermöglicht:

  1. Organisationen, die auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen als spendenbegünstigt ausgewiesen sind.
  2. Die Österreichische Akademie der Wissenschaften.
  3. Das Österreichische Archäologische Institut.
  4. Das Österreichische Institut für Geschichtsforschung.
  5. Die Österreichische Nationalbibliothek.
  6. Das Österreichische Filminstitut.
  7. Das Bundesdenkmalamt.
  8. Der Bundesdenkmalfonds.
  9. Die Internationale Anti-Korruptions-Akademie (IACA).
  10. Die Diplomatische Akademie.
  11. Landesfeuerwehrverbände und freiwillige Feuerwehen.

Jede zugelassene Organisation wird auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen in der „Liste begünstigter Einrichtungen (z.B. Spenden, Kirchen, Versicherungen)“ ausgewiesen, sodass sich Bürgerinnen/Bürger darüber informieren können.

3.2 Zulassung auf Antrag

 Alle anderen als die in Punkt 3.1 genannten übermittlungspflichtige Organisationen haben beim Finanzamt Wien 1/23 den Antrag zu stellen, als Teilnehmer am Verfahren zur Übermittlung von Sonderausgabendaten in FinanzOnline zugelassen zu werden.

Das betrifft:

  • Pensionsversicherungsanstalten und Versorgungseinrichtungen (betreffend freiwillige Weiterversicherung und Nachkauf von Versicherungszeiten)
  • Kirchen und Religionsgesellschaften mit verpflichtenden Beiträgen
  • Universitäten, Kunsthochschulen, Akademie der bildenden Künste (inklusive deren Fakultäten, Institute und besondere Einrichtungen)
  • Forschungsförderungsfonds sowie Forschungseinrichtungen
  • Gemeinnützige und gewinnlose Forschungsstiftungen
  • Museen von Körperschaften des öffentlichen Rechts
  • Privatmuseen mit überregionaler Bedeutung

Dazu ist das Formular Spend 1 zu verwenden. Sie finden dieses Formular auf der Homepage des BMF unter „Formulare“. Füllen Sie das Formular sorgfältig aus und reichen Sie es beim Finanzamt Wien 1/23 ein.

Das Finanzamt Wien 1/23 stellt mit einem Bescheid fest, ob die Voraussetzungen für die Datenübermittlung vorliegen. Jede Änderung der tatsächlichen Verhältnisse, die auf die Zulassung von Einfluss ist, muss dem Finanzamt Wien 1/23 innerhalb eines Monates gemeldet werden (zB wenn ein Museum geschlossen wird und daher keine Spenden mehr geleistet werden können).

Die Mitteilung über die Zulassung in FinanzOnline wird dem vertretungsbefugten Organ der Organisation mit RSa-Brief zugestellt, sofern die Beantragung nicht persönlich beim Finanzamt erfolgt. Beachten Sie bitte: Die Entgegennahme des RSa-Briefes ist unbedingt erforderlich, da sonst die Übermittlung, zu der die Organisation verpflichtet ist, nicht durchgeführt werden kann.

Jede zugelassene Organisation wird auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen in der „Liste begünstigter Einrichtungen (z.B. Spenden, Kirchen, Versicherungen)“ ausgewiesen, sodass sich Bürgerinnen/Bürger darüber informieren können.

3a. Kann sich eine Organisation für die Datenübermittlung in FinanzOnline auch eines Dienstleisters bedienen?

Ja das ist möglich. Der Dienstleister muss dem Finanzamt Wien 1/23 angezeigt werden. Verwenden Sie dafür bitte das Formular Spend 1, wenn sie gemeinsam mit der Anmeldung in FinanzOnline einen Dienstleister bekannt geben.

Sind Sie bereits als übermittlungspflichtige Organisation auf der „Liste begünstigter Einrichtungen (z.B. Spenden, Kirchen, Versicherungen) ‟, www.bmf.gv.at, registriert, können Sie mit dem Formular Spend 2 bekannt geben, dass ein Dienstleister für Sie die Datenübermittlung vornimmt oder die Beendigung eines Dienstleistungsverhältnisses anzeigen.

 4. Was muss die Organisation tun, wenn jemand die Zuwendung steuerlich absetzen will?

Sie braucht dazu die Kenntnis über den den Vor- und Zunamen und das Geburtsdatum des Zuwendenden (siehe oben Punkt 1).

Werden Barspenden gesammelt („Haussammlung“), muss der Zuwendende, der die Spende absetzen will, mit seinem Vor- und Zunamen und seinem Geburtsdatum in einer Liste erfasst werden.

Werden Erlagscheine (Zahlungsanweisungen) verwendet, können entweder spezielle Zahlungsanweisungen (Spendenerlagscheine) verwendet werden, die auf denen entsprechende Eintragungsfelder vorgedruckt sind. Es können aber auch normale Zahlungsanweisungen verwendet werden; hier müssen die Daten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum) im „Verwendungszweck“ angegeben werden. Das Feld „Zahlungsreferenz“ darf dann aber nicht verwendet werden.

5. Was passiert, wenn der Zuwendende seine Daten bekannt gegeben hat?

Aus den Daten wird das verschlüsselte Personenkennzeichen ermittelt (siehe oben Punkt 2 und Punkt 6). Das geschieht über das Zentrale Melderegister, wo geprüft wird, ob die Daten stimmen. 

Es ist daher sehr wichtig, dass die Daten RICHTIG bekannt gegeben werden.

6. Wie erfolgt die Ermittlung des verschlüsselten Personenkennzeichens?

Die jährliche Datenübermittlung in FinanzOnline kann nach Wahl der jeweiligen Organisation entweder im Datenstromverfahren oder im Dialogverfahren durchgeführt werden. Die Organisation kann frei entscheiden, welches Verfahren sie verwendet.

6.1 Datenstromverfahren

Dieses Verfahren ist insbesondere für Organisationen sinnvoll, die eine große Anzahl von Datenübermittlungen abwickeln.

Beim Datenstromverfahren ist vor der Übermittlung an die Finanzverwaltung das vbPk SA zu ermitteln. Dies erfolgt direkt über eine technische Schnittstelle zum Stammzahlenregister oder indirekt über FinanzOnline. Die Datenübermittlung ist in FinanzOnline mittels Webservice oder File Upload möglich.

  • Die Ermittlung des vbPK SA mittels Web-Services erfolgt unmittelbar bei der Stammzahlenregisterbehörde (der Datenschutzbehörde bzw. dem Bundesministerium für Inneres als deren Dienstleister).
  • Zum Zweck der Ermittlung des vbPK SA durch File-Upload wird den berechtigten Organisationen in FinanzOnline ein Link zur Stammzahlenregisterbehörde zur Verfügung gestellt. Dabei stellt die Vergabe des FinanzOnline-Zuganges sicher, dass die Organisation zur Datenübermittlung berechtigt ist.

Das Bundesministerium für Finanzen stellt hier wettbewerbsneutral und für alle Softwareentwickler gleichermaßen die technischen Details zur Datenstromübermittlung zur Verfügung.

6.2 Dialogverfahren

Dieses Verfahren ist insbesondere für Organisationen vorgesehen, die keine große Anzahl von Datenübermittlungen durchführen. Hier erfolgt die Erfassung für jede einzelne Person manuell in einer Eingabemaske in FinanzOnline; Das bedeutet, dass die für die vbPK SA-Ausstattung erforderlichen (Vor-/Zuname und Geburtsdatum) und zusätzlich bekannten Daten manuell in einer dafür in FinanzOnline zur Verfügung gestellten Maske einzugeben sind. Detaillierte Informationen zu diesem Verfahren finden Sie im Handbuch für die Übermittlung von Sonderausgaben im Dialogverfahren („online“) in FinanzOnline.

Nach Eingabe der Daten wird sodann im Hintergrund das vbPK SA ermittelt, das heißt der Prozess zur Vergabe des vbPK SA erfolgt hier automatisch ohne weiteres Zutun. Wenn die Daten korrekt eingegeben wurden und die Person im ZMR erfasst ist, kann das vbPK SA leicht ermittelt werden. Wurde das vbPK SA ermittelt, sind das Jahr und der Gesamtbetrag der Zuwendung in der Eingabemaske einzugeben. Mit dem vbPK SA erfolgt dann die Übermittlung an die Finanzverwaltung. Bis zu dieser Übermittlung bleiben die Daten ausschließlich im Verfügungsbereich der übermittlungspflichtigen Organisation; die Finanzverwaltung hat bis dahin keinen Zugriff auf diese Daten.

7. Was ist zu tun, wenn ein vbPK SA nicht ermittelt werden kann?

Sollte es nicht möglich sein, ein verschlüsseltes Personenkennzeichen zu ermitteln, weil die Daten nicht stimmen, wird das rückgemeldet. Nur dann, wenn der Organisation die Person bekannt ist oder sie über zusätzliche Daten verfügt (zB die Wohnadresse), müssen diese Daten zusätzlich herangezogen werden, um einen neuerlichen Versuch vorzunehmen.

Wenn es aber mit den verfügbaren Daten nicht möglich ist, ein verschlüsseltes Personenkennzeichen zu ermitteln, muss die Organisation nichts weiter machen. Es liegt am Zuwendenden, seine Daten korrekt bekannt zu geben.

8. Bis wann muss diese Datenübermittlung erfolgen?

Es ist vorgesehen, dass die Übermittlung bis Ende Februar des jeweiligen Folgejahres erfolgen muss. Für die Zuwendungen das Jahres 2017 ist daher erstmalig bis 28.2.2018 zu übermitteln.

Für jeden Zuwendenden muss der Gesamtbetrag aller im betreffenden Jahr getätigten Zuwendungen einmal übermittelt werden (dh nicht jede Zuwendung gesondert); deshalb wird es empfehlenswert sein, die Übermittlung erst nach dem Jahresende vorzunehmen.

9. Was passiert bei Fehlern in der Übermittlung?

Unterlaufen bei der Übermittlung Fehler (zB falscher Betrag wird übermittelt) oder wird eine Übermittlung gar nicht vorgenommen, muss der Fehler von der Organisation behoben werden. Der Betroffene wendet sich dazu an die Organisation.

Wird der Fehler behoben oder die Übermittlung nachgeholt, erfolgt eine korrigierte oder erstmalige Übermittlung, die dann steuerlich vom Finanzamt berücksichtigt wird.

Die Organisation ist zu einer Korrektur verpflichtet, es sei denn, sie hat wegen Verjährung des Steuerverfahrens keine steuerliche Auswirkung mehr. 

Eine sorgfältige Eingabe des Jahresbetrages der Zuwendung vermeidet eine nachträgliche Bearbeitung von Fehlern. 

Die Mitwirkung an der Aufklärung von Fehler und die Vornahme einer Korrekturübermittlung ersparen dem Zuwendenden Unannehmlichkeiten, weil dieser einen Anspruch darauf hat, dass seine Zuwendung richtig berücksichtigt wird, wenn er alles dafür Erforderliche gemacht hat.

10. Was passiert, wenn die Organisation nicht übermittelt, obwohl sie dazu verpflichtet ist?

Dann benachteiligt sie den Zuwendenden, weil der ja mit der Bekanntgabe seiner Daten zum Ausdruck gebracht hat, dass er die Zuwendung von der Steuer absetzen will. Die Datenübermittlung ist von der Organisation verpflichtend vorzunehmen; sie kann den Zuwendenden nicht an das Finanzamt verweisen.

Der Zuwendende wird sich daher an die Organisation wenden und ersuchen, dass sie die Übermittlung nachholt. Die Einhaltung der Verpflichtung zur Datenübermittlung vermeidet eine Nachholung auf Grund einer Beschwerde des Zuwendenden.

Eine pflichtwidrige Verweigerung der Datenübermittlung darf aber nicht zu Lasten des Zuwendenden ausgehen. Daher kann er in diesem Ausnahmefall die Zuwendung vom Finanzamt ohne Datenübermittlung berücksichtigt bekommen.

11. Welche Konsequenzen hat es, wenn sich eine Organisation generell weigert zu übermitteln?

Werden von einer Organisation Vorkehrungen zur Erfüllung ihrer Übermittlungspflicht gänzlich unterlassen - also in Bezug auf alle Personen, die Beiträge oder Zuwendungen geleistet haben - wird die Organisation zunächst von der Finanzverwaltung aufgefordert, das nachzuholen.

Unterbleibt dies, wird für Organisationen mit Spendenbegünstigungsbescheid dieser widerrufen und die Spendenbegünstigung mit dem Widerrufsdatum begrenzt. Das heißt, die Organisation verliert ab diesem Zeitpunkt ihren Status als begünstigte Organisation.

Für Empfänger, deren sonderausgabenbegünstigter Status sich nicht aus der Eintragung in die Liste der spendenbegünstigten Organisationen ergibt(z. B. Museen oder freiwillige Feuerwehren), ist für die gänzliche Nichterfüllung der Umsetzungsverpflichtung ein „Zuschlag zur Körperschaftsteuer“ in Höhe von 20 % der zugewendeten Beträge vorgesehen. Dies gilt unabhängig davon, ob die empfangende Körperschaft selbst im konkreten Fall Körperschaftsteuer zu entrichten hat.

Die Begrenzung der Geltungsdauer der Spendenbegünstigung wie auch die Verhängung eines Zuschlages wird allerdings nur in Fällen erfolgen, in denen die betreffenden Organisationen die für die Erfüllung der Übermittlungspflicht notwendigen Instrumente überhaupt nicht implementiert bzw. wieder gänzlich entfernt haben. Allfällige technische Fehler sind zu beheben, lösen aber keine derartigen Rechtsfolgen aus.

12. Was tun, wenn ich nicht mehr weiter weiß?

Bitte wenden Sie Ihre Fragen schriftlich an folgenden Postkorb:
Post.cc-datenuebermittlung@bmf.gv.at

13. Auf welche Weise erfolgt die Datenübermittlung von der Organisation an die Finanzverwaltung?

Es ist gesetzlich vorgesehen, dass die Datenübermittlung nur im Wege von FinanzOnline zu erfolgen hat.

FinanzOnline ist das wichtigste und international ausgezeichnete E-Government-Portal der Finanzverwaltung, das kostenlos rund um die Uhr zur Verfügung steht und höchste Datensicherheit bietet. Sie können auch Steuererklärungen sowie andere Anträge und Anbringen jederzeit und bequem von zu Hause aus einbringen. Auch die Auszahlung einer Gutschrift kommt schneller am Konto an.

14. Welche Voraussetzungen sind für die betroffenen Organisationen zur Datenübermittlung in FinanzOnline erforderlich?

Für die Datenübermittlung ist erforderlich, dass die jeweilige Organisation in FinanzOnline zur Datenübermittlung zugelassen ist. Dabei gilt:

Zulassung ohne Antrag

Für folgende Organisationen wird der Zugang für die FinanzOnline-Teilnahme zur Datenübermittlung von der Finanzverwaltung ohne Antrag ermöglicht:

  1. Eine Organisation, die auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen als spendenbegünstigt ausgewiesen ist.
  2. Die Österreichische Akademie der Wissenschaften.
  3. Das Österreichische Archäologische Institut.
  4. Das Österreichische Institut für Geschichtsforschung.
  5. Die Österreichische Nationalbibliothek.
  6. Das Österreichisches Filminstitut gemäß § 1 des Filmförderungsgesetzes, BGBl. Nr. 557/1980.
  7. Das Bundesdenkmalamt.
  8. Der Bundesdenkmalfonds gemäß § 33 des Denkmalschutzgesetzes, BGBl. Nr. 533/1923.
  9. Die Internationale Anti-Korruptions-Akademie (IACA).
  10. Die Diplomatische Akademie.
  11. Ein Landesfeuerwehrverband und eine freiwillige Feuerwehr auf Grundlage einer Meldung durch den Österreichischen Bundesfeuerwehrverband.

Zulassung auf Antrag

Folgende Organisationen müssen sich für die FinanzOnline-Teilnahme beim Wien Finanzamt 1/23 registrieren lassen (siehe auch den folgenden Punkt 14a):

  1. Pensionsversicherungsanstalten und Versorgungseinrichtungen (betreffend freiwillige Weiterversicherung)
  2. Kirchen und Religionsgesellschaften (mit verpflichtenden Beiträgen)
  3. Universitäten, Kunsthochschulen, Akademie der bildenden Künste (inklusive Fakultäten, Institute und besondere Einrichtungen)
  4. Forschungsförderungsfonds sowie Forschungseinrichtungen
  5. Gemeinnützige und gewinnlose Forschungsstiftungen
  6. Museen von Körperschaften öffentlichen Rechts
  7. Privatmuseen mit überregionaler Bedeutung

14a. Wie erfolgt die Registrierung zur Datenübermittlung?

Beim Finanzamt Wien 1/23 ist der Antrag zu stellen, als Teilnehmer am Verfahren zur Übermittlung von Sonderausgabendaten in FinanzOnline zugelassen zu werden.

Das Finanzamt Wien 1/23 hat mit einem Bescheid festzustellen, ob die Voraussetzungen dafür vorliegen. Die Zulassung zur Datenübermittlung bestätigt zugleich, dass der Teilnehmer eine sonderausgabenbegünstigte Organisation ist (zB ein Museum, das von überregionaler Bedeutung ist). Gegen einen ablehnenden Bescheid kann eine Beschwerde eingelegt werden. Jede Änderung der tatsächlichen Verhältnisse, die auf die Zulassung von Einfluss ist, muss dem Finanzamt Wien 1/23 binnen eines Monates gemeldet werden.

Durch die Zulassung wird sichergestellt, dass nur eine sonderausgabenbegünstigte Organisation gegenüber der Stammzahlenregisterbehörde (bzw. das Bundesministerium für Inneres als deren Dienstleister) zur Ermittlung eines vbPK SA berechtigt ist und eine Datenübermittlung an die Finanzverwaltung durchführen darf.

Alle zugelassene Organisationen werden auf der BMF-Homepage als begünstigte Organisation ausgewiesen werden.

15. Welche Daten sind von der Organisation über FinanzOnline zu übermitteln?

Die Übermittlung umfasst:

  • Das Kalenderjahr, in dem die Zahlung geleistet wurde,
  • der Gesamtbetrag der von der jeweils betreffenden Person im betreffenden Jahr geleisteten Zahlungen,
  • das vbPK SA des zahlenden Steuerpflichtigen sowie

den Ordnungsbegriff der übermittelnden Stelle des Zahlungsempfängers.

16. Wie wird das vbPk SA ermittelt?

Die Vergabe des vbPK SA erfolgt auf Grund einer Anfrage an das Stammzahlenregister, das vom Bundesministerium für Inneres als Dienstleister der Datenschutzbehörde (Stammzahlenregisterbehörde) geführt wird.

Hier finden Sie die technische Erklärung für die Anwendungsdokumentation für private Organisationen des Bundesministeriums für Inneres. Darüber hinaus die technische Schnittstellenbeschreibung für den Austausch von Daten zum Zweck der bPK-Ausstattung sowie eine Ausfüllhilfe für das Antragsformular auf (v)bPK-Ausstattung.

Der angegebenen Vor- und Zuname wird mit dem im Zentralen Melderegister gespeicherten Vor- und Zunamen und Geburtsdatum verglichen. Um ein eindeutiges Ergebnis zu gewährleisten, ist es wichtig, dass diese Daten korrekt bekannt gegebenen werden, insbesondere, dass die Schreibweise des Namens mit jener im Meldezettel bzw. im Ausdruck über die gespeicherten Daten, den Sie bei einer Anmeldung nach dem 1.3.202 erhalten haben, übereinstimmt. Im Zentralen Melderegister werden nämlich die Namensdaten aus dem Meldezettel übernommen. Die Angabe des Namens in Übereinstimmung mit der im Meldezettel angegebenen und die Angabe des richtigen Geburtsdatums gewährleisten in nahezu allen Fällen, dass ein vbPK SA vergeben werden kann.

17. Muss jedes Jahr für dieselbe Person neuerlich ein vbPK SA ermittelt werden?

Wurde von einer Organisation für eine Person einmal ein vbPK SA ermittelt und dieses der Person zugeordnet, ist es nicht mehr erforderlich ein neues vbPK SA zu ermitteln. Ist daher der Zahler mit einem vbPK SA ausgestattet, kann es für alle weiteren Übermittlungen verwendet werden.

18. Welche technischen Verfahren sind für die Datenübermittlung vorgesehen?

Die Übermittlung der Daten wird mittels Web-Services, File-Upload und Online (über ein Webformular in FinanzOnline) ermöglicht werden, wobei es allein der Organisation obliegt zu entscheiden, welches dieser drei möglichen Verfahren sie verwendet. Da die zu übermittelnden Daten jedenfalls auch das vbPK SA des Zuwendenden zu beinhalten haben, soll auch die Ermittlung des vbPK SA auf diesen drei Wegen ermöglicht werden:

  • Die Ermittlung des vbPK SA mittels Web-Services erfolgt unmittelbar bei der Stammzahlenregisterbehörde (die Datenschutzbehörde bzw. das Bundesministerium für Inneres als deren Dienstleister).
  • Zum Zweck der Ermittlung des vbPK SA durch File-Upload wird den berechtigten Organisationen in FinanzOnline ein Link zur Stammzahlenregisterbehörde zur Verfügung gestellt. Dabei stellt die Vergabe des FinanzOnline-Zuganges sicher, dass die Organisation zur Datenübermittlung berechtigt ist. 
  • In Online-Verfahren werden die für die vbPK SA Ausstattung erforderlichen und allenfalls zusätzlich bekannten Daten manuell in einer dafür in FinanzOnline zur Verfügung gestellten Maske eingeben. Es wird dann im Hintergrund auf dieser Basis das vbPK SA ermittelt und angezeigt. Wurde das vbPK SA ermittelt, können die für die Datenübermittlung erforderlichen weiteren Daten (Jahr der Zahlung und Gesamtbetrag) eingegeben und mit dem rückgemeldeten vbPK SA an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Das Bundesministerium für Finanzen stellt hier wettbewerbsneutral und für alle Softwareentwickler gleichermaßen die technischen Details für die Datenstromübermittlung zur Verfügung.

Allgemeine Informationen zum Datenstromverfahren in FinanzOnline entnehmen Sie bitte den beiden untenstehenden Links: