Pauschalierung im Rahmen der Einkommensteuer

Betriebsausgaben­pauschalierung

Bei der Betriebsausgabenpauschalierung kann man seine Betriebsausgaben in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes des Umsatzes berechnen. Daher befreit die Pauschalierung die Unternehmerin/den Unternehmer nicht von ihrer/seiner Verpflichtung, die Umsätze aufzuzeichnen.

Im Einkommensteuergesetz finden sich im § 17 Abs. 1 bis 3 allgemeine Bestimmungen zur Betriebsausgabenpauschalierung, die Freiberuflerinnen/Freiberufler (im Sinne des § 22 EStG) und Gewerbetreibende (im Sinne des § 23 EStG) beanspruchen können. Man spricht auch von der sogenannten "Basispauschalierung Einkommensteuer".

Daneben enthält § 17 Abs. 4 und 5 EStG noch die Ermächtigung, dass die Bundesministerin/der Bundesminister für Finanzen per Verordnung Durchschnittssätze für Gruppen von Steuerpflichtigen aufstellt. Basierend auf diesem Recht hat die Finanzministerin/der Finanzminister in einer Verordnung für verschiedene Gewerbezweige Prozentsätze festgelegt, die zwecks Berechnung der Betriebsausgaben auf die Nettoumsätze anzuwenden sind (Branchenpauschalierung Einkommensteuer). Daneben gibt es auch noch spezielle Branchenpauschalierungen.

Sie haben allerdings die Wahl – bei Zutreffen der jeweiligen Voraussetzungen – entweder Ihren Gewinn nach den allgemeinen Bestimmungen der Basispauschalierung (§17 EStG) oder aber nach den speziellen Regeln der Branchenpauschalierung zu ermitteln.

Basispauschalierung Einkommensteuer

Bei den Einkünften aus einer freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit können die Betriebsausgaben im Rahmen einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entweder mit sechs Prozent - höchstens aber 13.200 Euro, oder zwölf Prozent - höchstens aber 26.400 Euro, des Umsatzes ermittelt werden. Details finden sich unter "Checkliste zur Basispauschalierung Einkommensteuer".

Voraussetzungen für die Pauschalierungen:

  • Sie dürfen nicht buchführungspflichtig sein oder freiwillig buchführen und 
  • Es darf keine doppelte Buchhaltung geführt werden und
  • die Umsätze dürfen im vorangegangenen Wirtschaftsjahr nicht mehr als 220.000 Euro betragen haben.

Bei einer Neueröffnung liegt kein Vorjahresumsatz vor. Trotzdem kann eine Pauschalierung angewendet werden, wenn die Umsatzgrenze im ersten Jahr nicht überschritten wird.

Bindungswirkung bei Wechsel der Gewinnermittlungsart

Wurde die Basispauschalierung einmal beansprucht und wird in der Folge davon abgegangen (Gewinnermittlung durch "normale" Einnahmen-Ausgaben-Rechnung), so ist eine neuerliche Pauschalierung der Betriebsausgaben frühestens nach Ablauf von fünf Wirtschaftsjahren zulässig.

  • Beispiel
    Eine Unternehmerin berechnet ihre Betriebsausgaben in den Jahren 2012 und 2013 im Wege der Basispauschalierung und fährt damit günstiger, weil diese bei belegmäßigem Nachweis um einiges niedriger ausfallen würden. Da die Steuerpflichtige wissen möchte, welche Kosten tatsächlich entstehen, sammelt sie weiter ihre Ausgabenbelege, obwohl dies für Zwecke der Pauschalierung nicht notwendig ist. So stellt sie im Jahre 2014 fest, dass die Summe der getätigten Aufwendungen weit mehr als der geltend zu machende Pauschalsatz beträgt. Sie ermittelt daher den Gewinn des Jahres 2014 mittels der "normalen" Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Dies hat zur Folge, dass die Basispauschalierung erst wieder im Jahre 2019 angewendet werden kann. Nachteilig wäre für die Unternehmerin, wenn sich in der Zwischenzeit die Pauschalierung als günstiger erweisen sollte.

Abpauschalierte Betriebsausgaben

Im Prinzip sind durch den Pauschalsatz von sechs Prozent bzw. zwölf Prozent alle Betriebsausgaben abgedeckt (abpauschaliert), insbesondere die folgenden:

  • Abschreibungen (normale AfA, Sonderformen der Abschreibung, geringwertige Wirtschaftsgüter)
  • Restbuchwerte abgehender Anlagen
  • Fremdmittelkosten
  • Miete und Pacht
  • Post und Telefon
  • Betriebsstoffe (Brenn- und Treibstoffe)
  • Energie und Wasser
  • Werbung
  • Rechts- und Beratungskosten
  • Provisionen
  • Büroausgaben
  • Versicherungsprämien (ausgenommen Sozialversicherungsbeiträge)
  • Betriebssteuern
  • Instandhaltung
  • Reinigung durch Dritte
  • Kraftfahrzeugkosten
  • Reisekosten (einschließlich Tages- und Nächtigungsgelder) und
  • Trinkgelder
  • Investitionsbedingter Gewinnfreibetrag

Zusätzliche Betriebsausgaben

Zusätzlich zum Betriebsausgabenpauschale in Höhe von sechs Prozent bzw. zwölf Prozent des Umsatzes können noch folgende (bereits bezahlte) Aufwendungen in tatsächlicher Höhe abgezogen werden:

  • Ausgaben für Löhne und Lohnnebenkosten
  • Ausgaben für Waren, Halberzeugnisse, Roh- und Hilfsstoffe sowie Zutaten
  • Fremdlöhne
  • Sozialversicherungsbeiträge und die Beiträge im Rahmen der Selbständigenvorsorge
  • Umsatzsteuer bei Bruttoverrechnung
  • Grundfreibetrag im Rahmen des Gewinnfreibetrages

Der freiwillige Sozialaufwand (zB Gewährung verbilligter Mahlzeiten) stellt hingegen keinen zusätzlichen Ausgabenposten dar.

Löhne und Lohnnebenkosten

Ausgaben für Löhne sind sämtliche an die Arbeiterinnen/die Arbeiter und Angestellten ausbezahlten laufenden und sonstigen Bezüge (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) inkl. der darauf entfallenden Lohnsteuer. Zu den Lohnnebenkosten zählen:

  • Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
  • Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds
  • Kommunalsteuer
  • Wiener U-Bahn-Abgabe
  • Betriebsratsumlage
  • Pensionskassenbeiträge

Steuerpflichtige Sachbezüge gehören zum Arbeitslohn und stellen daher aus der Sicht der Dienstgeberin/des Dienstgebers Lohnaufwand dar. Auch die an Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer im Zuge einer Dienstreise gezahlten Vergütungen wie Kilometergelder, Tages- und Nächtigungsgelder können separat geltend gemacht werden.

Waren

Voraussetzung ist, dass die Ausgaben für Waren, Halberzeugnisse, Roh- und Hilfsstoffe sowie Zutaten bereits getätigt wurden. Eine Rechnung einer Lieferantin/eines Lieferanten aus dem Jahr 2013, die im Folgejahr bezahlt wird, kann daher nicht schon im Jahr 2013 berücksichtigt werden, sondern erst im Jahr 2014. Abzugsfähig sind nur jene Kosten, die in ein Wareneingangsbuch einzutragen sind oder – bei angenommener gewerblicher Einkunftsart – einzutragen wären. Davon sind alle Waren usw. betroffen, die die Unternehmerin/der Unternehmer zur Weiterveräußerung, sei es in derselben Beschaffenheit, sei es nach vorheriger Be- oder Verarbeitung, erwirbt. Bei Freiberuflerinnen/Freiberuflern kommen nur jene Waren usw. in Betracht, welche – wenn auch im Rahmen der freiberuflichen Tätigkeit – nach gewerblicher Art weiterveräußert werden, wie beispielsweise die Medikamente der Hausapotheke einer Ärztin/eines Arztes.

Ausgaben für Waren usw., die für Dienstleistungen eingesetzt werden (ua. auch wertvolle Waren wie Zahngold), können weder bei Gewerbetreibenden noch bei Freiberuflerinnen/Freiberuflern gesondert abgesetzt werden.

Fremdlöhne

Fremdlöhne können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, soweit diese unmittelbar in Leistungen eingehen, die den Betriebsgegenstand des Unternehmens bilden. Darunter fallen insbesondere Ausgaben auf Grund von Arbeitskräftegestellungen und Werkverträgen.

  • Beispiel
    Ausgaben für Schuhreparaturen durch Dritte bei einer Schuhreparaturwerkstätte; Substitutionskosten bei Rechtsanwältinnen/Rechtsanwälten; an nachgeordnete Ärztinnen/Ärzte weiterbezahlte Sonderklassegebühren.

Sozialversicherungsbeiträge

Pflichtbeiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung (GSVG-Beiträge) sowie vergleichbare Beiträge zu Kammern der selbstständig Erwerbstätigen sind ebenfalls gesondert absetzbar. Dies gilt auch für die ab dem Jahr 2008 anfallenden Beiträge zu Betrieblichen Vorsorgekassen (Selbständigenvorsorge).

Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrages

Der Gewinnfreibetrag kann von pauschalierten Gewinnen bis zu 30.000 Euro in Höhe von 13 Prozent zusätzlich abgesetzt werden, somit in Höhe von maximal 3.900 Euro. Für diesen sogenannten "Grundfreibetrag" sind betriebliche Investitionen nicht erforderlich. Ein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag ist bei Pauschalierung nicht möglich.

Checkliste zur "Basispauschalierung Einkommensteuer"

Ermittlung der Betriebsausgaben bei Freiberuflerinnen/Freiberuflern und Gewerbetreibenden 
6 %, höchstens 13.200 Euro des Umsatzes12 %, höchstens 26.400 Euro des Umsatzes
  • Kaufmännische oder technische Beratung
  • Vermögensverwalterinnen/Vermögensverwalter
  • Aufsichtsrätinnen/Aufsichtsräte
  • Gesellschafterin/Gesellschafter-Dienstnehmerin/Dienstnehmer (Beteiligung >25 Prozent)
  • Vortragende
  • Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftler und Schriftstellerinnen/Schriftsteller (für Schriftstellerinnen/Schriftsteller ist auch die Branchenpauschalierung möglich)
  • Unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten
Alle restlichen Tätigkeiten gemäß § 22 und § 23 EStG.
Zusätzlich sind als Betriebsausgaben abzugsfähig:
  • Ausgaben für den Eingang an Waren, Rohstoffen, Halberzeugnissen, Hilfsstoffen und Zutaten, die nach ihrer Art und ihrem betrieblichen Zweck in ein Wareneingangsbuch (§ 128 BAO) einzutragen sind oder einzutragen wären
  • Ausgaben für Löhne (einschließlich Lohnnebenkosten)
  • Fremdlöhne, soweit diese unmittelbar in Leistungen eingehen, die den Betriebsgegenstand des Unternehmens bilden
  • Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge für die Selbstständigenvorsorge
Berechnung des steuerpflichtigen Gewinnes:
  • Betriebseinnahmen  inkl. Hilfsgeschäfte (zB Anlagenverkäufe)
  • Betriebsausgaben für Waren, Halberzeugnisse, Roh- und Hilfsstoffe sowie Zutaten
  • Lohnkosten inkl. Lohnnebenkosten und Veränderung der Abfertigungsvorsorge
  • Fremdlöhne
  • Sozialversicherungsbeiträge, Selbständigenvorsorgebeiträge
  • Umsatzsteuer beim Bruttosystem
  • 6 % bzw. 12 % des Umsatzes
Vorläufiger Gewinn
Grundfreibetrag im Rahmen des Gewinnfreibetrags (13 % des vorläufigen Gewinns, maximal 3.900 Euro)
= Steuerpflichtiger Gewinn

Branchenpauschalierung Einkommensteuer 

Die Verordnung des Bundesministeriums für Finanzen vom 14. Dezember 1989 (BGBl. Nr. 55/1990) sieht für die Berechnung der Betriebsausgaben von nichtbuchführenden Gewerbetreibenden branchenspezifische Prozentsätze vor. Diese Verordnung beinhaltet in alphabetischer Reihenfolge – von der Bandagistin/dem Bandagisten bis zur Zahntechnikerin/zum Zahntechniker – insgesamt 54 (inkl. artverwandter) Berufe mit den dazugehörigen Durchschnittssätzen.

In dieser Verordnung sind für die dort angeführten Berufsgruppen jene Prozentsätze nachzulesen, die bezogen auf den Nettoumsatz zur Berechnung der Betriebsausgaben dienen. Neben den Durchschnittssätzen sind noch nachstehende Posten als Betriebsausgaben zu berücksichtigen:

  • Wareneinkauf, Roh-, Hilfsstoffe, Halberzeugnisse und Zutaten (laut Wareneingangsbuch)
  • Lohnaufwand (laut Lohnkonto), Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Sozialversicherung, Wohnbauförderungsbeitrag, Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds
  • Alle Abschreibungen (gewöhnliche AfA und deren Sonderformen, geringwertige Wirtschaftsgüter)
  • Steuerfreie Beträge betreffend Übertragung stiller Reserven
  • Dotierung von Abfertigungsansprüchen
  • Ausgaben für Miete oder Pacht, Energie, Beheizung, Post und Telefon
  • Abgeführte Umsatzsteuer (ausgenommen USt vom Eigenverbrauch) und Umsatzsteuer (Vorsteuer) für aktivierungspflichtige Aufwendungen
  • Beiträge zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung
  • Grundfreibetrag im Rahmen des Gewinnfreibetrages