Amtsservices - Online-Verfahren

Online-Verfahren sind Amtswege, die Bürgerinnen und Bürger sowie Wirtschaftstreibende elektronisch durchführen können - sieben Tage die Woche, rund um die Uhr.
Auf den Seiten oesterreich.gv.at oder für Unternehmen auf usp.gv.at können notwendige Informationen gefunden und Amtsservices rasch, unkompliziert und elektronisch mittels ID Austria/Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte genutzt werden. Allfällige Gebühren werden elektronisch bezahlt. Die Behörde bearbeitet den elektronischen Akt im internen Workflow-System.

Der - im positiven Fall genehmigte - Antrag wird zuverlässig durch die elektronische Zustellung an das elektronische Postfach "Mein Postkorb" versendet. Die elektronische Zustellung ermöglicht es den Behörden, Dokumente - auch jene die nachweislich (RSa, RSb) zuzustellen sind - komfortabel und kostengünstig elektronisch zu übermitteln. Die Empfänger profitieren von der raschen Erledigung. Der "gelbe Zettel" und der Gang zum Postamt entfallen.

Voraussetzungen für die reibungslose Abwicklung von Online-Diensten

Online-Dienste müssen für alle Menschen leicht handhabbar, übersichtlich und gut zugänglich sein. Die Richtlinien der Web Accessibility Initiative (WAI) sind zu berücksichtigen. Mit einem österreichweiten Formular-Styleguide werden Nutzerfreundlichkeit (Usability) und Zugänglichkeit (Accessibility) sichergestellt.
Portale wie oesterreich.gv.at müssen nach den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger ausgerichet sein (Aufbau nach Lebenslagen wie Geburt, Heirat) und erleichtern die Inanspruchnahme der Amtsservices.
Daten müssen sicher übertragen und verwahrt werden. Erreicht wird das durch Festlegen von Sicherheitsklassen bis hin zur Verschlüsselung.
Für Gebühren und Abgaben ist eine elektronische Zahlung mit Zahlungsbestätigung des Zahlungsinstituts an die Behörde erforderlich.
Es muss eine zuverlässige elektronische Zustellung von Schriftstücken geben.

Das Konzept "Bürgerkarte" als Basis für Online-Verfahren

Die Verwendung der Bürgerkarte (Handy-Signatur) in einem elektronischen Amtsweg im Internet ermöglicht die eindeutige Identifizierung und Authentifizierung des Bürgers vor der Behörde.

Das Konzept "Bürgerkarte" sieht vor, dass eine eindeutige Beziehung zwischen Bürgerkarte (Handy-Signatur) und Besitzer, die sogenannte Personenbindung, hergestellt wird. Die Bürgerkarte (Handy-Signatur) hat nicht nur den Vorteil, dass die Datensicherheit erhöht wird, sondern man sich auch nicht mehr eine Vielzahl von verschiedenen Passwörtern merken muss. Damit haben alle Bürgerinnen und Bürger einen "zentralen Schlüssel" in der Hand.

Bürgerinnen und Bürger können mit Hilfe von elektronischen Formularen Anträge stellen, die oftmals im Internet bereits ausfüllbar sind. Für zahlreiche Amtsservices ist eine Identifizierung des Antragstellers und damit eine Zuordnung des Verfahrens zur richtigen Person erforderlich. Die Handy-Signatur stellt in diesen Fällen eine eindeutige Identifikation in E-Government-Verfahren sicher. Um ein Höchstmaß an Datenschutz zu gewährleisten, wird dazu von der Behörde eine bereichsspezifische Personenkennzeichnung von der Stammzahl abgeleitet. Die Stammzahl selbst darf in keinem Verfahren gespeichert werden, sondern ist nur eine mathematisch unumkehrbare Ableitung derselben. Diese Ableitung wird aus der Stammzahl sowie einer eindeutigen Kennung des Verfahrens errechnet.

Elektronische Zahlung (E-Payment)

Ein durchgängiges E-Government schließt die Bezahlung von Gebühren und Abgaben auf elektronischem Weg ein. Eine Überweisung muss auf elektronischem Weg sicher und unabstreitbar durchgeführt werden können. Applikationen müssen offen für alle bestehenden, aber auch für alle zukünftig am Markt vorhandenen Bezahlsysteme sein. Dabei reicht der Bogen von der Bareinzahlung bei der Amtskassa, über Überweisungen und Kreditkarten bis zur Bezahlung mit Mobiltelefon. Aus dieser Forderung der Offenheit leitet sich unmittelbar die Unabhängigkeit der einzelnen Applikationen von der konkreten Abwicklung der Bezahlung ab. Daher wurde die Spezifikation EPS2 (e-payment standard - Version 2) für Online-Bezahlvorgänge erarbeitet.

Die elektronische Bezahlung funktioniert wie beim Einkauf im Internet. Die Behörde bekommt noch während der Verfahrensabwicklung die elektronisch signierte Rückmeldung der erfolgten Zahlung. Sie muss nicht auf den Zahlungseingang warten, um das Verfahren abzuschließen. Sobald in einem Online-Formular die Zahlungsform "EPS-Online-Überweisung" ausgewählt wird, erfolgt eine Weiterleitung auf die Seite des Online-Banking-Systems der Bank.

Elektronische Zustellung

Eine Online-Transaktion besteht nicht nur aus der Antragstellung, sondern auch aus der Zustellung der Erledigung durch die Verwaltung. Da eine Zustellung über eine bloße E-Mail nicht den Sicherheitsstandards entspricht, erfolgt die Zustellung verstärkt über die sogenannte elektronische Zustellung in "Mein Postkorb". Diese gewährleistet eine sichere Übertragung. Auf die zugestellten Dokumente kann nur von den jeweils berechtigten Empfängern mittels ID Austria/Handy-Signatur zugegriffen werden. Die Abholung löst bei nachweislich zugestellten Nachrichten (RS-Schreiben) eine Empfangsbestätigung aus, die an die Behörde übermittelt wird. Die elektronische Zustellung ist für die Empfänger kostenlos.

Die elektronische Zustellung für Bürgerinnen und Bürger erfolgt in "Mein Postkorb" von oesterreich.gv.at. Die Registrierung erfolgt über oesterreich.gv.at oder die App "Digitales Amt". Zustellstücke können dort eingesehen und abgeholt werden. Für die Registrierung zur elektronischen Zustellung ist zunächst eine Anmeldung im angemeldeten Bereich von oesterreich.gv.at oder der App "Digitales Amt" mittels ID Austria/Handy-Signatur erforderlich. Im Anschluss ist die Registrierung über "Mein Postkorb" möglich, indem eine E-Mail-Adresse hinterlegt und verifiziert wird. An diese E-Mail-Adresse werden Verständigungen über den Eingang neuer Nachrichten in "Mein Postkorb" verschickt.

Die elektronische Zustellung für Unternehmen erfolgt in "Mein Postkorb" im angemeldeten Bereich des Unternehmensserviceportals (USP). Grundsätzlich sind die Unternehmen mit wenigen Ausnahmen zur Teilnahme verpflichtet. Registrierung erfolgt direkt über "Mein Postkorb" im angemeldeten Bereich des USP. Dafür ist die Zuweisung der Rolle "Postbevollmächtigte"/"Postbevollmächtigter" in der USP-Administration durch USP-Administratoren sowie die Aktivierung einer E-Mail-Adresse durch Postbevollmächtigte in "Mein Postkorb" notwendig. Neue Zustellungen werden im Posteingang dieser E-Mail-Adresse angezeigt. Einzelvertretungsbefugte Personen erhalten die Rolle "Postbevollmächtigte"/"Postbevollmächtigter" automatisch zugewiesen und können sofort in "Mein Postkorb" einsteigen.

RSa/RSb-Briefe elektronisch empfangen

Dies wird immer wichtiger. Entscheidender Vorteil ist, dass man nicht mehr "zur Post gehen" muss, um die behördlichen Schriftstücke abzuholen. Eine elektronisch zugestellte "Einschreibsendung" wird zumindest 14 Tage in "Mein Postkorb" bereitgehalten und noch weitere acht Wochen im elektronischen Postfach zur Verfügung gestellt. Vorübergehende Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand) können gemeldet werden. Während dieser Zeit werden keine Sendungen elektronisch zugestellt, sondern per Post versendet.

Hinweis

Im Unternehmenskontext können Berechtigte, nach erfolgreicher Anmeldung beim elektronischen Postfach "Mein Postkorb" im Unternehmensserviceportal, behördliche Schriftstücke - auch jene die nachweislich (RSa/RSb) zuzustellen sind - online abrufen.

E-Rechnung an die Verwaltung

Seit Jänner 2014 sind Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzubringen. Dies ist über das Unternehmensserviceportal möglich und beschleunigt Verwaltungsabläufe und hilft, Kosten zu sparen. Neben Einsparungen bei Portogebühren führt es auch zu CO²-Reduktion.

Nach einer ersten Prüfung auf formale Fehler wird die elektronische Rechnung an die entsprechende Dienststelle weitergeleitet. Eine Rechnungskopie im PDF-Format wird automatisch erzeugt und an die in der elektronischen Rechnung angegebene(n) E-Mail-Adresse(n) als Bestätigung der Einbringung rückübermittelt. Hat die Rechnungseinbringung nicht funktioniert, macht das System die Absenderin oder den Absender darauf aufmerksam.