Online Verfahren

Sogenannte Online-Verfahren ermöglichen Bürgern und der Wirtschaft, bestimmte Amtswege teilweise oder zur Gänze elektronisch durchzuführen.

Beispielsweise kann man verschiedene Amtswege von zu Hause aus über das Internet vorbereiten. Eine Voraussetzung ist Informations- und Datensicherheit.

Elektronische Signaturen, Elektronische Siegel

Die elektronische Signatur bietet Informations- und Datensicherheit auf höchstem Niveau und erleichtert die Abwicklung von elektronischen Behördenverfahren. Signator kann nur eine natürliche Person sein, sodass auch qualifizierte Signaturen nur von natürlichen Personen erstellt werden können. Qualifizierte Signaturen sind grundsätzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Für juristische Personen ist in der eIDAS-VO die Verwendung von elektronischen Siegeln vorgesehen. Mehr zu Elektronische Signaturen

Datenschutz und Datensicherheit

Der Vorteil für Anbringer, personenbezogen identifiziert an die Behörde heranzutreten, liegt in der einfacheren und bequemeren Durchführung des Anbringens. Durch die elektronische Signatur hat man gleichzeitig die Gewissheit, dass Personen ohne Berechtigung der Zugriff zu den Daten bzw. Verfahren nicht erlaubt ist. Die elektronische Signatur kann nur durch die Eingabe der PIN (Persönliche Identifizierungsnummer) ausgelöst werden. Gleichzeitig ist die PIN-Auslöse für die Behörde die Bestätigung, dass es sich tatsächlich um dieselbe Person handelt, die mit der Behörde elektronisch Kontakt aufgenommen hat. Mehr zu Datenschutz und Onlinesicherheit

Amtssignatur, elektronisches Siegel

Es muss auch darauf vertraut werden können, dass elektronische Dokumente von Behörden echt sind und tatsächlich von der jeweiligen Behörde stammen. Die Amtssignatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (Art. 3 Z 11 eIDAS-VO) oder ein fortgeschrittenes elektronisches Siegel (Art. 3 Z 26 eIDAS-VO), welches von einer Behörde auf einen Bescheid oder ein Dokument elektronisch aufgebracht wird. Zusätzlich wird dies am Dokument selbst durch die Bildmarke, den Amtssignatur- und Prüfhinweis visualisiert. Durch die Amtssignatur kann nicht nur die Echtheit und Unversehrtheit des elektronischen Dokuments überprüft werden, sondern zusätzlich hat der Ausdruck des Dokuments einer Behörde die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde. Mehr zu Amtssignatur und Bildmarke

Elektronische Zahlung (E-Payment)

Die Öffnung der Verfahren und eine weitgehend automatisierbare Abwicklung durch die digitale Verwaltung schließt notwendige Bezahlvorgänge mit ein. Apps und digitale Verfahren sollen für alle bestehenden, aber auch für alle zukünftigen am Markt vorhandenen Bezahlsysteme offen sein. Der Bogen von Bezahlsystemen reicht dabei von der Bareinzahlung bei der Amtskassa über Überweisungen und Kreditkarten bis zu Bezahlung mit Mobiltelefonen.

Aus dieser Forderung der Offenheit leitet sich unmittelbar die Unabhängigkeit der einzelnen App von der konkreten Abwicklung der Bezahlung ab. Die Art und Weise der Bezahlung hat für die App transparent zu sein. Dies wird dadurch erreicht, dass eine offene Schnittstelle zwischen App und Bezahlsystem (beziehungsweise einer zwischengelagerten Clearing-Stelle) eingeführt und definiert wird. Dazu wurde die Spezifikation EPS2 (e-payment standard - Version 2) für Online-Bezahlvorgänge erarbeitet.

Good Practice

Verfahren, die über Internet beantragt und erledigt werden, müssen auch entsprechend verbucht werden. Information über die angefallenen Gebühren und die Zahlung werden gemeldet. Die Stadt Wien hat zu diesem Zweck eine Transaktionsdatenbank geschaffen, die alle Zahlungswege problemlos integriert. 

Elektronische Zustellung

Die elektronische Zustellung ist ein wesentlicher Bestandteil einer serviceorientierten Verwaltung. Sie spart Zeit und erhöht den Komfort. Das Abholen eingeschriebener Briefe vom Postamt kann entfallen. In der Verwaltung kommt es zu deutlichen Kosteneinsparungen.

Eine einmalige Registrierung beim elektronischen Postfach Mein Postkorb genügt, um behördliche Schriftstücke, unabhängig von Ort und Zeit, empfangen zu können. Ist ein neues Schriftstück eingelangt, wird man per E-Mail informiert. Mehr unter Elektronische Zustellung

Oftmals verlangt die behördliche Kommunikation die nachweisliche Übergabe an die empfangende Person. Dies geschieht bei der herkömmlichen Zustellung mittels RSa- oder RSb-Brief, indem sich die Empfängerin bzw. der Empfänger bei dessen Entgegennahme gegenüber der zustellenden Person beziehungsweise am Postamt ausweist und den sogenannten Rückschein eigenhändig unterschreibt. Die Empfangsbestätigung wird in weiterer Folge an die Absendende oder den Absendenden rückübermittelt. 

Die nachweisliche elektronische Zustellung erfordert eine qualitative Identifizierung und Authentifizierung der Empfängerin bzw. des Empfängers und muss mit einer hinreichenden Sicherheit und Vertraulichkeit geschehen. Diese Kriterien erfüllt die Anmeldung am Zustellpostfach mit der elektronischen Identität. Sie ermöglicht eine eindeutige Identifikation sowie die sichere Authentifizierung und damit eine nachweisbare elektronische Übergabe. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterschreibt die empfangende Person auch den elektronischen "Rückschein", der an die Behörde rückübermittelt wird. Durch diese verlässliche Nachweisbarkeit unterscheidet sich die elektronische Zustellung von einer konventionellen E-Mail, bei welcher der Empfang einer Nachricht nur schwer nachweisbar ist.

Ein nachweislich elektronisch zugestelltes Dokument wird zumindest 14 Tage im elektronischen Postfach zur Abholung bereitgehalten und nach Ablauf weiterer acht Wochen aus dem Postfach entfernt. Auch können, wie bei der konventionellen Zustellung, vorübergehende Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand gemeldet werden. Während dieser Zeit werden keine neuen Sendungen elektronisch in Mein Postkorb zugestellt. Verfahrensrechtliche Fristenläufe werden daher auch nicht ausgelöst. Zu beachten ist jedoch, dass diese Abwesenheitsmeldung nicht verhindert, dass in Papier zugestellt werden kann. Andererseits ermöglicht die elektronische Zustellung, dass Schriftstücke auch im Urlaub mittels Internet praktisch überall rasch und bequem abgeholt werden können.

Duale Zustellung

Das System der dualen Zustellung bietet Behörden den Vorteil einer einheitlichen Schnittstelle für die elektronische Zustellung und Papierzustellung. Bedient sich die Behörde eines Dienstleisters, kann die Zustellung über die Schnittstelle der elektronischen Zustellung erfolgen. Ob die Zustellung letztlich elektronisch oder konventionell erfolgt, ergibt sich aus der elektronischen Erreichbarkeit der Empfängerin oder des Empfängers.