E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung Elektronische Rechnungen helfen Unternehmen, Zeit und Kosten zu sparen

Seit 1. Jänner 2014 müssen Rechnungen über Waren und Dienstleistungen an den Bund in strukturierter elektronischer Form eingebracht werden.Das Unternehmensserviceportal (USP) ist dafür ein zentrales Zugangsportal. Die E-Rechnung an die öffentliche Verwaltungspart allen Beteiligten Zeit und Geld. Bei umfassendem Einsatz – auch im B2B-Bereich – geht eine Studie der Wirtschaftskammer Österreich von insgesamt neun Mrd. Euro Einsparungspotenzial jährlich aus.

Im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit den Bundesdienststellen besteht seit 1. Jänner 2014 die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von strukturierten elektronischen Rechnungen (e-Rechnungen – § 5 Abs. 2 IKT-Konsolidierungsgesetz – IKTKonG). Seither werden von den Bundesdienststellen (eine ausführliche Liste finden Sie auf der Seite www.e-rechnung.gv.at unter Rechnungsempfänger) keine Papierrechnungen mehr akzeptiert. Eine Ausnahme bildet hier lediglich der Barzahlungsverkehr. Für Rechnungen an angeschlossene Stellen der anderen öffentlichen Verwaltung (zB das Land Oberösterreich) besteht diese gesetzliche Verpflichtung nicht.

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung können in einem strukturierten Format (ein festgelegtes technisches Format) über das USP (Unternehmensserviceportal, www.usp.gv.at) oder über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur (Pan European Public Procurement OnLine) elektronisch eingebracht werden. Die Rechnungen müssen nicht elektronisch signiert sein. Elektronisch signierte Rechnungen werden jedoch angenommen.

Das USP ermöglicht eine kostenlose Einbringung durch

  • händische Erfassung der Rechnung in einem bereitgestellten Onlineformular oder
  • händisches Hochladen (Upload) einer strukturierten Rechnungsdatei oder
  • automatisierte Übermittlung mittels Webservice (Computer-Computer-Verbindung).

Über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur können strukturierte Rechnungs-Dateien im PEPPOL-Format von einem registrierten, technischen Zugangspunkt an den Zugangspunkt von E-RECHNUNG.GV.AT übertragen werden.

Vertragspartnerinnen und Vertragspartner können ihre e-Rechnungen selbst einbringen oder ihre steuerlichen Vertreterinnen und Vertreter bzw. einen Service Provider mit der Einbringung beauftragen.

Die Auftragsreferenz und die Lieferantennummer sind für eine automatische organisatorische Zuordnung der e-Rechnung zur Rechnungsempfängerin bzw. zum Rechnungsempfänger erforderlich und werden ausschließlich von der beauftragenden Stelle bekanntgegeben.

Die erfolgreiche Annahme der e-Rechnung wird in einer E-Mail – samt PDF der eingebrachten Rechnung – umgehend bestätigt. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Zahlungsfrist zu laufen.

Voraussetzung für die Nutzung des Verfahrensservices „e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung“ ist die einmalige kostenlose Registrierung am Unternehmensserviceportal (USP). Wird die e-Rechnung jedoch durch einen steuerlichen Vertreter oder einen Service Provider eingebracht, muss die Vertragspartnerin bzw. der Vertragspartner nicht selbst am USP registriert sein.

Für Informationen und Unterstützung bei der Registrierung am USP steht das Service Center unter der Telefonnummer 050 233 733 (Montag bis Donnerstag, von 8 bis 16 Uhr, Freitag von 8 bis 14:30 Uhr) bereit. Für schriftliche Anfragen steht ein Kontaktformular unter www.usp.gv.at zur Verfügung.

Die elektronische Übermittlung von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und die daraus resultierende automatische Verarbeitung beschleunigen Verwaltungsabläufe und bringen Kosteneinsparungen sowie eine Reduktion von Umweltbelastungen mit sich. Papier, Portogebühren sowie Manipulationsaufwände und Wegzeiten können dank der elektronischen Rechnung eingespart werden. Darüber hinaus verringert die medienbruchfreie Weiterverarbeitung der Zahlen und Fakten die Fehlerquote und erlaubt eine kurze Bearbeitungszeit mit termingerechter Zahlung.

Bei ausschließlich elektronischer Rechnungslegung im gesamten österreichischen Wirtschafts- und Behördenverkehr schätzt das BMF das Einsparungspotenzial auf jährlich rund 400 Millionen Euro. Eine Studie der Wirtschaftskammer Österreichs geht sogar von neun Milliarden Euro an Einsparungen aus.

Für weitere Informationen zur e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung stehen die folgenden Links zur Webseite, zum Online-Ratgeber und zu Info-Broschüren zur Verfügung: