Meldungen durch berufsmäßige Parteienvertreter
 

Lernen Sie die neuen Funktionalitäten der Meldeformulare kennen, die Ihnen seit dem 10. November 2020 zur Verfügung stehen.

Mit den Neuerungen im Register der wirtschaftlichen Eigentümer im Zusammenhang mit der Möglichkeit zur Übermittlung von Compliance Packages, wurden die Meldeformulare für Parteienvertreter einer umfangreichen Überarbeitung unterzogen und um einige Funktionen erweitert.

Hinweis

Die Änderungen betreffen ausschließlich die neuen Funktionen der Meldeformulare für Parteienvertreter. Einen Leitfaden zum Meldeformular für Rechtsträger und zu den allgemeinen Funktionen finden Sie auf der Website unter dem Menüpunkt „Meldungen an das Register

Rechtsträgersuche

Der Beginn der Meldung erfolgt in gewohnter Art und Weise mit der Rechtsträgersuche. Sie wählen das jeweilige Stammregister (Firmenbuch, Vereins- oder Ergänzungsregister) aus, geben die Stammzahl an. Wenn der Rechtsträger gefunden wird, werden die Felder automatisch befüllt.

Rechträgersuche

Eine wesentliche Neuerung ist, dass das System nun überprüft, ob Sie befugt sind, für den ausgewählten Rechtsträger eine Meldung durch zu führen. Wenn dies nicht der Fall ist, erscheint folgender Hinweis:

Berechtigungshinweis

Sie können daher seit dem 10. November 2020 nur für jene Rechtsträger eine Meldung abgeben, für die Sie die letzte Meldung abgegeben oder die meldebefreit sind bzw. für die noch keine Meldung abgegeben wurde. Ist dies nicht der Fall, so können Sie bei der Registerbehörde per E-Mail an wiereg-registerbehoerde@bmf.gv.at unter Berufung auf die erteilte Vollmacht als berechtigter Parteienvertreter eingetragen werden. Mit 10. März 2021 wird für diesen Zweck ein eigenes Meldeformular zur Verfügung stehen.

Hinweis

Als Parteienvertreter sind Sie automatisch für die Rechtsträger frei geschaltet, für die sie zuletzt gemeldet haben.

Rechtsträger

Nach Durchführung der Rechtsträgersuche gelangen Sie wie gewohnt zur Übersichtsseite des Rechtsträgers. Auf der linken Seite finden Sie, wie bisher, die Formularnavigation. Diese wurde allerdings um die Punkte „Angaben zu Meldung“ erweitert. Wenn Sie ein Compliance Package übermitteln wollen, kommt zusätzlich noch der Punkt „Compliance-Package“ dazu.

 

Formularnavigation CP

Auf der Rechtsträgerseite finden Sie wie bisher die allgemeinen Informationen zum Rechtsträger, wann und von wem die letzte Meldung durchgeführt wurde und ob ein aufrechter Vermerk besteht.

Darunter finden Sie einen neuen Punkt, nämlich die Formularauswahl. Hier wählen Sie aus, ob Sie eine Meldung (mit oder ohne Compliance-Package) oder eine Ergänzung eines bestehenden Compliance-Packages durchführen wollen.

 

Formularauswah

Die Auswahlmöglichkeit „Ergänzung eines bestehenden Compliance-Package“ können Sie nur dann auswählen, wenn für den Rechtsträger ein gültiges Compliance-Package im Register gespeichert ist. Wenn eine „Ergänzung eines bestehenden Compliance-Package“ ausgewählt wird, verschwinden wie die Punkte „direkte wirtschaftliche Eigentümer“, „Oberste Rechtsträger“ und „Indirekte Wirtschaftliche Eigentümer“. Mit der Ergänzung können in der Folge alle angezeigten Daten geändert werden, ohne eine Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer durchzuführen.

Danach wählen Sie unter „Art der Meldung“ aus, ob Sie eine Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer oder eine subsidiäre Meldung der obersten Führungsebene melden möchten. Nähere Informationen dazu finden sie unter "Meldungen an das Register".

Art der Meldung

Im Anschluss können Sie bestätigen, ob die wirtschaftlichen Eigentümer von Ihnen als berufsmäßigen Parteienvertreter gemäß § 5 Abs. 1 Z 4 lit. a WiEReG festgestellt und überprüft wurden.

Feststellung und Überprüfung

Sollten Sie eine Überprüfung im Auftrag Ihres Klienten durchgeführt haben, so ist dies verpflichtend anzugeben.

Hinweis

Wenn Sie ein Compliance-Package übermitteln möchten, müssen Sie zuvor die wirtschaftlichen Eigentümer festgestellt und überprüft haben und beim Auswahlfeld „ja“ auswählen.

Abschließend können Sie noch auswählen, ob Sie ein Compliance-Package übermitteln möchten oder nicht.

Übermittlung

Achtung

Bitte beachten Sie, dass wenn Sie zuvor die Frage nach der Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer durch einen berufsmäßigen Parteienvertreter verneint haben, hier beim Compliance-Package automatisch „nein“ ausgewählt ist.

Angaben zur Meldung

Im nächsten Abschnitt können Sie E-Mailadressen für Rückfragen hinterlegen. Dabei ist die Angabe einer E-Mailadresse des Parteienvertreters verpflichtend, wenn ein Compliance-Package übermittelt wird. Die Angabe einer Adresse für den Rechtsträger ist immer optional.

 

Email für Rückfragen

In weiterer Folge kann ausgewählt werden, ob das Compliance-Package eingeschränkt werden soll oder nicht. Wenn „nein“ ausgewählt wird, kann das Compliance-Package über von allen Verpflichteten und Behörden eingesehen werden.

Einschränkung CP

Wenn das Compliance-Package eingeschränkt werden soll, wählen Sie „ja“ aus. Wenn das Compliance-Package eingeschränkt wird, so hat nur der Parteienvertreter, der als berechtigter Parteienvertreter im Register gespeichert ist, die Registerbehörde und jene Verpflichteten Einsicht, die Sie hinzufügen. Berechtigter Parteienvertreter ist jener, der die letzte Meldung an das Register übermittelt hat.


Wenn Sie auf „weiterer Eintrag“ klicken so können Sie Verpflichtete hinzufügen, die jedenfalls dauerhaft in ein Compliance-Package Einsicht erhalten sollen. Sie können dies in der Folge durch eine Meldung oder eine Ergänzung des Compliance-Packages wieder ändern.

Um weiteren Prozesse zu vereinfachen, sollten jene Verpflichtete, mit denen Ihr Klient in einer ständigen Geschäftsbeziehung (beispielsweise die Hausbank) steht, hinzugefügt werden. Verpflichtete, die Sie hier nicht angeben, können später eine Freigabe beantragen, die Sie über das WiEReG Management System freigeben können.

 

Freigabe Verpflichtete

Die Eingabe erfolgt analog zur Rechtsträgersuche. Sie wählen zuerst das Stammregister aus, dann die Stammzahl und der Name wird vom System automatisch befüllt. Mittels „weiterer Eintrag“ können Sie zusätzliche Verpflichtete berechtigen.

Hinweis

Der meldende Parteienvertreter hat grundsätzlich Zugriff auf das Compliance-Package. Sollte es zu einem Parteienvertreterwechsel kommen wird seine Zugriffsberechtigung von der Registerbehörde beendet.

Als letzten Punkt auf der Seite „Angaben zur Meldung“ können Sie auswählen, wer Ansprechpartner für Anfragen zur Freischaltung des eingeschränkten Compliance-Packages sein soll: der meldende Parteienvertreter, der Rechtsträger oder beide. Je nach Auswahl ist die Eingabe der entsprechenden E-Mailadressen verpflichtend.

Email für Freigabe

Hinweis

Wenn sowohl der Parteienvertreter als auch der Rechtsträger für die Freigabe von Compliance-Packages ausgewählt wurden, so kann die Freigaben von demjenigen erteilt werden, der als erster auf die Anfrage antwortet.

Compliance-Package

Auf der Seite Compliance-Package können Sie die in § 5a Abs. 1 WiEReG genannten Informationen, Daten und Dokumente übermitteln. Zu Beginn können Sie ein Organigramm der relevanten Beteiligungsstruktur hochladen. Für Rechtsträgern gemäß § 1 Abs. 2 Z 1 bis 4, 9 und 10 WiEReG ist dies verpflichtend vorgesehen.

 

Organigramm

Hinweis

Nach Hochladen einer Datei können Sie diese mittels Klicken auf das kleine PDF Symbol jederzeit ansehen.

Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit verschiedene relevante Dokumente hochzuladen. Es gibt dabei drei verschiedene Kategorien:

  • Dokumente des meldenden Rechtsträgers
  • Dokumente von relevanten übergeordneten inländischen Ebenen
  • Dokumente von relevanten ausländischen Ebenen

 

Dateien hochladen

Dokumente des meldenden Rechtsträgers

Hier können Sie Dokumente des meldenden Rechtsträgers hochladen. Im Dropdown Menü „Dokumentenart“ haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten zur Auswahl.

Daten meldender RT

Es wird hierbei zwischen Gesellschaften einerseits und Stiftungen, Trusts und trustähnliche Vereinbarungen andererseits unterschieden:
Bei Gesellschaften:

  • Gesellschaftsvertrag
  • Satzung
  • Gründungsdokument
  • Nachweis über die Beteiligungsverhältnisse
  • Nachweis über Anteilsrechte und Aktien
  • Treuhandschaftsvereinbarungen
  • Sonstiges Dokument

Bei Stiftungen, Trusts und trustähnlichen Vereinbarungen:

  • Stiftungsurkunde
  • Gründungsurkunde
  • Trusturkunde
  • Stiftungszusatzurkunde
  • Side Letter zu einer Trusturkunde
  • Sonstiger Nachweis über Begünstigte
  • Treuhandschaftsvereinbarung
  • Sonstiger Nachweis über Treuhandschaftsvereinbarung
  • Sonstiges Dokument

Nach Auswahl der Dokumentenart ist anzugeben, ob es sich bei dem hochgeladenen Dokument um ein vollständiges Dokument oder um einen, von einem berechtigten Parteienvertreter erstellten, Aktenvermerk handelt.


Danach kann unter dem Punkt „Beschreibung des Dokuments“ eine Beschreibung mittels Freitext eingegeben werden. Abschließend erfolgt noch die Angabe des Zeitpunkts der Ausstellung des Dokuments. Als Datum ist bei einem Aktenvermerk immer das Ausstellungsdatum des zugrundeliegenden Originaldokuments anzugeben. Am Zeilenende finden Sie den Button zum Hochladen des Dokuments. Mit dem Button „weiterer Eintrag“ können Sie eine weitere Zeile erzeugen und weitere Dokumente hinzufügen. Mit dem roten X am Ende können Sie Zeilen wieder entfernen.

 

Daten meldender RT befüllt

Dokumente von relevanten übergeordneten inländischen Ebenen

Als nächsten Punkt finden Sie die Eingabemöglichkeit von relevanten übergeordneten inländischen Ebenen. Die Eintragung erfolgt analog zur Rechtsträgersuche: Sie wählen das passende Stammregister aus, geben die Stammzahl an und die restlichen Felder werden vom System automatisch befüllt. Neben dem Namen und der Rechtsform sehen Sie auch, ob für den Rechtsträger ein Compliance-Package gespeichert ist und ob es noch gültig ist. Wenn dies der Fall ist, so kann bei „Verweis auf Compliance-Package“ „ja“ ausgewählt werden.

Sollten Sie nicht auf ein bestehendes Compliance-Package verweisen wollen, so können Sie unterhalb des Rechtsträgers die relevanten Dokumente hinzufügen. Die Funktionalität ist dabei dieselbe wie beim Dokumentenupload beim Rechtsträger selbst.

 

Daten überg. inl. Ebene

Sollten Sie auf ein bestehendes Compliance-Package verweisen wollen, so wählen Sie bitte beim Auswahlmenü „Verweis auf Compliance-Package“ „ja“ aus. Diesfalls können Sie für den betreffenden Rechtsträger keine Dokumente mehr hinzufügen.

 

Verweis CP Inland

Wenn Sie auf den Button „Daten aktualisieren“ klicken, so werden die Daten abgerufen und es werden die aktuellen Daten zum Compliance-Package angezeigt.

Beispiel

Sie möchten auf einen inländischen Rechtsträger verweisen, der im Augenblick kein gültiges Compliance-Package hat. Sie wissen aber, dass er bald ein gültiges Compliance-Package erhalten wird, weil dieses gerade vorbereitet wird. Sie können dann die Meldung für den Rechtsträger vorbereiten und speichern. Wenn das Compliance-Package des betreffenden übergeordneten Rechtsträgers übermittelt wurde, so können Sie die Daten aktualisieren und darauf verweisen.

Dokumente von relevanten übergeordneten ausländischen Ebenen

Als nächsten Punkt finden Sie die Eingabemöglichkeit von relevanten übergeordneten Ebenen.

Da es sich hier um Eintragungen von Rechtsträgern handelt, die keinen Sitz in Österreich haben, sind die Eintragungen manuell durchzuführen, ein automatischer Abgleich ist leider nicht möglich.

 

Daten überg. ausl. Ebene

Achtung

Bei den Dokumentenarten mit dem Zusatz (Gültigkeitsprüfung), darf das Ausstelldatum nicht älter als sechs Wochen sein. Sollte das Ausstelldatum weiter in der Vergangenheit liegen so ist die Übermittlung dieser Dokumente nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig. Diesfalls müssen Sie die Aktualität des Dokuments bestätigen und eine schlüssige Begründung angeben, warum das Dokument älter als sechs Wochen aber dennoch gültig ist. Sehen Sie hierzu auch Punkt 6.2 des WiEReG BMF-Erlasses.

Nachweis der Existenz

Im Abschluss können Sie in der Zusammenfassung die eingegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente überprüfen. Bevor Sie die Meldung absenden, können Sie den Auftrag zur Meldung als PDF generieren und diesen von Ihren Kunden unterfertigen lassen.

Achtung

Bei der Abgabe von Meldungen mit Compliance-Packages oder der Ergänzung eines Compliance-Packages ist der Auftrag zur Meldung verpflichtend einzuholen.

Wenn Sie im Anschluss auf den Absendebutton klicken erhalten Sie eine Aufforderung zur Bestätigung, dass Sie die Bestätigung der Geschäftsführung eingeholt haben.

Softsignatur

Abschluss

Abschließend können Sie die Eingaben noch einmal in der Zusammenfassung überprüfen und einen „Auftrag zur Meldung“ als PDF erstellen. Mit dem Absende Button können Sie die Meldung einbringen.