ABC der Werbungskosten

Im ABC der Werbungskosten finden Sie die wichtigsten Werbungskosten aufgelistet und erklärt, damit Sie sich darüber informieren können, welche Kosten Sie bei Ihrer Arbeitnehmerveranlagung in welcher Höhe als Werbungskosten geltend machen können.

Arbeitskleidung

Typische Berufskleidung oder Arbeitsschutzkleidung kann als Bekleidungsaufwand geltend gemacht werden. Kleidung, die üblicherweise auch privat getragen wird, kann nicht abgeschrieben werden. Dazu zählen die Ausgaben für ein Kostüm oder für einen Anzug, selbst wenn eine solche Bekleidung am Arbeitsplatz verlangt wird. Werbungskosten sind zB:

  • Schlosser-, Maler-, Asbest- und Monteuranzüge, Arbeitsmäntel
  • Stützschuhe und -strümpfe bei stehenden Berufen
  • Kochanzug, Fleischerschürze
  • Uniformen oder mit einem Firmenemblem versehene Dienstanzüge, die Uniformcharakter haben, sowie dazugehörige Accessoires (Mascherl, Krawatte)

Die Reinigungskosten für Ihre Arbeitskleidung können Sie nur bei außergewöhnlicher beruflicher Verschmutzung (zB Arbeitskleidung eines Automechanikers) absetzen. Eine weitere Voraussetzung für die Geltendmachung ist die Rechnung einer Reinigungsfirma.

Arbeitsmittel und Werkzeuge

Darunter fallen Wirtschaftsgüter, die überwiegend zur Ausübung einer Berufstätigkeit verwendet werden.

Beispiele

  • Computer
  • Kraftfahrzeuge bei Vertreterinnen und Vertretern im Außendienst
  • Messer bei Fleischerinnen und Fleischern oder Köchinnen und Köchen
  • Motorsäge bei Forstarbeiterinnen und Forstarbeitern
  • Musikinstrumente von Musikerinnen und Musikern oder Musiklehrerinnen und Musiklehrern

Arbeitsmittel und Werkzeuge, die nicht mehr als 400 Euro kosten, sind geringwertige Wirtschaftsgüter. Sie können zur Gänze in dem Kalenderjahr abgesetzt werden, in dem sie angeschafft wurden. Übersteigen die Anschaffungskosten bei einem mehr als ein Jahr nutzbaren Wirtschaftsgut 400 Euro, können sie nur verteilt über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgesetzt werden (Absetzung für Abnutzung, kurz AfA genannt). Werden Arbeitsmittel oder Werkzeuge nach dem 30. Juni des betreffenden Jahres angeschafft, kann für das erste Jahr nur die halbe AfA abgesetzt werden (siehe Beispiel beim Stichwort "Computer"). 

Arbeitszimmer

Die Aufwendungen für ein in der Privatwohnung eingerichtetes Arbeitszimmer einschließlich Einrichtung sind grundsätzlich nicht abzugsfähig. Abzugsfähige Ausgaben liegen nur dann vor, wenn das Arbeitszimmer (nahezu) ausschließlich beruflich genutzt wird und den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. 

Dies ist insbesondere bei Heimarbeiterinnen und -arbeitern, Heimbuchhalterinnen und -buchhaltern oder Teleworkern der Fall, nicht aber bei Lehrerinnen und Lehrern, Richterinnen und Richtern, Politikerinnen und Politikern oder Vertreterinnen und Vertretern. Aufwendungen für ein beruflich notwendiges, außerhalb des Wohnungsverbandes gelegenes, Arbeitszimmer können als Werbungskosten abgesetzt werden.

Als Werbungskosten im Zusammenhang mit einem Arbeitszimmer kommen folgende anteilige Kosten in Betracht:

  • Mietkosten
  • Betriebskosten (Beheizung, Beleuchtung, Versicherung etc.)
  • AfA für Einrichtungsgegenstände; bei Eigenheimen oder Eigentumswohnungen auch eine AfA von den Herstellungskosten
  • Finanzierungskosten
 

In der Wohnung außerhalb eines steuerlich anerkannten Arbeitszimmers beruflich genutzte Einrichtungsgegenstände (zB Schreibtische, Sessel, Regale, Büroschränke, Kästen) sind nicht abzugsfähig. Nur "typische" Arbeitsmittel – wie zB EDV-Ausstattung (inkl. Computertisch) und Fax – gelten im Ausmaß der beruflichen Nutzung als Arbeitsmittel. Es schadet daher nicht, dass sie in der Wohnung stehen und kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorhanden ist.

Aus- und Fortbildung, Umschulung 

Wann sind Bildungsmaßnahmen steuerlich absetzbar?

Aufwendungen für Bildungsmaßnahmen sind als Werbungskosten abzugsfähig, wenn sie Kosten für Fortbildung, Ausbildung im verwandten Beruf oder eine umfassende Umschulung darstellen.

Was sind Fort- und Ausbildungskosten und wann sind sie absetzbar?

Eine Fortbildung liegt vor, wenn bereits eine berufliche Tätigkeit ausgeübt wird und die Bildungsmaßnahmen (zB berufsbezogene Kurse, Seminare) der Verbesserung von Kenntnissen und Fähigkeiten in Ausübung dieser Tätigkeit dienen. Fortbildungskosten sind als Werbungskosten abziehbar. Auch kaufmännische oder bürotechnische Grundausbildungen (zB EDV-Kurse, Internet-Kurse, Erwerb des europäischen Computerführerscheins, Einführungskurse in Buchhaltung, Kostenrechnung, Lohnverrechnung oder Steuerlehre) sind ohne Prüfung einer konkreten Verwertbarkeit im jeweiligen Beruf abzugsfähig (siehe Sprachkurse).

Eine Ausbildung liegt vor, wenn die Bildungsmaßnahmen zur Erlangung von Kenntnissen dienen, die eine künftige Berufsausübung ermöglichen. Sie sind absetzbar, wenn sie im Zusammenhang mit einer zum aktuell ausgeübten Beruf verwandten Tätigkeit stehen. Verwandte Tätigkeiten sind zB Friseur und Fußpfleger, Fleischhauer und Koch, Elektrotechnikern und EDV-Techniker.

Steht eine Bildungsmaßnahme im Zusammenhang mit der bereits ausgeübten Tätigkeit, ist eine Unterscheidung in Fort- oder Ausbildung nicht erforderlich, weil in beiden Fällen Abzugsfähigkeit gegeben ist. Aus- und Fortbildungskosten unterscheiden sich von der Umschulung dadurch, dass sie nicht "umfassend" sein müssen, somit auch einzelne berufsspezifische Bildungssegmente als Werbungskosten abzugsfähig sind.

Beispiele für abzugsfähige Fort- und Ausbildungsaufwendungen:

  • Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Besuch einer HTL (Elektrotechnik) durch einen Elektriker
  • Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Architekturstudium eines Baumeisters (HTL) an einer Technischen Universität
  • Aufwendungen einer Restaurantfachfrau im Zusammenhang mit dem Besuch eines Lehrganges für Tourismusmanagement
  • Aufwendungen eines Technikers im Zusammenhang mit der Ablegung der Ziviltechnikerprüfung
  • Aufwendungen im Zusammenhang mit der Ablegung einer Berufsreifeprüfung oder dem Besuch einer AHS/BHS oder einem einschlägigen Universitätsstudium durch öffentlich Bedienstete

Was sind Umschulungskosten und wann sind sie absetzbar?

Eine Umschulung liegt vor, wenn die Maßnahmen derart umfassend sind, dass sie einen Einstieg in eine neue berufliche Tätigkeit ermöglichen, die mit der bisherigen Tätigkeit nicht verwandt ist, und auf die tatsächliche Ausübung eines anderen Berufes abgezielt wird.

Beispiele für abzugsfähige Umschulungsmaßnahmen:

  • Ausbildung einer Arbeitnehmerin aus dem Druckereibereich zur Krankenpflegerin
  • Aufwendungen eines Landarbeiters im Zusammenhang mit der Ausbildung zum Werkzeugmacher
  • Aufwendungen einer Schneiderin im Zusammenhang mit der Ausbildung zur Hebamme
  • Aufwendungen eines Studenten, der zur Finanzierung seines Studiums Einkünfte aus Hilfstätigkeiten oder aus fallweisen Beschäftigungen erzielt

Der Begriff "Umschulung" setzt – ebenso wie Aus- und Fortbildung – grundsätzlich voraus, dass die oder der Steuerpflichtige im Umschulungsjahr eine Tätigkeit ausübt, wenn auch nur einfache Tätigkeiten oder fallweise Beschäftigungen.

Beginn eines Medizinstudiums im Oktober 2011 und Aufnahme einer Tätigkeit als Taxifahrer im Februar 2012. Die Studienkosten können ab dem Jahr 2012 als Umschulungskosten abgesetzt werden

Umschulungskosten sind auch dann steuerlich zu berücksichtigen, wenn der andere Beruf, auf den die umfassende Umschulungsmaßnahme abzielt, nicht als Haupttätigkeit ausgeübt wird.

Wurde bereits ein Beruf ausgeübt, hindert eine eingetretene Arbeitslosigkeit die Abzugsfähigkeit von Umschulungskosten sowie von Aus- und Fortbildungskosten nicht, unabhängig davon, ob Arbeitslosengeld bezogen wurde. Da eine Pensionistin oder ein Pensionist keine Erwerbstätigkeit ausübt, sind Bildungsmaßnahmen jedweder Art (Fortbildung, Ausbildung, Umschulung) grundsätzlich nicht als Werbungskosten absetzbar. Davon ausgenommen ist eine Frühpensionistin oder ein Frühpensionist, die bzw. der einen beruflichen Wiedereinstieg anstrebt. Die Beweggründe für eine Umschulung können durch äußere Umstände (zB wirtschaftlich bedingte Umstrukturierungen des Arbeitgebers oder sogar Betriebsschließungen) hervorgerufen werden, an einer Unzufriedenheit im bisherigen Beruf liegen oder einem Interesse an einer beruflichen Neuorientierung entspringen. Die oder der Steuerpflichtige muss aber nachweisen oder glaubhaft machen, dass sie oder er tatsächlich auf die Ausübung eines anderen Berufs abzielt.  

Davon kann jedenfalls ausgegangen werden, wenn

  • die Einkunftserzielung im früher ausgeübten Beruf auf Grund von Arbeitslosigkeit nicht mehr gegeben ist oder
  • die weitere Einkunftserzielung im bisherigen Beruf gefährdet ist oder
  • die Berufschancen oder Verdienstmöglichkeiten durch die Umschulung verbessert werden.

Die Umschulung muss umfassend sein. Aufwendungen der oder des Steuerpflichtigen selbst im Zusammenhang mit Umschulungsmaßnahmen, die aus öffentlichen Mitteln (AMS) oder von Arbeitsstiftungen gefördert werden, sind immer als Werbungskosten abzugsfähig. Aufwendungen für einzelne Kurse oder Kursmodule für eine nicht verwandte berufliche Tätigkeit sind hingegen nicht als Umschulungskosten abzugsfähig (zB Aufwendungen für den Besuch eines einzelnen Krankenpflegekurses, der für sich allein keinen Berufsumstieg sicherstellt). Derartige Aufwendungen sind nur abzugsfähig, wenn sie Aus- oder Fortbildungskosten darstellen. 

Sind Kosten für ein Studium absetzbar? 

Die Kosten für ein Universitätsstudium können als Fortbildungskosten (zB Zweitstudium mit enger Verflechtung zum Erststudium wie etwa das Studium der Betriebswirtschaftslehre durch einen Juristen), als Ausbildungskosten in einem verwandten Beruf (zB Betriebswirtschaftsstudium eines Industriekaufmannes) oder als Umschulungskosten (zB Pharmaziestudium einer Bibliothekarin) absetzbar sein.

Dabei sind nicht nur Studienbeiträge, sondern sämtliche mit der Bildungsmaßnahme zusammenhängenden Kosten (zB Fachliteratur und Fahrtkosten) abzugsfähig.  

Wie sieht es mit Kosten für berufsbildende Schulen aus? 

Kosten für berufsbildende Schulen sind absetzbar, wenn sie mit dem ausgeübten oder einem verwandten Beruf zusammenhängen oder eine umfassende Umschulung darstellen. Absetzbar sind zB Aufwendungen einer Buchhalterin, die am Abend eine Handelsschule oder eine HAK besucht; eines leitenden Angestellten eines Exportunternehmens, der eine einschlägige Fachhochschule besucht; oder eines Technikers, der eine HTL besucht. 

Können Kosten für die "private" Ausbildung geltend gemacht werden? 

Nicht abzugsfähig sind Kosten für Ausbildungen, die hauptsächlich die Privatsphäre betreffen. Darunter fallen etwa Kosten für den B-Führerschein, für Sportkurse oder für Persönlichkeitsbildung.

Die Kosten für den C-Führerschein können Sie nur dann absetzen, wenn Sie den Führerschein für den ausgeübten oder verwandten Beruf benötigen. 

Welche Bildungskosten sind konkret als Werbungskosten absetzbar? 

Absetzbar sind insbesondere:

  • eigentliche Kurskosten (Kursbeitrag)
  • Kosten für Unterlagen, Fachliteratur
  • Kosten für "Arbeitsmittel" (zB anteilige PC-Kosten)
  • Fahrtkosten
  • allenfalls Tagesgelder (für die ersten fünf Tage, wenn der Kurs nicht am Wohnort oder Arbeitsort stattfindet)
  • Nächtigungskosten

Zu welchem Zeitpunkt und bei welchen Einkünften sind Bildungskosten absetzbar? 

Aus-, Fortbildungs- und Umschulungskosten sind wie alle Werbungskosten in jenem Jahr abzusetzen, in dem sie geleistet werden. Fortbildungskosten und Ausbildungskosten sind bei der bisherigen Tätigkeit als Werbungskosten geltend zu machen.

Kosten für eine umfassende Umschulung, die auf die tatsächliche Ausübung eines anderen Berufes abzielen, stellen sogenannte "vorweggenommene Werbungskosten" dar, die mit anderen (auch nichtselbständigen) Einkünften ausgleichsfähig sind. Im Einzelfall können auch Fortbildungskosten als vorweggenommene Werbungskosten berücksichtigt werden (zB Kurs über Wertpapierrecht bei Einstellungszusage einer Bank für die Wertpapierabteilung).

Die im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung beantragten Bildungsaufwendungen sind um die steuerfreien Förderungsmittel (zB Zuschüsse) zu kürzen. Beantragen Sie daher nur den Differenzbetrag!

Beispiel

Wenn Ihre Weiterbildungskosten 200 Euro betragen, Sie dafür 50 Euro an Förderungen refundiert bekommen, können Sie bei der Arbeitnehmerveranlagung nur die Differenz von 150 Euro für Weiterbildungskosten geltend machen.

Betriebsratsumlage

Die Betriebsratsumlage wird zwar bei der Lohnverrechnung einbehalten, wirkt sich jedoch bei der laufenden Lohnabrechnung nicht steuermindernd aus. Sie kann im Wege der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden.

Computer 

Aufwendungen für Computer und Zubehör (zB Drucker oder Scanner) sind Werbungskosten, soweit eine berufliche Verwendung vorliegt. Steht der Computer in der Wohnung, ist das Ausmaß der beruflichen Nutzung von der Arbeitnehmerin oder vom Arbeitnehmer nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.

Ohne besonderen Nachweis wird – wenn eine wesentliche Nutzung als Arbeitsmittel dem Grunde nach glaubhaft gemacht wird – ein Privatanteil von 40 % angenommen. Die Anschaffungskosten eines Computers sind über die Absetzung für Abnutzung (AfA) auf Basis einer zumindest dreijährigen Nutzungsdauer abzuschreiben.

PC, Bildschirm und Tastatur stellen eine Einheit dar. Werden Zubehörteile – wie Maus, Drucker oder Scanner – unter 400 Euro nachträglich angeschafft, können sie als geringwertiges Wirtschaftsgut (nach Abzug eines Privatanteils) sofort zur Gänze steuerlich abgesetzt werden.

Auch sämtliche mit dem Betrieb des Computers verbundene Aufwendungen wie Computertisch, Software, USB-Sticks, Handbücher und Papier, sind nach Maßgabe der beruflichen Nutzung absetzbar.

Beispiel

Anschaffung eines zu Hause aufgestellten, beruflich genutzten PC einschließlich Bildschirm und Tastatur um insgesamt 1.200 Euro am 11. August 2012. Die Werbungskosten betragen ohne Nachweis der Privatnutzung bei einer dreijährigen Nutzungsdauer:

Jahr insgesamt 40 % Privatanteil Abzug 
AfA 2012 200 Euro* 80 Euro 120 Euro 
AfA 2013 400 Euro 160 Euro 240 Euro 
AfA 2014 400 Euro 160 Euro 240 Euro 
AfA 2015 200 Euro* 80 Euro 120 Euro 

* Halbjahres-AfA

Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten

Wenn Ihr Beschäftigungsort vom Familienwohnsitz zu weit entfernt ist, um täglich nach Hause zu fahren (jedenfalls bei einer Entfernung von mehr als 80 km), und Sie somit eine Wohnung in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes benötigen, können Sie die Aufwendungen für diese Wohnung als Werbungskosten geltend machen. Voraussetzung für die doppelte Haushaltsführung ist, dass die Steuerpflichtige/der Steuerpflichtige zwei haushaltsführende Wohnsitze besitzt. Sie dürfen beispielsweise Miet- und Betriebskosten für eine zweckentsprechende angemietete Wohnung einschließlich der erforderlichen Einrichtungsgegenstände geltend machen oder Hotelkosten bis zu 2.200 Euro monatlich absetzen.

Weiters können Aufwendungen für Familienheimfahrten bis zu einem Höchstbetrag von 306 Euro pro Monat als Werbungskosten geltend gemacht werden. Als Fahrtkosten sind die Aufwendungen für das jeweils benützte Verkehrsmittel zu berücksichtigen (zB Bahnkarte, Kilometergeld).

Verheiratete sowie in eheähnlicher Gemeinschaft (auch ohne Kind) Lebende können diese Werbungskosten auf Dauer absetzen, wenn die Partnerin und der Partner steuerlich relevante Einkünfte (mehr als 2.200 Euro jährlich oder mehr als ein Zehntel der Einkünfte der/des Steuerpflichtigen) erzielen.

Ab dem Veranlagungsjahr 2013 werden die steuerlich relevanten (Ehe-)Partnereinkünfte auf 6.000 Euro erhöht.

Ist die Partnerin oder der Partner nicht berufstätig, kann die doppelte Haushaltsführung in der Regel für eine Dauer von zwei Jahren beansprucht werden. Bei Alleinstehenden ist sie mit sechs Monaten befristet. In Ausnahmefällen (zB in Berufszweigen mit typischerweise hoher Fluktuation, wie im Baugewerbe; bei befristeten Arbeitsverhältnissen; wenn am Familienwohnsitz ein pflegebedürftiger Angehöriger lebt; bei ausländischem Familienwohnsitz – auch bei wesentlichem Kaufkraftunterschied oder bei fremdenrechtlichen Zuzugsbeschränkungen) kann auch ein längerer Zeitraum gerechtfertigt sein.

Fachliteratur

Aufwendungen für Fachbücher (oder entsprechende elektronische Datenträger) sind als Werbungskosten absetzbar. Aus dem Beleg muss der genaue Titel des Werkes hervorgehen. Die Bezeichnung "diverse Fachliteratur" reicht nicht aus. Allgemein bildende Werke wie Lexika oder Nachschlagewerke gelten nicht als Fachliteratur. Auch Aufwendungen für Zeitungen stellen grundsätzlich privaten Aufwand dar.

Fahrrad

Beruflich veranlasste Fahrten (gilt nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) mit einem privaten Fahrrad können in Form des Kilometergeldes in Höhe von 0,38 Euro pro Kilometer als Werbungskosten berücksichtigt werden. Maximal für 1.500 Kilometer (= bis zu 570 Euro) jährlich.

Fahrtkosten

Siehe "Reisekosten" 

Fehlgelder

Kassenfehlbeträge, die die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer der Arbeitgeberin/dem Arbeitgeber ersetzen muss, sind Werbungskosten.

Gewerkschaftsbeiträge

Gewerkschaftsbeiträge dürfen nur dann als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn diese noch nicht vom Arbeitgeber einbehalten und bei der Lohnverrechnung berücksichtigt wurden. 

Internet

Die Kosten für eine beruflich veranlasste Verwendung eines Internetanschlusses sind entsprechend der beruflichen Nutzung absetzbar. Sofern eine Abgrenzung nicht möglich ist, ist die Aufteilung der Kosten zu schätzen.

Im beruflichen Ausmaß anteilig absetzbar sind die Providergebühr, die Leitungskosten (Online-Gebühren) oder die Kosten für Pauschalabrechnungen (zB Paketlösung für Internetzugang, Telefongebühr). Aufwendungen für beruflich veranlasste spezielle Anwendungsbereiche (zB Gebühr für die Benützung des Rechtsinformationssystems) sind zur Gänze absetzbar.

Kraftfahrzeug

Beruflich veranlasste Kosten für ein privates Kfz können entweder in Form von Kilometergeldern oder im tatsächlich nachgewiesenen Umfang als Werbungskosten berücksichtigt werden. 

Die Kilometergelder decken folgende Kosten ab:

  • Absetzung für Abnutzung
  • Treibstoff und Öl
  • Service- und Reparaturkosten
  • Zusatzausrüstungen (Winterreifen, Autoradio, Navigationsgerät usw.)
  • Steuern, (Park-)Gebühren, Mauten und Autobahnvignette
  • Versicherungen aller Art
  • Mitgliedsbeiträge für Autofahrerklubs
  • Finanzierungskosten

Kilometergelder können jährlich für maximal 30.000 beruflich gefahrene Kilometer abgesetzt werden.

An Stelle der Kilometergelder können die Kosten auch in tatsächlicher Höhe entsprechend der beruflichen Nutzung abgesetzt werden.

Neben dem Kilometergeld können Schäden auf Grund höherer Gewalt (insbesondere Reparaturaufwand nach unverschuldetem Unfall, Steinschlag), die sich im Rahmen eines beruflichen Kfz-Einsatzes ereignen, als Werbungskosten geltend gemacht werden

Zum Nachweis der beruflichen Jahresfahrleistung sollten Sie ein Fahrtenbuch mit Datum, Kilometerstand, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck der einzelnen Fahrt und beruflich zurückgelegte Tageskilometer führen. Wenn ein Nachweis über die Verwendung des Kfz auch mit anderen Unterlagen möglich ist (zB Reisekostenabrechnung gegenüber dem Arbeitgeber), benötigen Sie kein Fahrtenbuch.

Reisekosten

Das Einkommensteuergesetz spricht von einer Dienstreise, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer über Auftrag der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers außerhalb des Dienstortes tätig wird. Der Dienstreisebegriff ist relativ weit. Vom Arbeitgeber aus Anlass einer Dienstreise gezahlte Reisekostenersätze sind innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei.

Erhält die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine oder nur einen Teil der steuerlich zulässigen Reisekostenersätze, kann sie oder er ihre oder seine Aufwendungen ganz oder zum Teil als Werbungskosten geltend machen. Allerdings müssen die (im Vergleich zur Dienstreise strengeren) Voraussetzungen für eine "beruflich veranlasste Reise" vorliegen. Für Fahrtkosten gilt diese Einschränkung nicht, dh. die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer kann die Kosten für jede beruflich veranlasste Fahrt (ausgenommen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte), soweit sie nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden, als Werbungskosten geltend machen.

Wann liegt eine beruflich veranlasste Reise vor?

Eine beruflich veranlasste Reise liegt vor, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen eine Reise über eine größere Entfernung (in einer Richtung mindestens 25 km Fahrtstrecke) unternimmt. Dabei muss die Reisedauer mehr als drei Stunden bei Inlandsreisen betragen. Zudem darf kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet werden. Fahrtkosten sind auch bei geringerer Entfernung und kürzerer Dauer der Reise absetzbar.

Eine berufliche Veranlassung kann – anders als bei einer Dienstreise – auch ohne Auftrag der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers gegeben sein (zB bei Berufsfortbildung, zur Erlangung eines neuen Arbeitsplatzes). Absetzbare Aufwendungen (Reisekosten) wie Fahrtkosten, Verpflegungsmehr- und Nächtigungsaufwand müssen von der Arbeitnehmerin oder vom Arbeitnehmer selbst getragen worden sein.

Steuerfreie Reisekostenersätze der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers vermindern den jeweils abzugsfähigen Aufwand.

Fahrtkosten

Beruflich veranlasste Fahrtkosten sind – soweit der Arbeitgeber keinen Ersatz leistet – im tatsächlich angefallenen Umfang (Bahn, Flug, Taxi, Kfz) Werbungskosten, auch wenn die Mindestentfernung von 25 km und die Mindestdauer von drei Stunden unterschritten werden. Auch für Fahrten zwischen zwei oder mehreren Mittelpunkten der Tätigkeit stehen grundsätzlich Fahrtkosten zu. Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind hingegen bereits durch den Verkehrsabsetzbetrag und ein gegebenenfalls zustehendes Pendlerpauschale zur Gänze abgegolten.

Welche absetzbaren Aufwendungen sich bei beruflicher Nutzung eines eigenen Kfz ergeben können (zB Kilometergeld oder tatsächlich erwachsener beruflicher Kfz-Aufwand), finden Sie unter dem Stichwort "Kraftfahrzeug". 

Tagesgelder

Soweit eine beruflich veranlasste Reise mehr als drei Stunden bei Inlandsreisen dauert, können für jede angefangene Stunde 2,20 Euro (max. 26,40 Euro pro Tag) an Tagesgeldern abgesetzt werden. Dauert eine Reise zB 4,5 Stunden, stehen 11 Euro Tagesgeld zu. Das gilt auch dann, wenn höhere Kosten nachgewiesen werden. Bei Auslandsreisen gelten eigene Sätze. Dauert eine Reise im Ausland länger als drei Stunden, so kann für jede angefangene Stunde der Auslandsreise ein Zwölftel des Auslandstagessatzes gerechnet werden. Das volle Taggeld steht für 24 Stunden zu. 

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber keine oder geringere als die oben angeführten Reisekostenersätze steuerfrei erhalten, können die genannten Beträge beim Finanzamt geltend machen (so genannte "Differenzwerbungskosten"). Tagesgelder (sowie "Differenztaggelder") sind aber nicht absetzbar, wenn ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz am neuen Mittelpunkt der Tätigkeit, lebt der Anspruch auf Tagesgelder wieder neu auf. 

Nächtigungskosten

Ist die beruflich veranlasste Reise mit einer Nächtigung verbunden, können entweder die Kosten inkl. Frühstück lt. Beleg oder das Nächtigungspauschale von 15 Euro pro Nächtigung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Bei Nächtigungen auf Auslandsreisen kann ohne Belegnachweis der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete pro Nächtigung abgesetzt werden.

Stellt der Arbeitgeber kostenlos eine Nächtigungsmöglichkeit zur Verfügung, steht das Nächtigungspauschale nicht zu. Allfällige zusätzliche Aufwendungen (zB für das Frühstück) können aber geltend gemacht werden. Ohne Beleg sind diese im Schätzungsweg bei Inlandsreisen mit 4,40 Euro und bei Auslandsreisen mit 5,85 Euro pro Nächtigung anzusetzen. 

Sprachkurse

Kosten zum Erwerb von Fremdsprachenkenntnissen sind abzugsfähig, wenn man die Sprache im Beruf benötigt (zB als Sekretär, Telefonist, Kellner, Hotelangestellte oder Exportsachbearbeiter). Als Fremdsprache gilt jede von der Muttersprache verschiedene Sprache, gegebenenfalls auch Deutsch. Bei Sprachausbildungen im Ausland werden nur die Kurskosten berücksichtigt, nicht aber die Aufenthalts- und Fahrtkosten. 

Studienreisen

Aufwendungen für Studienreisen sind dann Berufsfortbildungskosten, wenn sie eindeutig von Privatreisen abgegrenzt werden können und folgende Voraussetzungen vorliegen:

  • Planung und Durchführung der Reise erfolgen entweder im Rahmen einer lehrgangsmäßigen Organisation oder in einer anderen Weise, die den beruflichen Anlass einwandfrei erkennen lässt.
  • Erworbene Kenntnisse müssen einigermaßen im Beruf verwertbar sein.
  • Das Programm muss nur auf die Berufsgruppe zugeschnitten sein.
  • Das Programm muss – orientiert an der Normalarbeitszeit – durchschnittlich acht Stunden täglich betragen.

Treffen diese Voraussetzungen zu, sind alle damit im Zusammenhang stehenden Aufwendungen (zB Fahrtkosten, Aufenthaltskosten, Teilnahmegebühren, Kongressunterlagen) als Werbungskosten absetzbar. Lässt sich bei Studienreisen mit Mischprogramm der beruflich veranlasste Reiseabschnitt klar vom privaten Reiseabschnitt trennen, sind die beruflich veranlassten Aufwendungen (zB anteilige Hotel- und Flugkosten, Teilnahmegebühren, Kongressgebühren) abzugsfähig.

Telefon, Handy

Kosten für beruflich veranlasste Telefonate sind im tatsächlichen Umfang als Werbungskosten absetzbar. Bei privaten Telefonen (Handys) kann der nachgewiesene oder glaubhaft gemachte beruflich veranlasste Teil an den Anschaffungskosten, Gesprächs- und Grundgebühren geltend gemacht werden. 

Teleworker

Bei Teleworkern, die ihre Arbeit ausschließlich zu Hause verrichten und beim Arbeitgeber über keinen Arbeitsplatz verfügen, ist die Arbeitsstätte die Wohnung. Fahrten zum Sitz der Firma stellen grundsätzlich Dienstreisen dar.

Beispielsweise können Telefongebühren, Ausgaben für einen Internetanschluss sowie bei Vorhandensein eines Arbeitszimmers auch anteilige Kosten für Miete, Strom und Heizung bei der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Pauschale Spesenersätze der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.