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Meldungen an das Register Alle meldepflichtigen Rechtsträger müssen ihre wirtschaftlichen Eigentümer bis zum 1. Juni 2018 melden. Ab dem 2. Mai 2018 können berufsmäßige Parteienvertreter für ihre Klienten Meldungen abgeben.

Wen trifft eine Meldepflicht an das Register?

Eine Meldepflicht trifft alle Rechtsträger im Sinne des § 1 Abs. 2 WiEReG mit Sitz im Inland. Es handelt sich dabei um:

  • offene Gesellschaften, Kommanditgesellschaften
  • Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung
  • Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften
  • Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, kleine Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit
  • Sparkassen
  • Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigungen, Europäische Gesellschaften (SE),
  • Europäische Genossenschaften (SCE)
  • Privatstiftungen gemäß § 1 PSG
  • sonstige Rechtsträger, deren Eintragung im Firmenbuch gemäß § 2 Z 13 FBG vorgesehen ist
  • Vereine gemäß § 1 VerG
  • Stiftungen und Fonds gemäß § 1 BStFG 2015
  • aufgrund eines Landesgesetzes eingerichtete Stiftungen und Fonds, sofern die Anwendung dieses Bundesgesetzes landesgesetzlich vorgesehen ist
  • Trusts und trustähnliche Vereinbarungen, wenn sie vom Inland aus verwaltet werden

Keine Rechtsträger im Sinne des WiEReG und daher nicht meldepflichtig sind:

  • im Firmenbuch eingetragene Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften
  • Wohnungseigentümergemeinschaften
  • Agrargemeinschaften
  • Gesellschaften nach bürgerlichem Recht
  • Einzelunternehmer

Welche Befreiungen von der Meldepflicht gibt es?

Eine Befreiung von der Meldepflicht wurde zwecks Verringerung der Verwaltungslasten für die Rechtsträger dann vorgesehen, wenn Daten automatisiert aus bereits vorhandenen Registern wie z.B. dem Firmenbuch übernommen werden können. § 6 WiEReG regelt die Meldebefreiungen im Detail. Die Meldebefreiungen werden vom System automatisch erkannt und für die jeweiligen Rechtsträger aktiviert. Dafür ist kein Handeln durch den Rechtsträger erforderlich. Ein meldebefreiter Rechtsträger benötigt daher auch keinen Zugang zum Unternehmensserviceportal..

Für Offene Gesellschaften und Kommanditgesellschaften gilt eine Meldebefreiung, wenn alle persönlich haftenden Gesellschafter natürliche Personen sind. Es werden dann die im Firmenbuch eingetragenen persönlich haftenden Gesellschafter als wirtschaftliche Eigentümer übernommen. Ab 1. August 2018 werden mit Inkrafttreten der DSGVO Novelle des WiEReG auch Kommanditisten als wirtschaftliche Eigentümer übernommen, wenn nicht mehr als drei Gesellschafter im Firmenbuch eingetragen sind. Wenn vier oder mehr Gesellschafter im Firmenbuch eingetragen sind, dann werden die im Firmenbuch eingetragenen geschäftsführenden Gesellschafter als wirtschaftliche Eigentümer (oberste Führungsebene) übernommen.

Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) liegt eine Meldebefreiung vor, wenn alle Gesellschafter natürliche Personen sind. Es werden dann die im Firmenbuch eingetragenen Gesellschafter als wirtschaftliche Eigentümer übernommen, sofern diese eine Beteiligung von mehr als 25 % halten. Hält kein Gesellschafter eine Beteiligung von mehr als 25 %, so werden die im Firmenbuch eingetragenen Geschäftsführer als wirtschaftliche Eigentümer eingetragen.

Bei Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften liegt eine Meldebefreiung vor. Es werden die im Firmenbuch eingetragenen Mitglieder des Vorstands oder, sofern auch Geschäftsleiter eingetragen sind, nur die Geschäftsleiter als wirtschaftliche Eigentümer übernommen.

Bei Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, kleine Versicherungsvereine und Sparkassen liegt eine Meldebefreiung vor. Es werden hier die im Firmenbuch oder im Ergänzungsregister für sonstige Betroffene eingetragenen Mitglieder des Vorstands als wirtschaftliche Eigentümer übernommen.

Bei Vereinen liegt eine Meldebefreiung vor. Es werden die im Vereinsregister eingetragenen organschaftlichen Vertreter als wirtschaftliche Eigentümer übernommen. 

Meldebefreiung im Formular

Im Meldeformular ist auf der Formularseite „Rechtsträger“ ein Punkt zur Befreiung von der Meldepflicht angeführt. Liegt eine Meldebefreiung vor, so wird dies vom System automatisch erkannt und angegeben.

Eintragungsfeld zum Verzicht der Meldebefreiung gemäß § 6 WiEReG

Es kann ausgewählt werden, ob auf die Meldebefreiung verzichtet wird oder nicht.

Dropdown Menü zum Verzicht der Meldebefreiung

Wenn auf die Meldebefreiung nicht verzichtet wird, erfolgt dies mit Auswahl der Antwortmöglichkeit „Nein“. 

Sollte auf die Meldebefreiung verzichtet werden, so ist dies mit „Ja“ zu bestätigen. Diesfalls öffnen sich die weiteren Formularseiten und eine Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer kann abgegeben werden.

Wegfall der Meldebefreiung

Die Meldebefreiung fällt dann weg, wenn eine „andere“ natürliche Person wirtschaftlicher Eigentümer des meldepflichtigen Rechtsträgers ist.

Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Anteile von mehr als 25% von einem Gesellschafter treuhändig gehalten werden oder entsprechende Syndikats- oder Stimmrechtsbindungsverträge bestehen. Wenn in Folge eine natürliche Person als wirtschaftlicher Eigentümer festgestellt wird, die nicht bereits automatisch in das Register übernommen wurde, dann besteht die Verpflichtung auf die Meldebefreiung im Formular zu verzichten und eine Meldung abzugeben. 

Beispiel: Der alleinige Gesellschafter (Person A) einer GmbH, hält die Anteile treuhändig für Person B. Die GmbH ist von der Meldepflicht befreit und die Person A wird als wirtschaftlicher Eigentümer in das Register übernommen. Aufgrund des Treuhandschaftsvertrages ist aber auch die Person B wirtschaftlicher Eigentümer der GmbH. Die Meldebefreiung fällt daher weg und die GmbH ist verpflichtet die Person A und die Person B an das Register zu melden.

Werden Personen automatisch in das Register übernommen, die gar keine wirtschaftlichen Eigentümer sind, dann besteht keine Verpflichtung den Registerstand zu korrigieren. Es darf aber freiwillig eine Meldung abgegeben werden.

Sorgfaltspflichten der Rechtsträger

Rechtsträger unterliegen einer Reihe von Sorgfaltspflichten hinsichtlich der Feststellung ihres wirtschaftlichen Eigentümers (§ 3 WiEReG).  

Rechtsträger haben die Identität ihres wirtschaftlichen Eigentümers festzustellen und angemessene Maßnahmen zur Überprüfung seiner Identität zu ergreifen, so dass sie davon überzeugt sind zu wissen, wer ihr wirtschaftlicher Eigentümer ist.  

Die Eintragung des wirtschaftlichen Eigentümers kann entweder durch die Gesellschaft selbst oder durch einen bevollmächtigten Vertreter z.B. Steuerberater, Rechtsanwalt, etc. erfolgen. 

Die Rechtsträger haben Kopien der Dokumente und Informationen, die zur Bestimmung des wirtschaftlichen Eigentümers erforderlich sind, bis mindestens fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums der natürlichen Person aufzubewahren. 

Die Überprüfung und Aktualisierung des wirtschaftlichen Eigentümers hat zumindest einmal jährlich zu erfolgen. 

Bei Trusts und trustähnlichen Vereinbarungen obliegt die Meldung des wirtschaftlichen Eigentümers dem Trustee oder einer mit dem Trustee vergleichbaren Person. Dieser oder diese hat insbesondere dafür zu sorgen, dass der Trust oder die trustähnliche Vereinbarung in das Ergänzungsregister für sonstige Betroffene eingetragen ist. 

Bei von der Meldepflicht befreiten Rechtsträgern kommen die Sorgfaltspflichten nur soweit zur Anwendung, wie diese für die Beurteilung des Vorliegens der Befreiung erforderlich sind.

Anzeige der Meldeformulare im Unternehmensserviceportal des Bundes 

Die Meldung des wirtschaftlichen Eigentümers erfolgt über das Unternehmensserviceportal und kann nach erfolgreicher Registrierung im Unternehmensserviceportal vorgenommen werden. Um die Online Formulare zur Meldung bzw. für die eigenen Daten aufrufen zu können ist es erforderlich, dass Ihr USP Administrator Ihnen eine oder beide der folgenden Rollen zugewiesen hat:

  • WIEREG eigene Daten einsehen“ oder
  • WIEREG Meldung wirtschaftlicher Eigentümer“

Sind Sie selbst Administrator müssen Sie sich die Rollen ebenfalls zuordnen.

Haben Sie die Rolle „WIEREG Meldung wirtschaftlicher Eigentümer“ zugeordnet, dann finden Sie das Formular zur Einmeldung über zwei mögliche Wege:

Weg 1: Im angemeldeten Bereich unter „Meine Services“ finden Sie den Link „Register der wirtschaftlichen Eigentümer – EINMELDUNG“

Deep Link auf USP Seite. Bild vergrößern

Wenn Sie auf den Link klicken wird ein neues Formular geöffnet und Sie können die Daten zu den wirtschaftlichen Eigentümern einmelden.

 Weg 2: Ebenfalls unter „Meine Services“ finden Sie das Verfahren „eFormulare“.

Link zu den eFormularen Bild vergrößern

Wenn Sie auf „eFormulare“ klicken, dann kommen Sie in die Meldungsablage und dort klicken Sie auf „Neue Meldung…“.

Link zu neuen Meldungen. Bild vergrößern

Das Formular mit dem Sie eine Meldung absetzen können steht unter „WiEReG – Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern“ zur Verfügung.

Link um neue Meldung zu erstellen. Bild vergrößern

Durchführung der Meldung

Wenn Sie die Meldung aufgerufen haben, sehen Sie nun die Meldemaske für die Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern. Sie sehen neben der allgemeinen Information drei Rubriken: „Umschlag“, „Formular“ und „Änderungsprotokoll“.

Darstellung des Umschlags der Meldung. Bild vergrößern

Klicken Sie nun auf den Button „Formular“.

Sie befinden sich nun in der Formularansicht.

Darstellung der ersten Seite der Formularansicht "Rechtsträger" Bild vergrößern

Das Meldeformular enthält fünf Formularseiten:

  1. Rechtsträger
  2. Direkter wirtschaftlicher Eigentümer
  3. Oberster Rechtsträger
  4. Indirekter wirtschaftlicher Eigentümer
  5. Zusammenfassung

Sie können durch die Formularseiten entweder durch Klicken auf den jeweiligen Reiter oder durch Verwenden der Buttons „Weiter“ und „Zurück“ am rechten unteren Ende der Seite navigieren.

Sie können zu allen Formularseiten springen und Eintragungen vornehmen, mit Ausnahme der „Zusammenfassung“. Die „Zusammenfassung“ wird nach Abschluss aller Eintragungen über den Reiter „Indirekte wirtschaftliche Eigentümer“ unter Verwendung des „Weiter“-Bottons automatisch erstellt und dient der Überprüfung der getätigten Eingaben. Sollten fehlerhafte Einträge vorliegen oder notwendige Informationen fehlen, so weist das System mit entsprechenden Fehlermeldungen darauf hin. Eine fehlerhafte oder unvollständige Meldung kann nicht abgesendet werden.

Sie haben die Möglichkeit jederzeit unter Verwendung des Buttons „Zwischenspeichern“ Ihren Arbeitsfortschritt zu sichern und zu einem späteren Zeitpunkt die Bearbeitung der Meldung fortzusetzen.

Der Button „Prüfen“ erlaubt Ihnen das Meldeformular auf die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Einträge zu prüfen. Alternativ wird die Prüffunktion bei der Erstellung der Zusammenfassung automatisch durchgeführt.

Die einzelnen Formularseiten im Detail:

Rechtsträger

Dies ist die erste Seite des Meldeformulars. Hier sehen Sie die allgemeinen Angaben zum Rechtsträger (Name, Rechtsform, etc.), den Zeitpunkt der letzten Meldung, eventuell eingebrachte Vermerke sowie den Status der Meldebefreiung. 

Direkte wirtschaftliche Eigentümer

Hier können Sie direkte wirtschaftliche Eigentümer am Rechtsträger eintragen oder bereits vorhandene Einträge aus einer früheren Meldung bearbeiten.

 Zur Erstellung eines neuen Eintrags klicken Sie auf „Weiteren Eintrag“.

Neuen direkten wirtschaftlichen Eigentümer durch klicken auf "weiterer Eintrag" anlegen. Bild vergrößern

Sie werden nun aufgefordert, den Hauptwohnsitz des wirtschaftlichen Eigentümers sowie die Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses anzugeben.

Eingabe des Wohnsitzes des wirtschaftlichen Eigentümers

Bei der Eingabe des Hauptwohnsitzes haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten: gemeldeter Hauptwohnsitz im Inland, kein gemeldeter Hauptwohnsitz im Inland und verstorben.

Gemeldeter Hauptwohnsitz im Inland

Liegt ein gemeldeter Hauptwohnsitz im Inland vor, so müssen Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum des wirtschaftlichen Eigentümers eingetragen werden. Das System übernimmt daraufhin die vorhandenen Daten wie Adresse etc. aus dem Zentralen Melderegister (ZMR). Sollten mehrere Personen mit gleichem Namen und Geburtsdatum existieren, fragt das System nach weiteren Informationen zur eindeutigen Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers.

Auswahl gemeldeter Wohnsitz im Inland

Kein gemeldeter Hauptwohnsitz im Inland

Liegt kein gemeldeter Hauptwohnsitz im Inland vor, dann sind keine Daten zur Person im ZMR vorhanden. Es sind somit die notwendigen Informationen manuell einzutragen.

Zusätzlich werden noch Angaben zur Staatsangehörigkeit sowie ein Nachweis zur Person in Form eines Scans eines gültigen Ausweisdokuments wie z.B. Reisepass benötigt.

Auswahl kein gemeldeter Wohnsitz im Inland. Bild vergrößern

Verstorben

Ist der direkte wirtschaftliche Eigentümer verstorben so müssen nur Vor- und Nachname eingetragen werden.

Auswahl Eigentümer verstorben.

Zusätzlich zu den Personenangaben des wirtschaftlichen Eigentümers sind Treuhandschaften anzuführen und die Art sowie der Umfang des wirtschaftlichen Interesses anzuführen.

Angabe ob Treuhandschaften vorliegen.

Das wirtschaftliche Interesse an einem Rechtsträger unterteilt sich in Eigentum, Stimmrechte, Kontrolle und sonstige Art und Weise. Es ist das jeweils zutreffende auszuwählen.

Bei den Punkten „Eigentum“ und „Stimmrechte“ ist der Anteil in Prozent anzugeben.

Angabe der Art und des Umfangs des wirtschaftlichen Interesses.

Oberster Rechtsträger

Ein oberster Rechtsträger ist immer dann anzugeben, wenn ein indirekter wirtschaftlicher Eigentümer an das Register gemeldet werden soll. In einem ersten Schritt wird der oberste Rechtsträger angelegt. In einem zweiten Schritt wird dem obersten Rechtsträger ein indirekter wirtschaftlicher Eigentümer auf der Formularseite „indirekte wirtschaftliche Eigentümer“ zugeordnet. Diese Zuordnung darf nur dann unterbleiben, wenn der oberste Rechtsträger seinen Sitz im Inland hat und stiftungsähnlich ist (§ 1 Abs. 2 Z 12, 15 bis 18 WiEReG), da in diesem Fall keine indirekten wirtschaftlichen Eigentümer zu melden sind.

Bei der Meldung ist daher zu unterscheiden, ob der Sitz des obersten Rechtsträger im Inland oder Ausland liegt.

 Sitz im Inland

Hat der oberste Rechtsträger seinen Sitz im Inland, so erfolgt die Datenübernahme anhand der Stammregisternummer (Firmenbuch, Vereinsregister oder Ergänzungsregister) automatisch, es muss nur das entsprechende Register z.B. Firmenbuch ausgewählt und die korrespondierende Stammzahl z.B. Firmenbuchnummer eingegeben werden.

Auswahl des obersten Rechtsträgers mit Sitz im Inland

Sitz im Ausland

Hat der oberste Rechtsträger seinen Sitz im Ausland so ist es notwendig, die geforderten Informationen manuell einzutragen.

Eingabe oberster Rechtsträger mit Sitz im Ausland

Indirekter wirtschaftlicher Eigentümer 

Die Eingabe des indirekten wirtschaftlichen Eigentümers gestaltet sich analog zum direkten wirtschaftlichen Eigentümer mit dem Unterschied, dass hier zusätzlich der oberste Rechtsträger, anzugeben ist. Der zuvor eingegebene oberste Rechtsträger kann im Dropdown Menü ausgewählt werden.

Eintragung des obersten Rechtsträgers bei indirekten wirtschaftlichen Eigentümern

Subsidiäre Meldung der Führungsebene

Bei Gesellschaften, bei denen gemäß § 2 Z 1 lit. b WiEReG keine natürlichen Personen als wirtschaftliche Eigentümer ermittelt werden können, hat eine subsidiäre Meldung der obersten Führungsebene der Gesellschaft zu erfolgen.

Wichtig: hierbei handelt es sich um die Führungsebene des meldenden Rechtsträgers und nicht jene von übergeordneten Gesellschaften wie zB Konzernmütter.

Zu diesem Zweck setzen Sie im Meldeformular unter dem Reiter „Rechtsträger“ unter dem Punkt „Subsidiäre Meldung der Führungsebene gemäß § 2 Z 1 lit. b WiEReG“ das Häkchen bei „Meldung der natürlichen Personen, die der obersten Führungsebene der Gesellschaft angehören“.

Subsidiäre Meldung auswählen Bild vergrößern

Durch Betätigung des „Weiter“ Buttons gelangen Sie auf die Seite „direkte wirtschaftliche Eigentümer“. Die Reiter „oberster Rechtsträger“ und „indirekter wirtschaftlicher Eigentümer“ werden nicht benötigt und werden automatisch ausgeblendet.

Subsidiäre Meldung, weiterer Eintrag Bild vergrößern

Mittels des Buttons „Weiter Eintrag“ fügen Sie eine Person – analog zur Meldung eines direkten wirtschaftlichen Eigentümers – hinzu. Den Punkt „Vorliegen eines Treuhandschaftsverhältnisses“ beantworten Sie mit „nein“.  Wählen Sie in der Drop-Down Liste bei „Art und Umfang des wirtschaftlichen Interessens“ den Menüpunkt „Angehöriger der Führungsebene“ aus. Wiederholen Sie diesen Schritt bis Sie alle Mitglieder der Führungsebene der Gesellschaft erfasst haben.

Meldung der Führungsebene Bild vergrößern


Zusammenfassung 

Bevor Sie auf diese Formularseite gelangen, erfolgt automatisch eine Prüfung der Eingaben. Sollten fehlerhafte Einträge vorliegen oder notwendige Informationen fehlen, so weist das System mit entsprechenden Fehlermeldungen darauf hin. Eine fehlerhafte oder unvollständige Meldung kann nicht abgesendet werden.

Wenn Sie zur Formularseite „Zusammenfassung“ gelangen, können Sie nochmals Ihre Eingaben überprüfen und durch Betätigen des Buttons „Absenden" Ihre Meldung an die Registerbehörde übermitteln. Änderungen können Sie vornehmen, indem Sie auf „Zurück“ klicken. Sie gelangen dann zu den vorhergehenden Formularseiten. Sie können auch das Formular speichern und zu einem späteren Zeitpunkt die Meldung übermitteln. Gespeicherte Formulare sind nur in Ihrem USP Account sichtbar. Wenn Sie das Formular abgesendet haben, können Sie sich auch das Meldeformular ausdrucken.

Meldungen durch Parteienvertreter

Parteienvertreter wie Steuerberater oder Rechtsanwälte können für ihre Klienten Meldungen im Register der wirtschaftlichen Eigentümer durchführen. Dazu wird von Seiten des Parteienvertreters ein eigener Zugang zum Unternehmensserviceportal benötigt. Ebenso müssen die entsprechenden Verfahrensrechte im USP durch den eigenen USP-Administrator vergeben werden (siehe hierzu den Punkt Organisatorische Voraussetzungen für Meldung und Einsicht in das Register).

Die Meldeformulare für Parteienvertreter entsprechen jenen der Rechtsträger und können  unter dem Punkt „Neue Meldungen…“  ausgewählt werden: „WiEReG – Meldungen durch Parteienvertreter“.

Button Parteienvertretermeldung

Mit dieser Auswahl gelangt der Parteienvertreter zur Rechtsträgersuche.  

Hinweis: wenn vom Parteienvertreter keine Pauschale erworben wurde, stehen die Rechtsträgersuche und die Meldefunktionalität für Klienten nicht zur Verfügung.

Nach durchgeführter Suche des Rechtsträgers, für den eine Meldung abgegeben werden soll, kann für diesen die Meldung durchgeführt werden. 

Das Meldeformular selbst unterscheidet sich nicht vom regulären Meldeformular.