Buchführungspflicht und Buchführungsgrenzen

Hier wird das erste Wirtschaftsjahr eines Unternehmens, die Rechnungslegungspflicht sowie die Gewinnermittlung näher erläutert. 

  1. Neu gegründete Einzelunternehmen und Personengesellschaften (ausgenommen GmbH & Co. KG) sind im ersten Wirtschaftsjahr noch in keinem Fall buchführungspflichtig. 
  2. Auch wenn keine Buchführungspflicht besteht: Freiwillig kann der Gewinn (auch von "Einfrau/Einmann-Betrieben" mit geringen Umsätzen) in jedem Fall durch Buchführung ermittelt werden. 

Die steuerliche Buchführungspflicht kann sich in erster Linie aus dem Unternehmensgesetzbuch (§§ 189 UGB) ergeben, weil eine "unternehmensrechtliche Buchführungspflicht" (das UGB spricht von "Rechnungslegungspflicht") auch eine steuerliche Buchführungspflicht (Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich, doppelte Buchführung) nach sich zieht (§ 124 BAO). Die Buchführungsgrenzen des § 125 BAO sind für land- und forstwirtschaftliche Betriebe oder wirtschaftliche Geschäftsbetriebe (§ 31 BAO) anzuwenden.  

Welche Unternehmen sind nach UGB rechnungslegungspflichtig? 

Das UGB definiert in § 189 Abs. 1 Z 2 Umsatz-Schwellenwerte, bei deren Überschreitung die Rechnungslegungspflicht eintritt. Dabei muss der Umsatz-Schwellenwert grundsätzlich zweimal hintereinander (= nachhaltig) überschritten worden sein. Sodann tritt nach Ablauf eines "Pufferjahres" die Rechnungslegungspflicht mit dem übernächsten Jahr ein (das Unterschreiten der Umsatzschwelle im Pufferjahr ist irrelevant).

Wird der "qualifizierte" Umsatz-Schwellenwert überschritten, tritt die Rechnungslegungspflicht bereits bei einmaligem Überschreiten und ohne Pufferjahr ein, somit bereits ab dem nächstfolgenden Geschäftsjahr (= Wirtschaftsjahr). 

Die Schwellenwerte betragen:

 Umsatz-SchwellenwertQualifizierter Umsatz-Schwellenwert
 700.000 Euro1.000.000 Euro
Rechnungslegungspflicht tritt einbei zweimaliger, aufeinanderfolgender Überschreitungbei einmaliger Überschreitung
ab wann?nach einem Pufferjahrohne Pufferjahr bereits ab Folgejahr
BeispieleUmsätze 2014 und 2015:
jeweils 750.000 Euro Rechnungslegungspflicht ab 2017
Umsatz 2016:
1.050.000 Euro Rechnungslegungspflicht ab 2017


Der Entfall einer bestehenden Rechnungslegungspflicht (Buchführungspflicht) erfordert grundsätzlich ebenfalls ein zweimaliges Unterschreiten des Umsatz-Schwellenwertes, tritt jedoch ohne "Pufferjahr" bereits ab dem darauf folgenden Jahr ein (bei Unterschreiten in 2015 und 2016 entfällt die Rechnungslegungspflicht daher bereits ab 2017). 

Diese Grenzen gelten in erster Linie für Gewerbetreibende. Die bei Überschreitung dieser Grenzen eintretende Rechnungslegungspflicht führt bei Einkünften aus Gewerbebetrieb automatisch zur Buchführungspflicht nach § 5 EStG.  

Worin unterscheidet sich die Gewinnermittlung nach § 5 von allen anderen Gewinnermittlungsarten? 

Nur bei der Gewinnermittlung nach § 5 EStG

  • müssen die Bilanzierungsvorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB) beachtet werden, insbesondere müssen drohende Risken (z.B. ernsthaft drohende Verbindlichkeiten oder Verluste, Wertminderungen von Betriebsvermögen) berücksichtigt werden; bei der Bilanzierung nach § 4 Abs. 1 EStG besteht dazu keine Verpflichtung,
  • dürfen auch Wirtschaftsgüter, die nicht unmittelbar im Betrieb eingesetzt werden (z.B. Mietgebäude, nicht mit dem Unternehmensgegenstand zusammenhängende Beteiligungen), zur Kapitalstärkung als so genanntes "gewillkürtes" Betriebsvermögen in die Bilanz aufgenommen werden,
  • waren Wertveränderungen von Grund und Boden im Rahmen des Gewerbebetriebes immer steuerlich relevant, bei anderen Gewinnermittlungsarten ist dies erst seit 1. April 2012 der Fall. Zuvor galten außerhalb der Gewinnermittlung nach § 5 EStG wie für Privatgrundstücke die Regelungen für die Spekulationsgeschäfte. War die Spekulationsfrist zum 31. März 2012 bereits abgelaufen (also bei Anschaffung vor dem 31. März 2002), können bei einer nachfolgenden Veräußerung dem Veräußerungserlös derartigen "Alt-Grund- und Bodens" pauschale Anschaffungskosten von 86 Prozent (bei Umwidmung in Bauland ab 1988: 40 Prozent) gegenübergestellt werden. Bei § 5-Ermittlern ist diese Pauschalierung nicht möglich, weil deren Grund und Boden zum Stichtag 31. März 2012 „steuerverfangen“ gewesen ist.
  • kann ein vom 31. Dezember abweichender Bilanzstichtag gewählt werden (dies ist daneben auch den nach § 4 Abs. 1 EStG buchführenden Land- und Forstwirtinnen/buchführenden Land- und Forstwirten erlaubt). 

Hinweis Für freie Berufe iSd UGB (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler, Schriftsteller) ist auch bei hohen Umsätzen keine Buchführungspflicht vorgesehen. Selbstverständlich können Freiberuflerinnen/Freiberufler – wie alle anderen Unternehmerinnen/Unternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind – freiwillig Bücher führen.

Für Unternehmerinnen/Unternehmer, die zwar Einkünfte aus selbständiger Arbeit nach § 22 EStG erzielen, aber keine freien Berufe im Sinne des UGB ausüben (z.B. Hausverwalter), sind die Umsatz-Schwellenwerte des UGB hingegen anzuwenden; ihr Überschreiten führt aber nicht zur Gewinnermittlung nach § 5 EStG, sondern nach § 4 Abs. 1 EStG.

Für Personengesellschaften, also Offene Gesellschaften (OG) oder Kommanditgesellschaften (KG) mit mindestens einer natürlichen Person als unbeschränkt haftende Gesellschafterin oder haftender Gesellschafter und Gesellschaften nach bürgerlichem Recht (GesnbR), gelten hier die gleichen Regelungen wie für Einzelunternehmen (Umsatzschwellen, keine Rechnungslegungspflicht für freie Berufe).  

Eine umsatz- und tätigkeitsunabhängige (also auch bei nicht gewerblichen Tätigkeiten bestehende) Buchführungspflicht gilt für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und für die GmbH & Co. KG (bei der keine natürliche Person unbeschränkt haftet). Man spricht daher von einer "Rechnungslegungspflicht kraft Rechtsform". 

Nachstehende Übersicht fasst die Organisationsformen des betrieblichen Rechnungswesens für Gewerbebetriebe zusammen:

RechtsformUmsatzgrenzeArt des Rechnungswesens
Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Offene Gesellschaft - OG, Kommanditgesellschaft - KG)bis 220.000 Euro Umsatz im Vorjahrwahlweise Basispauschalierung1), Einnahmen-Ausgaben Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs. 1 EStG) möglich
 bis 700.000 Euro Umsatzwahlweise Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs. 1 EStG; bei Fortsetzungsoption2) auch nach § 5 EStG) möglich
 bei zweimaliger Überschreitung der Umsatzgrenze von 700.000 Euro oder einmaliger Überschreitung von 1.000.000 Eurodoppelte Buchführung nach § 5 EStG verpflichtend

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), GmbH & Co. KG

 
keine Umsatzgrenzedoppelte Buchführung (nach § 5 EStG, gilt für GmbH und AG auch bei nicht gewerblicher Tätigkeit) unabhängig vom Umsatz stets verpflichtend

1) Siehe auch Pauschalierung. Es bestehen daneben auch branchenspezifische Pauschalierungsmöglichkeiten, die auch bei höheren Umsätzen noch anwendbar sind.

2) Antrag auf Fortsetzung der Gewinnermittlung nach § 5 EStG bei Wegfall der Rechnungslegungspflicht wegen zweimaligen Unterschreitens des Schwellenwertes (§ 5 Abs. 2 EStG)

Welche Gewinnermittlung ist bei Gründung eines Betriebes anzuwenden? 

Im Wirtschaftsjahr der Gründung eines Betriebes kann eine Rechnungslegungspflicht nur kraft Rechtsform (also insbesondere bei Führung des Betriebes in Form einer GmbH) gegeben sein. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (ausgenommen GmbH & Co. KG) ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwendbar. Eine Pauschalierung ist jedenfalls möglich, wenn die Umsätze des Gründungsjahres 220.000 Euro nicht übersteigen. Es kann aber auch eine freiwillige Buchführung (Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 EStG) gewählt werden.  

Welche Gewinnermittlung ist bei Übernahme eines bereits bestehenden Betriebes anzuwenden? 

Wird ein bereits rechnungslegungspflichtiger Betrieb übernommen, muss auch die oder der Übernehmende den Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln. 

Wird ein nicht rechnungslegungspflichtiger Betrieb übernommen, kann die oder der Übernehmende die Gewinnermittlung im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten (freiwillige Buchführung nach § 4 Abs. 1 EStG, E/A-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG oder Pauschalierung) wie im Falle einer Unternehmensgründung frei wählen.

Im Fall der Gesamtrechtsnachfolge (Erbschaft) setzt eine Pauschalierung allerdings voraus, dass die Rechtsvorgängerin oder der Rechtsvorgänger im letzten vollen Kalenderjahr den jeweils maßgebenden Umsatz (für Basispauschalierung daher 220.000 Euro) nicht überschritten hat.

Stand: 01.01.2017

Abgenommen durch:
  • Bundesministerium für Finanzen