Vorsteuerabzug/Vorschriftsgemäße Rechnung

Durch den Vorsteuerabzug werden Unternehmerinnen/Unternehmer von der Umsatzsteuer entlastet, da der Steuerträger der Umsatzsteuer grundsätzlich nur der Endverbrauer sein soll.

Allgemeines

Eine Unternehmerin oder ein Unternehmer ist grundsätzlich zum Abzug der der ihr/ihm verrechneten Umsatzsteuer als Vorsteuer berechtigt, wenn der Umsatz (Lieferung/Dienstleistung) im Inland an ihr oder sein Unternehmen ausgeführt wurde und darüber eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 11 UStG vorliegt.(§ 12 Abs. 1 UStG). Für Istversteuerer (§ 17 UStG), deren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG - hierbei bleiben die Umsätze aus Hilfsgeschäften einschließlich der Geschäftsveräußerungen  außer Ansatz - im vorangegangenen Veranlagungszeitraum 2.000.000 Euro nicht überstiegen haben, ist zusätzliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, dass die Zahlung geleistet worden ist. Durch das Steuerreformgesetz 2015/2016, BGBl. I Nr. 118/2015, ist bei Istbesteuerung die Möglichkeit geschaffen worden, bei Vorliegen aller übrigen Voraussetzungen des § 12 UStG die auf die erbrachte Leistung entfallende Vorsteuer vollständig zu überrechnen.

Ein Vorsteuerabzug steht auch bei geleisteten Anzahlungen (also vor Leistungsbezug) zu, wenn die Anzahlung entrichtet und darüber eine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt wurde.

Vorsteuern  können sich bei Vorliegen der sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen auch im Zusammenhang mit Einfuhre aus Drittländern (Einfuhrumsatzsteuer), innergemeinschaftlichen Erwerben (Erwerbsteuer) oder beim Übergang der Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin oder den Leistungsempfänger ergeben und unabhängig von einer Rechnungsausstellung entsprechend § 12 UStG geltend gemacht werden.

Vorsteuern, die für Sie als Österreichische Unternehmerin/Österreichischer Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat angefallen sind, können, wobei die rechtlichen Regelungen zum Vorsteuerabzug des Erstattungsstaates zur Anwendung kommen, im Rahmen des sog. Vorsteuererstattungsverfahren elektronisch über FinanzOnline geltend gemacht werden. Dies gilt allerdings nur, wenn Sie sich im betreffenden Mitgliedstaat nicht steuerlich erfassen lassen müssen z. B., weil die Steuerschuld für eine von Ihnen erbrachte Dienstleistung auf den dortigen Leistungsempfänger übergeht. 
Weitere Informationen zu den einzelnen EU-Mitgliedstaaten finden Sie auf den Seiten der Europäischen Kommission bzw. bei den zuständigen Finanzverwaltungen der EU-Mitgliedstaaten.

Zum Vorsteuerabzug berechtigt sind grundsätzlich alle Unternehmerinnen und Unternehmer (ausgenommen unecht steuerbefreite) im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit.

Kleinunternehmen müssen, um Vorsteuern geltend zu machen, mit Antrag zur Regelbesteuerung optieren.

Als für das Unternehmen ausgeführt gelten Lieferungen, sonstige Leistungen und die Einfuhr von Gegenständen, wenn sie für die Zwecke des Unternehmens erfolgen und zu mindestens zehn Prozent unternehmerischen Zwecken dienen (§ 12 Abs. 2 UStG). Für Gebäude gibt es besondere Regelungen in den Umsatzsteuerrichtlinien 2000 Rz 1901 ff.

Bei Aufwendungen im Zusammenhang mit Pkw, Kombi und Motorrädern ist kein Vorsteuerabzug möglich (ausgenommen z. B. Taxis, Fahrschulfahrzeuge). Spezielle Regeln gibt es auch bei Repräsentationsaufwendungen (z. B. Bewirtungsspesen).

Auch Vorsteuerbeträge, die die Phase der Unternehmensgründung betreffen (also vor Ausführung von eigenen Umsätzen), können im Wege der nachfolgenden Steuererklärung (Umsatzsteuervoranmeldung) beim Finanzamt geltend gemacht werden (z. B. aus der Lieferung einer Geschäftseinrichtung, für Investitionen, Vertragserrichtung etc.). 

Für den Vorsteuerabzug sind die Verhältnisse im Leistungszeitpunkt entscheidend.
Ändern sich nachträglich die für den Vorsteuerabzug maßgeblichen Verhältnisse in einem gemäß § 12 Abs. 10 bis Abs. 12 UStG festgelegten Zeitraum, so ist eine Berichtigung des Vorsteuerabzuges entsprechend dieser gesetzlichen Bestimmungen vorzunehmen.

Der Vorsteuerberichtigungszeitraum beträgt beispielweise bei Grundstücken (einschließlich der aktivierungspflichtigen Aufwendungen und der Kosten von Großreparaturen) derzeit 20 Jahre. D. h.. wenn sich bei einem im Anlagevermögen befindlichen Grundstück, innerhalb der auf das Jahr der erstmaligen Verwendung folgenden neunzehn Kalenderjahre die für den Vorsteuerabzug maßgeblichen Verhältnisse ändern, hat für jedes Jahr der Änderung eine Berichtigung in Höhe von einem Zwanzigstel des bereits geltend gemachten Vorsteuerabzugs zu erfolgen.  

Vorschriftsmäßige Rechnung 

Für die Vornahme des Vorsteuerabzuges auf Grund eines Leistungsbezuges bzw. bei geleisteten Anzahlungen ist es notwendig, dass die erhaltene Rechnung genau den gesetzlichen Anforderungen des § 11 UStG entspricht.

Grundsätzlich sind Sie als Unternehmerin/Unternehmer, falls Sie im Inland Lieferungen oder Dienstleistungen iSd § 1 Abs. 1 Z 1 UStG tätigen, zur Ausstellung einer Rechnung berechtigt. Eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung nach § 11 UStG bzw. Art. 11 UStG besteht für Sie allerdings in folgenden Fällen:

  • Bei Ausführung von inländischen Umsätzen an andere Unternehmerinnen/Unternehmer für deren Unternehmen oder an juristische Personen, soweit diese nicht Unternehmer sind
  • Bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Nicht-Unternehmerin/einen Nicht-Unternehmer
  • Bei Ausführung einer in einem anderen EU-Mitgliedstaat steuerbaren Dienstleistung (§ 3a Abs. 6 UStG - Leistungsortregel), bei der die Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin/den Leistungsempfänger übergeht und Sie als leistende Unternehmerin/leistender Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder Ihr Unternehmen betreiben, noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte haben
  • Bei Ausführung steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferungen bzw. Ausfuhrlieferungen
  • Bei Ausführung von Umsätzen im Drittlandsgebiet an Unternehmerinnen/Unternehmer

Die Unternehmerin/Der Unternehmer hat seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen. Werden im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen, die unter § 3a Abs. 6 UStG fallen und für die die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge) oder innergemeinschaftliche Lieferungen, durchgeführt, hat die Rechnungsausstellung bis spätestens zum 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Kalendermonats zu erfolgen.

Tipp Auf die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung haben Sie gegenüber Ihrer Geschäftspartnerin/Ihrem Geschäftspartner nur einen zivilrechtlichen Anspruch!

Die leistende Unternehmerin/der leistende Unternehmer darf eine Rechnung gemäß § 11 UStG auch elektronisch z. B. per E-Mail, als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Rechnung oder als Fax-Rechnung an eine andere Unternehmerin/einen anderen Unternehmer übermitteln (sog. E-Rechnung).
Voraussetzung  ist, dass die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungslegung zustimmt. Bei Ausstellung einer Rechnung in mehreren Formaten (z. B. als PDF- und XML-Datei) oder als Papier- und E-Rechnung muss jedenfalls der Hinweis darauf in der Rechnung aufgenommen werden, um eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden. Für eine zum Vorsteuerabzug berechtigende E-Rechnung ist erforderlich, dass die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung, die Unversehrtheit ihre Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies müssen sowohl Leistungserbringerin/Leistungserbringer als auch Leistungsempfängerin/Leistungsempfänger unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich sicherstellen.

Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität der Leistungserbringerin/des Leistungserbringers oder der Rechnungsausstellerin/des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach § 11 UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.

Jede Unternehmerin/Jeder Unternehmer kann das für ihn geeignete Verfahren zur Sicherstellung dieser drei Voraussetzungen frei wählen. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer E-Rechnung sind jedenfalls gewährleistet,

  • wenn die Unternehmerin/der Unternehmer ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung oder sonstigen Leistung geschaffen wird,
  • wenn eine E-Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) übermittelt wird,
  • wenn die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Z 3a Signaturgesetz versehen ist, oder
  • wenn die Rechnung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches übermittelt wird, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet.

In bestimmten Branchen ist es auch üblich, dass die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger selbst über den Leistungsbezug abrechnet (z. B. bei Abrechnung von Lizenzen durch die Lizenznehmerin/den Lizenznehmer oder von Autorenhonoraren durch den Verlag). Wenn diese Abrechnung (Gutschrift)

  • den Formerfordernissen einer Rechnung entspricht,
  • der leistenden Unternehmerin/dem leistenden Unternehmer zugegangen ist,
  • Einverständnis zwischen Ausstellerin/Aussteller und Empfängerin/Empfänger besteht, dass mit einer Gutschrift abgerechnet wird und
  • als "Gutschrift" bezeichnet wird,

kann die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger (z. B. Lizenznehmerin/Lizenznehmer, Verlag) auf Grund dieser selbst ausgestellten Rechnung (= Gutschrift) ebenfalls einen Vorsteuerabzug geltend machen. Die Gutschrift verliert allerdings die Wirkung einer Rechnung, wenn die Rechnungsempfängerin/der Rechnungsempfänger dem in ihr enthaltenen Steuerbetrag widerspricht. Eine Gutschrift kann bei Erfüllung der Voraussetzungen für E-Rechnungen ebenfalls elektronisch übermittelt werden. 
Wird mittels Gutschrift abgerechnet, entfällt die oben erwähnte Verpflichtung zur Rechnungsausstellung.

Stellt eine Unternehmerin/ein Unternehmer eine Rechnung über eine steuerpflichtige Leistung aus, so hat sie/er eine Kopie bzw. Durchschrift anzufertigen und diese grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihre Inhalts und ihre Lesbarkeit ebenfalls für diesen Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Eine urschriftgetreue Wiedergabe von E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Eine Aufbewahrung der E-Rechnung als Ausdruck in Papierform ist bei Berücksichtigung der genannten Voraussetzungen jedenfalls zulässig. Die E-Rechnungen müssen in solch einem Fall nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden.

Tipp Wurde die E-Rechnung in ein anderes Format konvertiert, so muss aus den aufbewahrten Daten zweifelsfrei hervorgehen, dass gegenüber der Originaldatei keine inhaltlichen Änderungen erfolgt sind. Andere Aufbewahrungsmöglichkeiten außerhalb des UStG bleiben unberührt. Sowohl die Rechnungsausstellerin/der Rechnungsaussteller als auch die unternehmerische Leistungsempfängerin/der unternehmerische Leistungsempfänger müssen auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten als Teil der Rechnung aufbewahren (z. B. elektronische Signatur, Signaturprüfprotokoll und Vereinbarung betreffend EDI-Verfahren; innerbetriebliches Steuerungsverfahren).


Formerfordernisse einer Rechnung

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss gemäß § 11 Abs. 1 ZUStG folgende Angaben enthalten:

  • den Namen und die Adresse der liefernden oder leistenden Unternehmerin/des liefernden leistenden Unternehmers (Leistungserbringerin/Leistungserbringer)
  • den Namen und die Adresse der Abnehmerin/des Abnehmers der Lieferung bzw. der Empfängerin/des Empfängers der Leistung (Leistungsempfängerin/Leistungsempfänger). Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, ist zusätzlich die UID-Nummer der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers anzugeben, wenn die leistende Unternehmerin/der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), ihren/seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an eine andere Unternehmerin/einen anderen Unternehmer für deren/dessen Unternehmen ausgeführt wird
  • die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. die Art und der Umfang der erbrachten Leistung (Leistungsumfang)
  • das Datum der Lieferung bzw. erbrachten Leistung oder den Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt (Leistungszeitpunkt, -zeitraum)
  • das Entgelt für die Lieferung bzw. die Leistung (Nettobetrag) und den anzuwendenden Steuersatz
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag mit Bezeichnung Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer (nur den Steuersatz anzugeben wäre unzureichend!)
  • das Ausstellungsdatum
  • die fortlaufende Rechnungsnummer
  • die UID-Nummer der leistenden Unternehmerin/des leistenden Unternehmers

Tipp Wer beim Vorsteuerabzug auf Nummer sicher gehen will, sollte nur solche Rechnungen akzeptieren, die sowohl den Namen und die Anschrift der Leistungserbringerin/des Leistungserbringers sowie der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers als auch eine detaillierte Beschreibung der bezogenen Lieferung bzw. Leistung enthalten.

Die Angaben über Leistungserbringerin/Leistungserbringer, Leistungsempfängerin/Leistungsempfänger sowie den Leistungsumfang dürfen auch durch Schlüsselzahlen oder Symbole (Vergabe von Codes, Kundennummern etc.) ausgedrückt werden, wenn aus der Rechnung oder anderen Unterlagen die eindeutige Bestimmung der codierten Angaben möglich ist. Solche Unterlagen müssen sowohl bei der Ausstellerin/beim Aussteller als auch bei der Empfängerin/beim Empfänger der Rechnung vorhanden sein. Wenn eine Rechnung nicht alle Merkmale enthält, genügt es meist in der Rechnung darauf hinzuweisen, dass die notwendigen Angaben in anderen Belegen (zB Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Verträge) enthalten sind.

Etwas schwieriger wird die Angelegenheit, wenn in einer Rechnung Entgelte enthalten sind, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen. In einem solchen Fall sind in der Rechnung die Entgelte und Steuerbeträge nach Steuersätzen (10 %, 13 % und 20 %) zu trennen. 

Tipp Wird das Ausstellen einer Rechnung und die Berechnung des Steuerbetrages per PC erledigt, gestattet das UStG den Steuerbetrag in einer Summe auszuweisen, wenn bei den einzelnen Posten der Rechnung der jeweilige Steuersatz angegeben wird.

Kleinbetragsrechnungen (§ 11 Abs. 6 UStG

Übersteigt eine Rechnung nicht den Gesamtbetrag (d. h.. Bruttobetrag inkl. USt) von 400 Euro (Änderung durch das AbgÄG 2014, bis 28. Feber 2014 von 150 Euro), können Name und Adresse der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers, sowie die laufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer entfallen. Ebenso kann der getrennte Ausweis des Steuerbetrages unterbleiben. Es genügt die Angabe des Bruttobetrages (Entgelt plus Steuerbetrag) und des Steuersatzes.

Der Leistungserbringerin/Dem Leistungserbringer steht es in diesem Fall dennoch frei, eine Rechnung auszustellen, welche alle gesetzlichen Formerfordernisse erfüllt.

Kleinbetragsrechnungen werden häufig auf den so genannten "Paragons" erstellt:
Zu beachten ist, dass die Vereinfachung der Kleinbetragsrechnung ab 1.1.2016 im Versandhandel nicht angewendet werden darf. Gleiches gilt bei im übrigen Unionsgebiet ausgeführten Umsätzen, bei denen eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht. 

  • Beispiel

    Hans DRILLICH
    Fachgeschäft für Arbeitsbekleidung
    1120 Wien, Handwerksweg 21
    Tel. 987 65 43
    Anz. Datum 3.3.2014 Preis EUR 
    1Latzhose blau, Gr. 5220
    1Latzhose grau, Gr. 5420 
    1Overall grau, Gr. 5454 
    1Berufsjacke blau, Gr. 5264 
    1Windjacke grün, Gr. 5040 
      Gesamt198 
    Preise inkl. 20% MwSt
    Rechnungsdatum = Lieferdatum
    Bitte bei Irrtum oder Umtausch ORIGINAL PARAGON
    diesen Zettel vorlegen
    00199 – 14

    In dieser Rechnung ist ein Bruttobetrag von 198 Euro mit einem Steuersatz von 20 Prozent ausgewiesen. Daher steht dem einkaufenden Unternehmer bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen ein Vorsteuerabzug von 33 Euro zu (198/1,2 x 20 Prozent). Der Hinweis "Rechnungsdatum = Lieferdatum" ist auch bei Kleinbetragsrechnungen notwendig. 

Angabe des Leistungsumfanges 

In der Praxis bereitet die Angabe des Leistungsumfanges am ehesten Probleme. Die Verwendung von Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie Speisen und Getränke, Lebensmittel, Textilien, Büromaterial, Fachliteratur, Werkzeug usw. ist als Angabe der Menge und handelsüblichen Bezeichnung der eingekauften Waren nicht ausreichend und stellt einen Rechnungsmangel dar, der bei der Leistungsempfängerin/beim Leistungsempfänger zum Verlust des Vorsteuerabzugs führt. 

Die gleichen Schwierigkeiten treten bei Rechnungen von diversen Dienstleistungsbetrieben auf. Die Art und der Umfang der bezogenen Leistungen sind oft ungenau, da die Betriebe ihre Arbeiten lediglich mit durchgeführten Instandhaltungen, Reparaturen, Transporten etc. umschreiben. 

  • Beispiel
    Die Kosten für Geschäftsessen mit Kunden stellen unter der Voraussetzung, dass es sich um eine werbliche Maßnahme (z. B. Geschäftsanbahnung) handelt, einkommensteuerrechtlich zu 50 Prozent Betriebsausgaben dar. Die damit zusammenhängende Vorsteuer ist jedoch zur Gänze abzugsfähig, wenn der Unternehmer den nahezu ausschließlichen Werbezweck der Bewirtung durch entsprechende zeitnahe Aufzeichnungen nachweisen kann. Die betreffende Restaurantrechnung muss die gesamte Konsumation im Detail enthalten: 2 kleine Mineral, 1 großer Apfelsaft, 1/4 Veltliner, 1 Krügel Zwickl, 3 Leberknödelsuppen, 1 Wiener Schnitzel, 2 Schweinsbraten, 2 Melange, 1 kleiner Kaffee. Die bloße Bezeichnung "Speisen und Getränke" auf der Rechnung würde keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug vermitteln! 

Angabe des Leistungszeitpunktes 

Achten Sie bitte auch auf die Angabe des Zeitpunktes (Zeitraumes) der Leistung. Diese Daten sind unbedingt erforderlich, weil sie die Ausführung der Leistung dokumentieren. Lieferungen werden grundsätzlich an einem bestimmten Tag ausgeführt. Beachten Sie, dass die Ausstellung der Rechnung und die Leistung oft an verschiedenen Tagen erfolgen. Sollten jedoch tatsächlich beide Zeitpunkte zusammenfallen, genügt in der Rechnung der Hinweis "Rechnungsdatum = Liefer- bzw. Leistungsdatum". Sonstige Leistungen (z. B. Beratungsleistungen eines Rechtsanwaltes) erstrecken sich vielfach über einen längeren Zeitraum, der gegebenenfalls in der Rechnung anzuführen ist, wenn diese zum Vorsteuerabzug berechtigen sollen. Sollte die leistende Unternehmerin/der leistende Unternehmer nicht an jedem Tag des Zeitraumes tätig gewesen sein, muss dies in der Rechnung nicht berücksichtigt werden. Erleichterungen bestehen auch für Sammelrechnungen, mit denen Lieferungen bzw. sonstige Leistungen abschnittsweise abgerechnet werden (z. B. Lieferungen eines Bäckers, Leistungen eines Beherbergungsbetriebes). Soweit der Abrechnungszeitraum nicht einen Kalendermonat übersteigt, muss nicht jeder Tag der einzelnen Lieferung oder sonstigen Leistung angegeben werden. Der Hinweis auf den betreffenden Zeitraum reicht aus. 

Steuerschuld auf Grund der Rechnung 

Wer in einer Rechnung einen zu hohen Betrag an Umsatzsteuer (z. B. 20 Prozent USt statt richtig zehn Prozent USt) ausweist, schuldet diesen Steuerbetrag, solange sie oder er diese Rechnung nicht entsprechend berichtigt.

Wer in einer Rechnung USt ausweist, obwohl sie/er

  • keine Unternehmerin/kein Unternehmer ist, oder
  • die in der Rechnung genannte Leistung nicht erbracht hat

schuldet den ausgewiesenen Betrag an USt aufgrund der Rechnungslegung (§ 11 Abs. 14 UStG). 

Vorsteuer bei Tages- und Nächtigungsgeldern 

Bei im Inland durchgeführten, ausschließlich durch den Betrieb veranlassten Reisen besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzuges. Sie können aus den einkommensteuerrechtlich pauschalen Tages- und Nächtigungsgeldern anteilige Vorsteuerbeträge herausrechnen (§ 13 UStG). Von diesem Recht darf nur Gebrauch gemacht werden, wenn die Reise in Österreich stattfindet, wobei folgende Vorgangsweise einzuhalten ist: Die Tages- und Nächtigungsgelder sind als Bruttobeträge anzusehen, die darin enthaltene abziehbare Vorsteuer ist unter Anwendung eines Steuersatzes von zehn Prozent herauszurechnen. Bei den Tagesgeldern, die zur Abgeltung des – anlässlich einer Reise – verursachten Verpflegungsmehraufwandes dienen, darf als Basis zur Herausrechnung von Vorsteuern maximal der gesetzlich festgelegte (allenfalls aliquotierte) Pauschalbetrag unter Anwendung des zehnprozentigen Steuersatzes verwendet werden (9,0909 Prozent vom Bruttobetrag).   

  • Beispiel
    Eine Gewerbetreibende reist am Montag um 8.00 Uhr von Wien nach Villach in Kärnten, um dort einen Vertragsabschluss zu fixieren. Die Verhandlungen gestalten sich langwierig und so kehrt sie erst am nächsten Tag gegen 14.15 Uhr nach Wien zurück. Anlässlich dieser Reise steht der Unternehmerin Folgendes zu: 1 Tagessatz in voller Höhe von 26,40 Euro und ein aliquoter im Ausmaß von 15,40 Euro (7/12 x 26,40) sowie eine pauschale Nächtigungsgebühr in Höhe von 15 Euro, ergibt zusammen 56,80 Euro (inkl. 10 Prozent USt für Verpflegung bzw. 13 Prozent USt für Beherbergung). Im Rechnungswesen finden die pauschalierten Reisekosten aufwandsmäßig im Nettobetrag von 38,00 Euro (Tagesgeld) und 13,35 Euro (Nächtigungsgeld, Aufteilung Zimmer/Frühstück im Verhältnis 80 Prozent/20 Prozent gemäß UStR Rz 1369) ihren Niederschlag; an Vorsteuer können 5,45 Euro geltend gemacht werden.

An Stelle der pauschalen Nächtigungsgebühr können zur Berechnung des Vorsteuerabzuges auch die tatsächlichen Kosten für Übernachtungen einschließlich Frühstück in einem von Ihnen ausgewählten Quartier herangezogen werden. Natürlich erfordert dies eine Rechnung, die den Anforderungen des § 11 UStG entspricht.

Für Fälle, in denen die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber einer Arbeitnehmerin/einen Arbeitnehmer seines Unternehmens auf Reisen schickt, gilt eine analoge gesetzliche Regelung: Ein Vorsteuerabzug ist nur aus den gesetzlichen Tages- und Nächtigungsgeldern zulässig. Bei einer Nächtigung können wieder wahlweise die tatsächlichen Aufwendungen für Zwecke des Vorsteuerabzuges herangezogen werden, wobei es keinen Unterschied macht, ob die Rechnung für die Unterkunft auf den Namen der Unternehmerin/des Unternehmers oder der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers ausgestellt wird.

Ein Vorsteuerabzug steht lediglich dann zu, wenn ein Beleg ausgestellt wird, welcher über Zeit, Ziel und Zweck der Reise, die betroffene Person und über den Betrag Aufschluss gibt, aus dem die Vorsteuer errechnet wird (§ 13 Abs. 4 UStG). Da solche Belege in der Buchhaltung bzw. in den Aufzeichnungen ohnedies zur Berechnung des Betriebsausgabenabzuges vorhanden sein müssen, erübrigt sich eine separate Anfertigung für umsatzsteuerliche Zwecke. 

Vorsteuer bei Pkw, Kombi und Motorrad 

Für  Personen-, Kombinationskraftwagen und Motorrädern können Sie – bis auf wenige Ausnahmen (z. B. Kfz der Fahrschulen und des Taxigewerbes) – keine Vorsteuer geltend machen, und zwar weder bei der Anschaffung (Herstellung) bzw. Miete noch bei den laufenden Betriebs- bzw. Haltungskosten (z. B. Treibstoff, Wartung, Reparatur, Autobahnvignette, Bahnverladung), da die angeführten Leistungen kraft Gesetzes als nicht für Ihr Unternehmen ausgeführt gelten (§ 12 Abs. 2 Z 2 lit. b UStG). Selbst wenn Sie einen Pkw zu 100% für betriebliche Zwecke (z. B. als Handelsvertreterin/Handelsvertreter) nutzen, gilt das Vorsteuerabzugsverbot. 

Tipp Die Ausgaben für Pkw, Kombi und Motorräder stellen im Bruttobetrag Betriebsausgaben dar. Eine in Rechnung gestellte Umsatzsteuer wird zum Kostenfaktor.

  • Beispiel
    Eine Unternehmerin mietet an ihrem Betriebsstandort einen Garagenplatz für ihren im Betriebsvermögen befindlichen Pkw: Die Mietzahlungen müssen mit dem Bruttobetrag in der Buchhaltung erfasst werden; ein Vorsteuerabzug steht nicht zu. 

Tipp Für Kfz, die ausdrücklich umsatzsteuerrechtlich als Kleinlastkraft- und Pritschenwagen oder Kleinbus eingestuft sind, besteht allerdings die Möglichkeit, einen Vorsteuerabzug geltend zu machen. Dies gilt auch ab 1.1.2016 bedingt durch die Änderungen im Zuge des Steuerreformgesetzes 2015/2016, BGBl. I Nr. 118/2015, für Personenkraftwagen oder Kombinationskraftwagen mit einem CO 2-Emissionswert von 0 Gramm pro Kilometer (z. B. Personenkraftwagen oder Kombinationskraftwagen mit ausschließlich elektrischem oder elektrohydraulischem Antrieb). Eine aktuelle Liste der steuerlich anerkannten Kleinlastkraft-, Pritschenwagen und Kleinbusse samt der zugrunde liegenden Verordnung und weiterführende Informationen finden Sie unter www.bmf.gv.at > Steuern

Vorsteuerpauschalierung 

Bei der Ermittlung der abziehbaren Vorsteuer geht es auch einfacher: Für bestimmte Unternehmerinnen/Unternehmer besteht die Möglichkeit, die abziehbaren Vorsteuerbeträge pauschal zu berechnen.