Vorsteuererstattungsverfahren

Mit der EU-Richtlinie 2008/9/EG erfolgte die Einführung eines elektronische Vorsteuererstattungsverfahrens für österreichische Unternehmen sowie für Unternehmer aus dem übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet. Rechtsgrundlage bildet die auf Grund des § 21 Abs. 9 UStG 1994 ergangene Verordnung BGBl. Nr. 279/1995 idF BGBl. II Nr. 158/2014.
Informationen, Formvorschriften und Voraussetzungen dazu finden Sie auf diese Seiten und in den Umsatzsteuersteuerrichtlinien 2000 in den Rz 2836 ff.

Inhaltsverzeichnis

Unternehmer aus Österreich und dem Unionsgebiet

Wer kann einen Antrag auf Vergütung von Umsatzsteuern im Vorsteuererstattungsverfahren stellen?

Österreichischen Unternehmern steht für die elektronische Antragstellung zur Erstattung von Vorsteuern, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat angefallen sind, FinanzOnline zur Verfügung.

Ausländische Unternehmer, die im Unionsgebiet ansässig sind und die Erstattung österreichischer Vorsteuern beantragen, dürfen im Inland weder einen Sitz noch eine Betriebsstätte haben und

  • keine Umsätze im Inland erzielen oder
  • nur steuerfreie Umsätze (Güterbeförderungen/Personenbeförderungen mit Schiffen oder Luftfahrzeugen) iSd § 6 Abs. 1 Z 3 UStG 1994 oder
  • nur Umsätze ausführen, für welche die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Umsätze nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz UStG 1994) 

In welcher Form ist der Antrag einzubringen?

Anträge auf Erstattung von in anderen EU-Mitgliedstaaten angefallenen Vorsteuern sind über das vom dem Mitgliedstaat, in dem der Unternehmer ansässig ist (Sitzfinanzamt), zur Verfügung gestellte elektronische Portal einzureichen. Der Ansässigkeitsmitgliedstaat leitet diesen Antrag an den Mitgliedstaat der Erstattung weiter.

Welche Unterlagen sind erforderlich? 

Die Vorlage einer Unternehmerbescheinigung (U 70) ist nicht mehr nötig, da bereits bei Antragstellung im Ansässigkeitsstaat des Antrag stellenden Unternehmers die Prüfung auf Zulässigkeit und Vollständigkeit erfolgt.

Die Angaben im Erstattungsantrag und in der Rechnung sind EU-weit vereinheitlicht, um eine zeitnahe, effizientere Abwicklung zu ermöglichen (siehe dazu Art. 8 und 9 der Richtlinie 2008/9/EG).

Die Übermittlung der jeweiligen Papierrechnungen/Einfuhrdokumente ist bedingt durch das elektronische Verfahren und die Standardisierung des Erstattungsantrages nicht mehr erforderlich. Ausnahme: Der Erstattungsmitgliedstaat kann bei Rechnungen über 1.000 Euro bzw. Kraftstoffrechnungen über 250 Euro die Vorlage einer Kopie verlangen.

Wann muss der Vorsteuererstattungsantrag eingereicht werden?

Der Erstattungsantrag ist bis spätestens 30. September des Folgejahres elektronisch einzubringen, wobei dieser nur dann als vorgelegt gilt, wenn alle erforderlichen Angaben (siehe "Welche Unterlagen sind erforderlich") gemacht werden. Der Antragsteller erhält in der Folge eine zweimalige elektronische Bestätigung, einmal bei Eingang des Antrages und ein weiteres Mal, wenn der Antrag beim Erstattungsstaat eingelangt ist, um das Datum für eine mögliche Verzinsung festlegen zu können (siehe "Welche Vorsteuern können erstattet werden").

Diese Frist kann nicht verlängert werden. Ein verspätetes Einreichen des Antrages führt zur Verweigerung der Vorsteuererstattung.

Für welche Zeiträume kann die Vorsteuererstattung beantragt werden?

Der Unternehmer kann den Erstattungszeitraum selbst bestimmen.
Der Erstattungszeitraum muss mindestens drei aufeinander folgende Kalendermonate (zB Jänner bis März) in einem Kalenderjahr umfassen und darf höchstens ein Kalenderjahr betragen.
Eine Ausnahme gilt für die letzten Monate eines Kalenderjahres. Hier kann der Erstattungszeitraum kürzer sein (zB November und Dezember oder nur Dezember). Als Erstattungszeiträume kommen nur volle Kalendermonate in Betracht. Eine tageweise Abgrenzung des Erstattungsverfahrens ist nicht vorgesehen.

Achten Sie bitte darauf, dass sich die Erstattungszeiträume nicht überschneiden.

Wie hoch ist der Mindesterstattungsbetrag?

Der zu erstattende Betrag muss mindestens 400 Euro betragen. Das gilt nicht, wenn der Erstattungszeitraum das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum eines Kalenderjahres ist. Für diese Erstattungszeiträume muss der zu erstattende Betrag mindestens 50 Euro betragen.

Welche Vorsteuern können erstattet werden?

Ausländische Unternehmer können nur jene in Österreich angefallene Vorsteuern geltend machen, für die nach dem österreichischen Umsatzsteuergesetz 1994 (§ 12 UStG 1994) eine Abzugsmöglichkeit vorgesehen ist.

Für Informationen zu den erstattungsfähigen/abzugsfähigen Vorsteuern in den einzelnen Mitgliedstaaten wenden Sie sich bitte an die Finanzverwaltung des jeweiligen EU-Mitgliedstaates.

Hinsichtlich der Erledigung des Antrages und der Vornahme der Erstattung gibt es einheitliche Fristen (grundsätzlich vier Monate, bei Anforderung von zusätzlichen Informationen bis zu acht Monate). Im Fall der Nichteinhaltung der Frist durch den Erstattungsstaat stehen dem Antragsteller Zinsen zu, allerdings nur, wenn dieser die für ihn geltenden Fristen eingehalten hat.

Unternehmer aus einem Drittlandsgebiet 

Wer kann einen Antrag auf Vergütung von Umsatzsteuern im Vorsteuererstattungsverfahren stellen?

Unternehmer, die  nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässig sind d.h. weder ihren Sitz noch eine Betriebsstätte haben, und die

  • keine Umsätze im Inland erzielen oder 
  • nur steuerfreie Umsätze (Güterbeförderungen/Personenbeförderungen mit Schiffen oder Luftfahrzeugen) iSd § 6 Abs. 1 Z 3 UStG 1994 oder
  • nur Umsätze ausführen, für welche die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Umsätze nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz) oder
  •  nur elektronische Dienstleistungen vom Drittland aus an Nichtunternehmer erbringen und von der Sonderregelung des § 25a UStG 1994 bzw. Art. 357 bis 369 der Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG Gebrauch gemacht haben.

In welcher Form ist der Antrag einzubringen?

Der Antrag ist mittels Antragsformular U5 mit firmenmäßiger Zeichnung einzureichen.

Welche Unterlagen sind erforderlich?

Für die Erstattung der Vorsteuern im Vorsteuererstattungsverfahren benötigt das Finanzamt Graz-Stadt folgende vollständig ausgefüllte Formulare bzw. Originalunterlagen:

  • Fragebogen Verf 18 bei erstmaliger Beantragung  
  • Antragsformular U 5 mit firmenmäßiger Zeichnung
  • Unternehmerbestätigung im Original (U 70)
  • Originalrechnungen

Unvollständig ausgefüllte Formulare oder fehlende Unterlagen verzögern die Bearbeitung Ihres Antrages und können dazu führen, dass eine Vergütung abgelehnt wird.

Wann muss der Vorsteuererstattungsantrag eingereicht werden?

Der Erstattungsantrag ist binnen sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres zu stellen, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist. Der Antrag muss bis zum 30. Juni des Folgejahres zur Post gegeben worden sein. Diese Frist kann nicht verlängert werden.

  • Beispiel
    Der Erstattungsantrag für das Jahr 2013 ist spätestens bis zum 30. Juni 2014 einzureichen.
    Ein verspätetes Einreichen des Antrages führt zur Verweigerung der Vorsteuererstattung.

Für welche Zeiträume kann die Vorsteuererstattung beantragt werden?

Der Unternehmer kann den Erstattungszeitraum selbst bestimmen.
Der Erstattungszeitraum muss mindestens drei aufeinander folgende Kalendermonate (zB Jänner bis März) in einem Kalenderjahr umfassen und darf höchstens ein Kalenderjahr betragen.
Eine Ausnahme gilt für die letzten Monate eines Kalenderjahres. Hier kann der Erstattungszeitraum kürzer sein (zB November und Dezember oder nur Dezember). Als Erstattungszeiträume kommen nur volle Kalendermonate in Betracht. Eine tageweise Abgrenzung des Erstattungsverfahrens ist nicht vorgesehen. Achten Sie bitte darauf, dass sich die Erstattungszeiträume nicht decken bzw. überschneiden.

Wie hoch ist der Mindesterstattungsbetrag?

Der zu erstattende Betrag muss mindestens 400 Euro betragen. Das gilt nicht, wenn der Erstattungszeitraum das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum eines Kalenderjahres ist. Für diese Erstattungszeiträume muss der zu erstattende Betrag mindestens 50 Euro betragen.

Aus welchem Grund muss eine Unternehmerbescheinigung vorgelegt werden?

Die Erstattung der Vorsteuerbeträge im Vorsteuererstattungsverfahren ist davon abhängig, dass der Unternehmer durch eine Originalbescheinigung seines Finanzamtes (U 70) nachweist, dass er als Unternehmer unter einer Steuernummer geführt wird.
Der Nachweis/das Formular U 70 ist von der ausländischen Finanzverwaltung zu bestätigen und darf nicht älter als ein Jahr sein.

Ein Formzwang besteht nicht, auch ausländische und fremdsprachige Vordrucke werden anerkannt, wenn sie inhaltlich dem österreichischen Formular U 70 entsprechen und eine Übersetzung beigelegt ist.

Welche Belege/Rechnungen müssen dem Antrag beigelegt werden?

Eine Erstattung kann nur anhand von Originalrechnungen bzw. -belegen erfolgen. Kopien können nicht anerkannt werden. Die Originalrechnungen sind gleichzeitig mit dem Antrag vorzulegen. Ein Nachreichen von Originalbelegen kann nur innerhalb der Antragsfrist zu einer Erstattung führen. 
Die Anträge und Originalbelege bzw. -rechnungen werden vom Finanzamt Graz-Stadt auf ihre formelle und rechnerische Richtigkeit geprüft. Sachlich wird insbesondere darauf geachtet, ob die Vorschriften über die Ausstellung von Rechnungen und die Vorschriften über den Vorsteuerabzug erfüllt sind.

Sie erleichtern dem Finanzamt die Prüfung, wenn Sie die Belege nummerieren und in eine Liste aufnehmen. 

Welche Vorsteuern können abgezogen werden?

Es können nur jene in Österreich angefallene Vorsteuern geltend machen werden, für die nach dem österreichischen Umsatzsteuergesetzes 1994 (§ 12 UStG 1994) eine Abzugsmöglichkeit vorgesehen ist.

Die Erstattung von Vorsteuern aus Drittstaaten an österreichische Unternehmer erfolgt nach den im jeweiligen Erstattungsstaat vorgesehenen Vorschriften. Für Informationen darüber wenden Sie sich bitte an die dort zuständige Finanzverwaltung.

FAQ

1. Zugang zum österreichischen Portal

1.1. Welchen Registrierungsprozess müssen österreichische Unternehmen durchlaufen, die Anträge über das Portal der österreichischen Finanzverwaltung einreichen wollen?

Vorsteuererstattungsanträge österreichischer Unternehmer sind über das elektronische Portal FinanzOnline einzureichen.

1.2. Falls in Österreich eine umsatzsteuerliche Organschaft besteht, wird allen Organgesellschaften Zugang zum österreichischen Portal gewährt oder nur dem Gruppenträger der umsatzsteuerlichen Organschaft?

Allen Organgesellschaften (sofern UID-Nummer aufrecht)

1.3. Welchen Registrierungsprozess müssen Vertreter durchlaufen, die Anträge im Auftrag von österreichischen Unternehmen durch das Portal der österreichischen Finanzverwaltung einreichen wollen?

Nach der österreichischen Rechtslage ist die geschäftsmäßige Vertretung vor den Abgabenbehörden des Bundes auf bestimmte Berufsgruppen beschränkt (berufsmäßige Parteienvertreter). Es sind dies insbesondere die Wirtschaftstreuhänder (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer), Rechtsanwälte und Notare. Ein eigenes Registrierungsverfahren dafür gibt es nicht, sondern die Berechtigung, für ihre Klienten in FinanzOnline tätig zu werden, ergibt sich aus ihrer Berufsberechtigung, wofür die jeweilige Kammer zuständig ist. Die bei FinanzOnline angemeldeten berufsmäßigen Parteienvertreter können daher für ihre in Österreich ansässigen Klienten die Anträge stellen.

1.4. Müssen diese Vertreter in Österreich ansässig sein (zB Geschäftssitz, umsatzsteuerliche Registrierung etc.), um sich für die Einreichung von Anträgen im Namen von österreichischen Steuerzahlern durch das Portal registrieren zu können?

Die Teilnahme "ausländischer Wirtschaftstreuhänder" an FinanzOnline – und damit die Möglichkeit, für "österreichische" Unternehmen Anträge stellen zu können – ist nur für jene möglich, die die österreichischen Berufsbefugnis erworben haben und daher in das Verzeichnis der Mitglieder der Kammer aufgenommen sind. Die Berechtigung zur "vorübergehenden und gelegentlichen Dienstleistung" in Österreich genügt dazu nicht. Die Rechtsgrundlage bildet das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz (WTBG), insbesondere die §§ 231 und 232.

2. Einreichung von Anträgen über das österreichische Portal zur Erstattung ausländischer Umsatzsteuer

2.1. Beabsichtigt Österreich eine Möglichkeit zum Hochladen einzurichten, um Antragsinformationen durch das Portal übertragen zu können? Dies wäre für jene Steuerzahler von Bedeutung, die sehr umfangreiche Anträge haben oder für Vertreter, die im Auftrag von vielen österreichischen Steuerzahlern handeln und zahlreiche Anträge einreichen.

Ja.

3. Annahme von Anträgen auf Erstattung österreichischer Umsatzsteuer aus anderen Mitgliedsstaaten

3.1. Müssen in Österreich grundsätzlich Kopien aller Rechnungen über 1.000 Euro (250 Euro für Treibstoffe) eingereicht werden oder nur auf Anfrage der Behörden?

Antragsteller aus anderen EU-Mitgliedstaaten müssen im Rahmen der Antragstellung keine Rechnungen übermitteln. Einzelne Rechnungen können in Kopie oder im Original im Rahmen des Vorhalteverfahrens vom Finanzamt Graz-Stadt angefordert werden.
Antragsteller aus Drittstaaten haben weiterhin alle Rechnungen im Original vorzulegen. Für diese gilt weiterhin das derzeit bestehende Papierverfahren

3.2. Reicht ein Vertreter im Niederlassungsstaat für einen ausländischen Steuerpflichtigen einen Antrag auf Erstattung der österreichischen Umsatzsteuer ein, muss dieser Vertreter in Österreich eine Vollmacht des ausländischen Steuerpflichtigen vorweisen?

Nur über gesonderte Aufforderung durch das Finanzamt Graz-Stadt.

4. Benachrichtigung ausländischer Steuerpflichtiger, die die Erstattung der österreichischen Umsatzsteuer beantragen

4.1. Auf welchem Weg wird Österreich die ausländischen Steuerpflichtigen benachrichtigen, wie in den in Artikeln 19, 20, 21, und 23 der RL 2008/9/EG vorgeschrieben?

Österreich wird der Finanzverwaltung des Ansässigkeitsstaats auf demselben elektronischen Weg die nach Art. 19 Abs. 1 vorgeschriebene Empfangsbestätigung über das Einlangen des Antrags rückübermitteln, wie es den Antrag übermittelt erhalten hat. Über die Art der Zustellung der elektronischen Empfangsbestätigung an den Antragsteller gemäß Art. 19 Abs. 1 entscheidet der Ansässigkeitsstaat.
Gleiches gilt für die "decision" gemäß Art. 19 Abs. 1 bzw. Art. 21, d.h. für die Mitteilung, ob die Erstattung gewährt wird oder nicht, und für den begründeten Bescheid gemäß Art. 23, mit dem über die Vorsteuererstattung abgesprochen wird.
Für das in Art. 23 Abs. 2 angesprochene Rechtsmittelverfahren gelten keine Besonderheiten (siehe § 243 Bundesabgabenordnung).
Das Vorhalteverfahren nach Art. 20 wird per E-Mail erfolgen. Zu diesem Zweck muss der eingereichte Antrag eine Adresse für die elektronische Kommunikation enthalten (Art. 8 Abs. 1 lit. b)

4.2. Was sind die Konsequenzen, wenn Vertreter involviert sind (und würden Benachrichtigungen anstelle oder zusätzlich an den Vertreter gesandt werden)?

Benachrichtigungen gemäß Art. 19, 21 und 23 werden an das Portal des Ansässigkeitsstaates geschickt, von wo aus die Zustellung nach dem Recht des Ansässigkeitsstaats vorzunehmen ist.
Das Vorhalteverfahren nach Art. 20 wird per E-Mail erfolgen. Zu diesem Zweck muss der eingereichte Antrag eine Adresse für die elektronische Kommunikation enthalten (Art. 8 Abs. 1 lit. b)

4.3. Erlaubt Österreich, dass Erstattungszahlungen, falls vom ausländischen Steuerpflichtigen so angewiesen, auf Bankkonten von Dritten überwiesen werden (zB auf das einer Niederlassungsgesellschaft oder eines rechtlichen Vertreters)?

Die Überweisung wird auf das im Antrag angegebene Bankkonto erfolgen.

5. Benachrichtigung inländischer Steuerpflichtiger, die die Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer beantragen

5.1. Auf welchem Weg wird Österreich die inländischen Steuerpflichtigen benachrichtigen, wie in den in Artikeln 15 Abs. 2 und 18 Abs. 2 der RL 2008/9/EG vorgeschrieben?

Österreich kommt der Verpflichtung nach Art. 15 Abs. 2 zur Übermittlung einer elektronischen Empfangsbestätigung über das Einlangen des Antrags nach, indem es eine entsprechende Benachrichtigung in die DataBox (FinanzOnline) des in Österreich ansässigen Antragstellers schickt.
Gleiches gilt für die Verpflichtung nach Art. 18 Abs. 2, wonach dem Antragsteller auf elektronischem Weg mitzuteilen ist, wenn sein Antrag nicht weitergeleitet wird, weil er a) kein Unternehmer ist, b) ausschließlich unecht befreite Umsätze tätigt, c) die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt oder d) pauschalierter Land- und Forstwirt ist

5.2. Auf welchem Weg wird Österreich Benachrichtigungen ausländischer Finanzbehörden weiterleiten?

Benachrichtigungen ausländischer Steuerbehörden, die auf elektronischem Weg bei der österreichischen Finanzverwaltung einlangen, werden in die DataBox (FinanzOnline) zugestellt

5.3. Versendet das österreichische Portal ein E-Mail an seine Steuerpflichtigen (oder deren Vertreter), damit diese benachrichtigt werden und folglich nicht ständig im Portal nachsehen müssen, ob Bescheide vom Land der Erstattung gesandt wurden?

Der Teilnehmer an FinanzOnline hat die Möglichkeit, eine E-Mailadresse anzugeben, an welche dann eine Information über die in die DataBox erfolgte Zustellung gesandt wird

5.4. Was sind die Konsequenzen, wenn Vertreter involviert sind (und würden Benachrichtigungen anstelle oder zusätzlich an den Vertreter gesandt werden)?

Wenn nach österreichischem Recht Zustellungsvollmacht gegeben wurde, erfolgt die Zustellung an den Zustellungsbevollmächtigten, wenn nicht, dann an den Antragsteller.

Stand: 18.01.2017

Abgenommen durch:
  • Bundesministerium für Finanzen