FAQ Unified user management and digital signatures – UUM&DS

1. UUM&DS

Unified User Management and digital signatures - UUM&DS dient als zentrale Einstiegsseite für die IT-Systeme der Europäischen Union - EU. Mit spezifischen Rollen haben Sie im Bereich Zoll mit Länderauswahl: Austria (EU Login) Zugang:

  1. Zugang als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter (ohne Administrationsrechten)
    1. für sich selbst
    2. für eine Firma
    3. für eine Vertreterin bzw. einen Vertreter
    4. für eine Vertreterin bzw. einen Vertreter im Auftrag einer Firma
  2. Zugang mit Administrationsrechten
    1. für eine Firma
    2. für eine Vertreterin bzw. einen Vertreter
    3. für eine Vertreterin bzw. einen Vertreter im Auftrag einer Firma

1a Zugang als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter mit elektronischer Identität - EID (JPEG, 32 KB)

1b Zugang als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter - MB einer Wirtschaftsbeteiligten bzw. eines Wirtschaftsbeteiligten - WB mit elektronischer Identität - EID und Economic Operators Registration and Identification - EORI (JPEG, 19 KB)

1c Zugang als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter - MB für einen Customs Representative - CR mit elektronischer Identität - EID und Economic Operators Registration and Identification - EORI (JPEG, 23 KB)

1d Zugang als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter - MB für einen Customs representative - CR im Auftrag einer Wirtschaftsbeteiligten bzw. eines Wirtschaftsbeteiligten - WB mit elektronischer Identität - EID und 2 Economic Operators Registration and Identifications - EORI (JPEG, 39 KB)

2a Zugang als Wirtschaftsbeteiligte bzw. Wirtschaftsbeteiligter - WB mit Economic Operators Registration and Identification - EORI (JPEG, 15 KB)

2b Zugang als Vertreterin bzw. Vertreter (Customs representative – CR) mit Economic Operators Registration and Identification - EORI (JPEG, 20 KB)

2c Zugang als Vertreterin bzw. Vertreter (=Customs representative – CR) für eine Wirtschaftsbeteiligte bzw. einen Wirtschaftsbeteiligten - WB mit Economic Operators Registration and Identification - EORIs (JPEG, 27 KB)

Für folgende Zentralanwendungen der Europäischen Union - EU haben Sie Zugriff:

  1. Domäne ZOLL
  • EU-Zollportal mit
    • Authorised Economic Operator (zugelassener Wirtschaftsbeteiligter) – AEO
    • Binding Tariff Information (Verbindliche Zolltarifauskunft) – BTI
    • Information Management for Special Procedures (INF System für besondere Zollverfahren) – INF
    • Proof of Union Status (Nachweis des Unionsstatus) – POUS
    • Registered Exporter (Registrierter Ausführer) – REX
    • Shares Trader Interface (iVm Import Control System 2) – STI
  • Customs Decisions System (Zollentscheidungen) – CDS
  • IP Enforcement Portal - IPEP
  • UUM&DS-Vertretungsmanagement für Wirtschaftsbeteiligte, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und Vertreter
  1. Domäne Carbon Border Adjustment Mechanism - CBAM
  • Carbon Border Adjustment Mechanism (CO2-Grenzausgleichssystem) – CBAM
    • Übergangsregister
    • Bepreisungsregister

Die Formulare finden Sie auf der BMF-Website unter folgender Internetadresse: UUM&DS – Unified User Management & Digital Signatures

Einen Antrag senden Sie per FAX an +43 1 514 33 – 5905499 oder per Post an

Bundesministerium für Finanzen

Abteilung I/2 - UUM&DS

Johannesgasse 5

1010 Wien.

Eine juristische Person muss sich durch eine zeichnungsberechtigte Person oder durch eine andere Person mit Handlungsvollmacht im UUM&DS-Register registrieren lassen.

  1. Registrierung einer österreichischen Economic Operators Registration and Identification - EORI
  2. Formular-Antrag auf Registrierung als juristische Person per Fax oder postalisch mit erforderlichen Unterlagen durch eine vertretungsberechtigte Person (z.B. Geschäftsführer, Vorstand, Prokurist) oder eine bevollmächtigte Person.

(Hinweis: Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, ohne Zeichnungsberechtigung und ohne Vollmacht, kann keine juristische Person registrieren)

  1. Optional:  Anträge für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als natürliche Person

  1. EU Login - Konto
  2. Formular-Antrag auf Registrierung als natürliche Person per Fax oder postalisch mit erforderlichen Unterlagen

Hinweise:

  • Mit Ihrem persönlichen EU Login - Konto können Sie als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter zu mehreren Firmen zugeordnet werden
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden von der UUM&DS-Administratorin bzw. dem UUM&DS-Administrator zugeordnet

Im Antrag auf Registrierung einer juristischen Person wird durch eine zeichnungsberechtigte oder eine bevollmächtigte Person eine UUM&DS-Administratorin bzw. ein UUM&DS-Administrator bestimmt. (JPEG, 17 KB)

Hinweis: Wenn Sie zur UUM&DS-Administratorin bzw. zum UUM&DS-Administrator bestellt wurden, brauchen Sie für diese juristische Person keine weitere Zugangsbeantragung als natürliche Person übermitteln. Es ist jedoch möglich sich auch als natürliche Person mit einem anderen EU Login – Konto registrieren zu lassen, um bspw. für andere juristische Personen tätig zu werden oder sich selbst zu bevollmächtigen.

Als UUM&DS-Administratorin bzw. UUMDS-Administrator können Sie mit der Economic Operators Registration and Identification - EORI im Namen der juristischen Person auftreten:

  • Zugang zu den Zentralanwendungen der EU
  • Interne Vertretungsverhältnisse zu Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwalten
  • Externe Vertretungsverhältnisse zu Vertretern verwalten
  • Digitale Zertifikate verwalten

Grundsätzlich stehen alle Amtssprachen der EU zur Verfügung.

Nein, das ist nicht erforderlich und kann durch eine betriebsinterne Bevollmächtigung delegiert und bei der Registrierung nachgewiesen werden.

2. UUM&DS-Vertretungsmanagement

Wenn sowohl die juristische als auch die natürliche Person im UUM&DS-Register erfasst wurden, legt die UUM&DS-Administratorin bzw. der UUM&DS-Administrator im UUM&DS-Vertretungsmanagement im ersten Schritt eine Vertretungsberechtigung an. Es wird ein Code generiert, der der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter zur Annahme zuzusenden ist. Das Vertretungsverhältnis wird durch die Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter im 2. Schritt angenommen und muss anschließend im 3. Schritt nochmal von der UUM&DS-Administratorin bzw. dem UUM&DS-Administrator bestätigt werden.

Eine Anwendungshilfe findet man u.a. über die BMF-Website: central_delegation_management_through_uumds.pdf

Wenn beide juristische Personen im UUM&DS-Register erfasst sind, kann durch eine UUM&DS-Administratorin bzw. UUM&DS-Administrator ein Vertretungsverhältnis im UUM&DS-Vertretungsmanagement eingerichtet werden, sofern die IT-Anwendung der EU, für welche ein Vertretungsverhältnis eingerichtet werden soll, dies auch vorsieht. Es wird ein Code generiert, der der Vertreterin bzw. dem Vertreter zuzusenden ist. Im 2. Schritt nimmt die Vertreterin bzw. der Vertreter das Vertretungsverhältnis an. Im letzten Schritt wird das Vertretungsverhältnis nochmal durch die Klientin bzw. dem Klienten bestätigt. Eine Anwendungshilfe findet man u.a. über die BMF-Website: central_delegation_management_through_uumds.pdf.

Ja, sowohl Vertretungsverhältnisse zu Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch Vertretungsverhältnisse zwischen juristischen Personen können variabel bis zu maximal 365 Tage eingerichtet werden.

Im UUM&DS-Vertretungsmanagement können Sie die Vertretungsverhältnisse jederzeit einsehen und verwalten.

Sie finden diese auf der BMF-Website und zudem auf der Website der Europäischen Kommission.

Im UUM&DS-Vertretungsmanagement können Sie alle Ihre Berechtigungen mit einer Beschreibung einsehen. Falls Ihnen diese Informationen nicht ausreichen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Fachbereichsstelle.

Die Zuordnung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt im UUM&DS-Vertretungsmanagement. Es können beliebig viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der UUM&DS-Administratorin oder vom UUM&DS-Administrator eingerichtet werden.

Ja, das ist möglich, jedoch muss sich diese natürliche Person ebenso registrieren lassen, um das Vertretungsverhältnis im UUM&DS-Vertretungsmanagement zu initiieren.

Nein, das funktioniert im UUM&DS-Vertretungsmanagement nicht. Die Initiierung von UUM&DS-Vertretungsverhältnissen kann nur durch eine Klientin bzw. einen Klienten erfolgen.

Ja, teilen Sie uns diese Personen mit den UUID der EU Login – Kontos via dem Formular für juristische Personen mit und fügen Sie eine Ausweiskopie pro Person bei.

Ja, der Zugang zu den Zentralanwendungen der EU kann unterschiedlich vergeben werden, jedoch erhalten alle UUM&DS-Administratorinnen bzw. -Administratoren Zugang zum UUM&DS-Vertretungsmanagement der juristischen Person.

Ja, auch im Nachhinein können die Berechtigungen dafür an weitere Personen erfasst werden. Bitte teilen Sie uns die Personen mit den UUID der EU Login – Kontos über den UUM&DS-Postkorb mit und fügen Sie eine Ausweiskopie pro Person bei.

3. EU Login

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Zugriff auf die IT-Systeme der EU für eine juristische Person benötigen, müssen sich registrieren lassen.

Informationen finden Sie neben der BMF-Website auch auf der Website der Europäischen Union.

Um sich ein EU Login - Konto anzulegen, folgen Sie bitte diesem Link: https://ecas.ec.europa.eu/cas/login.

Anleitungen dazu finden Sie u.a. auf der BMF-Website: Anwendungshilfen und Videos

4. Sonstiges

Laut §85 Abs. 1 Bundesabgabenordnung (BAO) können E-Mails rechtlich nicht als förmliche Eingabe oder Antrag anerkannt werden. Auch eine digitale Signatur ändert daran nichts.

Nein.

Mit dem Umstieg auf Unified user management and digital signatures - UUM&DS entfällt für die Nutzung der Zentralanwendungen die Anmeldung über das USP und gleichzeitig der Bedarf an Änderungen dafür im USP. Für die folgende zentralen Anwendungen der EU erfolgt ab dem 01. Jänner 2026 die Anmeldung nur mehr direkt über das UUM&DS.

  1. Domäne ZOLL
  • EU-Zollportal mit
    • Authorised Economic Operator (zugelassener Wirtschaftsbeteiligter) – AEO
    • Binding Tariff Information (Verbindliche Zolltarifauskunft) – BTI
    • Information Management for Special Procedures (INF System für besondere Zollverfahren) – INF
    • Proof of Union Status (Nachweis des Unionsstatus) – POUS
    • Registered Exporter (Registrierter Ausführer) – REX
    • Shares Trader Interface (iVm Import Control System 2) – STI
  • Customs Decisions System (Zollentscheidungen) – CDS
  • IP Enforcement Portal - IPEP
  • UUM&DS-Vertretungsmanagement für Wirtschaftsbeteiligte, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und Vertreter
  1. Domäne Carbon Border Adjustment Mechanism - CBAM
  • Carbon Border Adjustment Mechanism (CO2-Grenzausgleichssystem) – CBAM
    • Übergangsregister
    • Bepreisungsregister

Hinweis: Der Zugang ändert sich nur für die Zentralanwendungen der EU, aber nicht z.B. für das Portal Zoll.

 

Für das Portal Zoll bleibt der Einstieg unverändert über das Unternehmensserviceportal - USP oder Finanzonline.

Ja, die Vertretungsverhältnisse für das Portal Zoll bleiben unverändert im USP-Vertretungsmanagement.

Ja, bis Ende 2025 bestehen beide Zugangssysteme, aber ab 2026 ist der Zugang zu den Zentralanwendungen der EU nur mehr durch eine UUM&DS-Registrierung möglich.

  1. Domäne ZOLL
  • EU-Zollportal mit
    • Authorised Economic Operator (zugelassener Wirtschaftsbeteiligter) – AEO
    • Binding Tariff Information (Verbindliche Zolltarifauskunft) – BTI
    • Information Management for Special Procedures (INF System für besondere Zollverfahren) – INF
    • Proof of Union Status (Nachweis des Unionsstatus) – POUS
    • Registered Exporter (Registrierter Ausführer) – REX
    • Shares Trader Interface (iVm Import Control System 2) – STI
  • Customs Decisions System (Zollentscheidungen) – CDS
  • IP Enforcement Portal - IPEP
  • UUM&DS-Vertretungsmanagement für Wirtschaftsbeteiligte, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und Vertreter
  1. Domäne Carbon Border Adjustment Mechanism - CBAM
  • Carbon Border Adjustment Mechanism (CO2-Grenzausgleichssystem) – CBAM
    • Übergangsregister
    • Bepreisungsregister