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Informationen und Tipps zum AEO-Antragsverfahren

Die Zollverwaltung beantwortet hier häufig auftretende Fragen und gibt wertvolle Tipps zum AEO-Antragsverfahren.

Wo kann ich meinen Antrag stellen?

Wirtschaftsbeteiligte mit Sitz in Österreich müssen bei Zuständigkeit der österreichischen Zollverwaltung ihren Antrag bei jenem Zollamt einbringen, in dessen Bereich die Antragstellerin/der Antragsteller einen Wohnsitz oder seinen Sitz hat. Wirtschaftsbeteiligte, die ihren Sitz in einem anderen Mitgliedstaat haben jedoch ihre Hauptbuchhaltung in Österreich führen, müssen ihren Antrag beim Zollamt Innsbruck einbringen.

Was bedeutet Selbstbewertung?

Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte müssen besondere Kriterien erfüllen. Abhängig vom beantragten Zertifikatstypen sind das

  • die bisher angemessene Einhaltung der Zollvorschriften,
  • ein zufriedenstellendes Buchführungssystem,
  • nachweisliche Zahlungsfähigkeit und
  • gegebenenfalls angemessene Sicherheitsstandards.

Die Zollbehörden müssen vor Erteilung des Zertifikates prüfen, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind. Wirtschaftsbeteiligten, die sich entschlossen haben den AEO-Status zu beantragen wird empfohlen, vor der Übermittlung des AEO-Antrags eine Selbstbewertung vorzunehmen, um zu untersuchen, ob alle Kriterien erfüllt und alle erforderlichen Informationen verfügbar sind. Die Selbstbewertung ermöglicht dem Wirtschaftsbeteiligten und den Zollbehörden eine vorgeschaltete Risikoanalyse und eine Reduktion der Prüfung im Unternehmen (Pre Audit) auf potentielle Risiken.

Für diese Zwecke wurde ein risikoorientierter Fragenkatalog zur Selbstbewertung entwickelt, der mit IT-Unterstützung papierlos abgearbeitet werden kann. Nach Fertigstellung der Selbstbewertung sollte diese gemeinsam mit dem Antrag dem zuständigen Zollamt übermittelt werden.

Um dem Wirtschaftsbeteiligten die Selbstbewertung zu erleichtern, wurden ein Liste der wichtigsten Risiken im Zusammenhang mit der Bewilligung und Überwachung des AEO-Status und gleichzeitig eine Aufstellung mit möglichen Lösungen in die AEO-Leitlinien aufgenommen. Es wird empfohlen, diese Liste bei der Durchführung der Selbstbewertung zu berücksichtigen.

Wie funktioniert die elektronische Selbstbewertung und Antragstellung?

Die österreichische Zollverwaltung ist bemüht, das AEO-Antragsverfahren so rasch und effizient wie möglich abzuwickeln. Um Kosten und Verwaltungsaufwand zu senken, wird eine elektronische Antragsbearbeitung und Selbstbewertung auf der Internetseite des BMF unterstützt. Das IT-gestützt erstellte Antragsformular sowie die Zustimmungserklärung zum Datenaustausch mit Drittländern im Rahmen der Abkommen zur Gegenseitigen Anerkennung von AEO-Programmen (Teil des Fragebogens zur Selbstbewertung) müssen aus rechtlichen Gründen zwar bis auf weiteres noch zusätzlich ausgedruckt, unterfertigt und dem zuständigen Zollamt übermittelt werden, die Antragsdaten werden aber parallel dazu elektronisch an das zuständige Zollamt übermittelt. Die übrige Selbstbewertung, die nicht Teil des Antrages ist, kann gänzlich papierlos durchgeführt und samt elektronischen Anlagen an das zuständige Zollamt übermittelt werden.

Die österreichische Zollverwaltung ersucht Sie, auf eine vollständige papiermäßige Bearbeitung von Antrag und Selbstbewertung nur in begründeten Ausnahmefällen zurückzugreifen. In diesen begründeten Ausnahmefällen können entsprechende Formulare über das Competence Center Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren AEO-Austria@bmf.gv.at via E-Mail angefordert werden. Die nachstehenden Muster für Antrag und Selbstbewertung im Pdf-Format dienen lediglich dem besseren Gesamtüberblick.

Tipps für die Antragstellung und die Selbstbewertung

Der AEO ist kein reines Zollthema. Stimmen Sie die Entscheidung, AEO werden zu wollen, vorher innerhalb des Unternehmens insbesondere mit der Geschäftsführung ab.

  • Machen Sie sich zunächst mit den Rechtsvorschriften über den AEO, mit den AEO-Leitlinien und der Selbstbewertung vertraut.
  • Holen Sie alle für den Antrag und die Selbstbewertung erforderlichen Unterlagen und Informationen rechtzeitig in Ihrem Unternehmen ein.
  • Nehmen Sie sich Zeit für die Selbstbewertung und führen Sie diese gewissenhaft durch.
  • Stellen Sie den Antrag erst dann, wenn alle Daten vorhanden und alle Informationen für die Selbstbewertung aufbereitet sind.
  • Unvollständig oder oberflächlich ausgefüllte Anträge und Selbstbewertungen sind "Zeitfresser" und können das Antragsverfahren und die Pre Audits erheblich verzögern.
  • Jeder Frage liegt ein potentielles Risiko zugrunde. Die Liste "Risiken, Gefährdungen und mögliche Lösungen" ist Teil der AEO-Leitlinien und enthält eine Beschreibung dieser Risiken und mögliche Lösungen, wie diese Risiken kontrolliert und die AEO-Kriterien nachhaltig erfüllt werden können.
  • Die Selbstbewertung ist für alle Teilnehmer der Lieferkette und alle Unternehmensgrößen konzipiert, weshalb nicht alle Fragen auf alle Wirtschaftsbeteiligten zutreffen. Um den Zollbehörden die Risikoanalyse zu erleichtern, sollte in diesen Fällen eine kurze Begründung angeführt werden, warum die Frage nicht zutrifft.
  • Haben Sie technische Fragen zur IT-Unterstützung, kontaktieren Sie bitte das Competence Center Zoll und Verbrauchsteuerverfahren.
  • Planen Sie mit dem Zollamt gemeinsam den zeitlichen Ablauf des Pre Audits und stellen Sie sicher, dass die maßgeblichen Ansprechpartner zum erforderlichen Zeitpunkt für Auskünfte zur Verfügung stehen. Dies kann den Zeitaufwand des Audits wesentlich verringern.
  • Wiederholen Sie die Selbstbewertung auch nach der Zertifizierung in regelmäßigen Abständen und teilen Sie Ihrem zuständigen Zollamt alle wesentlichen Änderungen in Ihrem Unternehmen oder Ereignisse mit, die mit den AEO-spezifischen Risiken im Zusammenhang stehen können (Mitteilungspflicht).

Was sind Sicherheitserklärungen?

Wird ein "AEOS" oder ein "AEOF-Zertifikat" beantragt, sollte der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte beim Abschluss neuer vertraglicher Vereinbarungen mit einer Geschäftspartnerin/einem Geschäftspartner diese/diesen anhalten, die Sicherheit seiner Lieferkette zu bewerten und zu verbessern und dies – soweit mit dem Unternehmensmodell vereinbar– in den vertraglichen Vereinbarungen ausdrücklich vorsehen. Eine Option, diese Anforderung umzusetzen, ist die Verwendung von sogenannten Sicherheitserklärungen. Nähere Informationen zu den Sicherheitserklärungen finden sie in den AEO-Leitlinien. Die Europäische Kommission hat die EU-weite Verwendung von Mustersicherheitserklärungen empfohlen. Speicherversionen im Pdf-Format sind auch unter der Rubrik Zollformulare verfügbar.

Weitere Informationen und Formulare

AEO-Zertifikate

Seit 1. Jänner 2008 können in der EU niedergelassene Unternehmen Anträge auf Bewilligung des AEO-Status bei den Zollbehörden stellen. Der AEO-Status wird in Form eines Zertifikates bewilligt. Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte erhalten Vorteile in Form von Vereinfachungen bei den Zollvorschriften sowie Erleichterungen bei den sicherheitsrelevanten Zollkontrollen. Vor einer Zertifizierung zum AEO müssen die Zollbehörden prüfen, ob der Wirtschaftsbeteiligte die Zollvorschriften bislang angemessen eingehalten hat, über ein zufriedenstellendes Buchführungssystem verfügt, nachweislich zahlungsfähig ist und über angemessene Sicherheitsstandards verfügt.

Nachstehende Zertifikatstypen sind möglich.

  • "AEOC" – für zollrechtliche Vereinfachungen
  • "AEOS" – für Erleichterungen bei sicherheitsrelevanten Zollkontrollen
  • "AEOF" – für eine Kombination von zollrechtlichen Vereinfachungen und Erleichterungen bei sicherheitsrelevanten Zollkontrollen

AEO-Leitlinien

Ergänzend zu den verbindlichen Rechtsvorschriften hat die Europäische Kommission Leitlinien veröffentlicht, um die EU-weit einheitliche Prüfung und Überwachung der AEO-Kriterien sicherzustellen.

Inhaber des AEO-Status sind berechtigt, das AEO-Logo zu verwenden. Das AEO-Logo kann beim zuständigen Zollamt, das das AEO-Zertifikat ausgestellt hat, angefordert werden. Die Europäische Kommission als Inhaberin des Copyrights hat darauf hingewiesen, dass die Verwendung des Logos durch Unternehmen, die über keinen AEO-Status verfügen, eine Verletzung des Urheberrechts darstellt, die gerichtlich verfolgt werden kann.

Abkommen zur gegenseitigen Anerkennung von AEO-Programmen

Aktuelle Informationen über die Sicherheitszusammenarbeit mit Drittländern sowie den Stand der Abkommen zur gegenseitigen Anerkennung von AEO-Programmen finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission.