Handbücher und spezielle Regelungen für Unternehmer

Für einige Funktionen in FinanzOnline werden Handbücher mit detaillierten Anleitungen zur Vorgangsweise bei der Antragstellung zur Verfügung gestellt.
Die vom Bundesministerium für Finanzen auf Basis der Rechtsgrundlagen im Zusammenhang mit FinanzOnline erstellten Vereinfachungsregelungen für Unternehmerinnen/Unternehmer werden veröffentlicht.

Handbücher für Unternehmer

Spezielle Regelungen für Unternehmer

Anmeldung von Unternehmern

Die Anmeldung von Unternehmen zu FinanzOnline ist im Erlass des Bundesministeriums für Finanzen vom 30. April 2004, 50 0501/9-IV/04 („Zusammenfassung und Verlängerung der Vereinfachungsregelung für die Anmeldung von Unternehmern“), näher geregelt und wurde nun aktualisiert. Neu gefasst wurde Teil 3 (Anmeldung von „ausländischen" Unternehmern).

1. Anmeldung von Unternehmern - grundsätzlich

Einzelunternehmerinnen/Einzelunternehmer können sich online, schriftlich oder persönlich bei einem Finanzamt anmelden. Die Anmeldung von juristischen Personen und Personengesellschaften muss persönlich bei einem Finanzamt mit allgemeinem Aufgabenkreis (§ 13 AVOG 2010) erfolgen.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass die Anmeldung von einer Bevollmächtigten/einem Bevollmächtigten mit beglaubigter Spezialvollmacht (§ 3 Abs. 1 FOnV 2006) durchgeführt wird. Die anzumeldende Unternehmerin/der anzumeldende Unternehmer kann entscheiden, ob die Zugangskennungen (Teilnehmer-Identifikation - TID, Benutzer-Identifikation - BENID und persönliche Identifikationsnummer - Start-PIN) entweder persönlich übergeben oder mit RSa-Brief an die angegebene Adresse zugestellt wird.

Zur Vereinfachung dieser Vorgehensweise bestehen auf Grund der bisherigen Erfahrungen keine Bedenken, wenn abweichend davon wie folgt vorgegangen wird:

2. Anmeldung von "inländischen" Unternehmern

(1) Für die gegenüber dem unter Erstens dargestellten Grundsatzes vereinfachte Anmeldung von "inländischen" Unternehmern ist es nicht erforderlich, die von der Unternehmerin/vom Unternehmer zu erteilende Spezialvollmacht beglaubigen zu lassen, wenn stattdessen die Zugangskennungen mit RSa-Brief an die Antragstellerin/den Antragsteller zugestellt werden. Diese vereinfachte Anmeldung selbst kann durch eine Wirtschaftstreuhandkanzlei (bzw. durch deren Mitarbeiter) oder durch eine Prokuristin/einen Prokuristen der anzumeldenden Unternehmerin/des anzumeldenden Unternehmers erfolgen.

In diesem Sinn bestehen keine Bedenken, wenn wie folgt vorgegangen wird: 

  • Das Anmeldeformular des zu FinanzOnline anzumeldenden Unternehmers wird ausgefüllt und von der Unternehmerin/vom Unternehmer (bzw. vom organschaftlichen Vertreter, das ist insbesondere der Geschäftsführer) eigenhändig unterschrieben.
    • Die anzumeldende Unternehmerin/der anzumeldende Unternehmer (Geschäftsführer) stellt ohne Unterschriftsbeglaubigung eine Spezialvollmacht ("Zur Anmeldung zu FinanzOnline") auf seine Wirtschaftstreuhänderin/seinen Wirtschaftstreuhänder bzw. auf seine Prokuristin/seinen Prokuristen aus.
    • Diese Wirtschaftstreuhänderin/dieser Wirtschaftstreuhänder beauftragt schriftlich auf seinem Briefpapier mit seinem Stempel eine konkret benannte Mitarbeiterin/einen konkret benannten Mitarbeiter zur Durchführung der Anmeldung (oder nimmt die Anmeldung selbst vor).
    • Dieses Mitglied der Wirtschaftstreuhandkanzlei (oder der Wirtschaftstreuhänder selbst) bzw. die Prokuristin/der Prokurist nimmt die Anmeldung der Unternehmerin/des Unternehmers bei einem beliebigen Finanzamt mit allgemeinem Aufgabenkreis unter Vorlage folgender Unterlagen vor:
      • Anmeldeformular zu FinanzOnline der Unternehmerin/des Unternehmers;
      • Spezialvollmachtsurkunde der Unternehmerin/des Unternehmers an die Wirtschaftstreuhandkanzlei oder an die Prokuristin/den Prokuristen;
      • WT-Mitglied: Schriftlichen Auftrag der Wirtschaftstreuhänderin/des Wirtschaftstreuhänders an seine Mitarbeiterin/seinen Mitarbeiter zur Vornahme der Anmeldung der Unternehmerin/des Unternehmers;
      • Reisepass, Führerschein, Personalausweis (oder anderer amtlicher Lichtbildausweis) desjenigen, der die Anmeldung tatsächlich vornimmt.
  • Prokuristin/Prokurist: bei Gesamtprokura ist die Anmeldung gemeinschaftlich vorzunehmen.
  • Das Finanzamt überprüft bei Anmeldung durch die Prokuristin/den Prokurist den aktuellen Stand durch Abfrage im Firmenbuch.
  • Prokuristin/Prokurist: Aktuellen Ausdruck aus dem Firmenbuch (Prokura) - bei Gesamtprokura ist die Anmeldung gemeinschaftlich vorzunehmen.
  • Das Finanzamt händigt die Zugangskennungen (TID, BENID, Start-PIN) betreffend die solcherart angemeldete Unternehmerin/den solcherart angemeldeten Unternehmer nicht aus, sondern veranlasst die Zusendung mit RSa an die Adresse der antragstellenden Unternehmerin/des antragstellenden Unternehmers.
  • Soll die Aushändigung der Zugangskennungen an die Prokuristin/den Prokuristen erfolgen, so muss dies auf der Spezialvollmacht vermerkt und die Unterschrift der Unternehmerin/des Unternehmers (Geschäftsführers) beglaubigt sein.

(2) Bei Gesellschaften mit Sitz im Inland kann die Anmeldung zu FinanzOnline dann Probleme bereiten, wenn alle organschaftlichen Vertreterinnen/Vertreter (zB Vorstand, Geschäftsführer) keinen Wohnsitz (Mittelpunkt der Lebensinteressen im Sinn der DBA) im Inland haben. In diesem Fall bestehen keine Bedenken, analog zu dieser Vereinfachungsregelung - in Bezug auf die Anmeldung durch die Prokuristin/den Prokuristen mit folgender Besonderheit - vorzugehen:

  • Die "ausländische" organschaftliche Vertretung gibt am Anmeldeformular die eigene ausländische Adresse an. Das Finanzamt kann die Angaben zB durch Einsichtnahme in die in der Finanzverwaltung gespeicherten Daten und/oder ins Firmenbuch überprüfen.
  • Wird die Spezialvollmacht der/dem im Firmenbuch eingetragenen Prokuristin/Prokuristen erteilt, so muss diese/dieser im Inland an einer Abgabestelle (§ 2 Z 4 Zustellgesetz idgF), insb. an der inländischen Betriebsstätte, erreichbar sein. Eine Aushändigung der Zugangskennungen an die Prokuristin/den Prokuristen darf dann erfolgen, wenn die "ausländische" organschaftliche Vertretung dies auf der Spezialvollmacht vermerkt hat.
  • Wenn die Übergabe der Zugangskennungen nicht wie oben beschrieben an den Prokuristen möglich ist, kann - wenn das Finanzamt im Einzelfall keine Bedenken dagegen hat - wie folgt zugestellt werden: 
    • Anmeldung durch den Prokuristen: Zustellung an den "ausländischen" organschaftlichen Vertreter (ausländische Adresse laut Anmeldeformular); 
    • Anmeldung durch die Wirtschaftstreuhänderin/den Wirtschaftstreuhänder: Zustellung an die Prokuristin/den Prokuristen mit RSa im Inland oder Zustellung an die "ausländische" organschaftliche Vertretung (ausländische Adresse laut Anmeldeformular);
    • Zur Zustellung im Ausland siehe unten.

3. Anmeldung von "ausländischen" Unternehmern

(1) Zur Gewährleistung eines einheitlichen Sicherheitsstandards bei der Identifizierung von Unternehmerinnen/Unternehmern, die im Inland zur Umsatzsteuer erfasst sind, aber weder Wohnsitz, Sitz oder Geschäftsleitung im Inland haben, noch beschränkt einkommensteuerpflichtige oder beschränkt körperschaftsteuerpflichtige Personen mit Betriebsstätte im Inland sind, haben auch diese ihre Anmeldung persönlich bei einem Finanzamt vorzunehmen. Eine Anmeldung wie bei „inländischen" Unternehmern durch eine Wirtschaftstreuhandkanzlei mit anschließender Zusendung der Zugangskennungen in das Ausland kann nur unter folgenden Voraussetzungen erfolgen:

  • Zur Zustellung der Zugangskennungen (TID, BENID, Start-PIN) ist der "Internationale Rückschein" (rotes Formular "ADVICE of receipt / of delivery / of payment / of entry" der Österreichischen Post AG) zu verwenden. Dies ist aber nur zulässig, wenn damit die eigenhändige Übergabe gewährleistet ist, wovon nur bei jenen Ländern ausgegangen werden kann, die von der österreichischen Post AG auf ihrer Homepage entsprechend bezeichnet sind. Dazu ist wie folgt vorzugehen:
    • Link https://www.post.at/geschaeftlich_versenden_brief_international_zusatzleistungen.php.
    • "Länderüberblick Zusatzleistungen" (nicht "Handbuch ..." und nicht "Länderüberblick Eilbrief") - es ist die aktuellste Version anzuklicken.
    • In dem sich öffnenden Dokument ("BRIEF INTERNATIONAL, DIE LÄNDER IM ÜBERBLICK, Gültig ab...") sind alle Länder aufgelistet.
    • Von einer eigenhändigen Zustellung im betreffenden Land kann ausgegangen werden, wenn in der Spalte "Eigenhändig" ein Häkchen gesetzt ist.
  • Kann nach dem Vorgesagten von einer eigenhändigen Übergabe im betreffenden Land ausgegangen werden, so kann die Anmeldung wie bei "inländischen" Unternehmern durch eine Wirtschaftstreuhandkanzlei erfolgen (daher insbesondere ohne Beglaubigung der Unterschrift des anzumeldenden ausländischen Unternehmers). Die Wirtschaftstreuhänderin/der Wirtschaftstreuhänder kann dafür unmittelbar von der ausländischen Unternehmerin/vom ausländischen Unternehmer oder mittelbar durch Subvollmacht (zB von einem ausländischen "Berufskollegen") bevollmächtigt sein.
    • Dabei sind die Zugangskennungen (TID, BENID, Start-PIN) betreffend die solcherart angemeldete "ausländische" Unternehmerin/den solcherart angemeldeten "ausländischen" Unternehmer auszudrucken, aber nicht auszuhändigen, sondern an die im Antragsformular angegebene, ausländische Adresse (des antragstellenden Unternehmers) zuzusenden, wobei jedoch an Stelle der Zustellart "RSa" der "Internationale Rückschein" (rotes Formular "ADVICE of receipt / of delivery / of payment / of entry" der Österreichischen Post AG) zu verwenden ist. Dabei ist darauf zu achten, dass das zu verwendende Kuvert keinen Einblick auf die inliegenden Zugangskennungen erlaubt.

(2) Darüber hinaus besteht für "ausländische" Unternehmerinnen/Unternehmer die Möglichkeit des Vorgehens nach den Regeln des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung, BGBl. Nr. 27/1968. Erteilt daher in anderen als den in (1) angesprochenen Fällen eine "ausländische" Unternehmerin/ein "ausländischer Unternehmer" eine Spezialvollmacht zur Anmeldung durch eine Bevollmächtigte/einen Bevollmächtigten, so kann die nach § 3 FOnV 2006 erforderliche Beglaubigung nach dem in diesem Übereinkommen für das jeweilige Land vorgesehenen Verfahren erfolgen (in der Regel: Beglaubigung nach nationalem ausländischen Recht und "Überbeglaubigung" in Form der so genannten "Apostille"). Es bestehen keine Bedenken, wenn diese Form der Beglaubigung nicht nur für die Erteilung der Spezialvollmacht, sondern auch für eine postalische Anmeldung der "ausländischen Unternehmerin"/des "ausländischen Unternehmers" selbst angewendet wird, wobei

  • die Anmeldung durch das für die Umsatzsteuer zuständige Finanzamt (idR Graz Stadt) erfolgt, und
  • die Zugangskennungen (TID, BENID, Start-PIN) wie in (1) beschrieben im Ausland zugestellt werden.

(3) Im Übrigen steht für "ausländische" Unternehmerinnen/Unternehmer jedenfalls die Möglichkeit der persönlichen Anmeldung bei einem beliebigen Finanzamt mit allgemeinem Aufgabenkreis offen.

Dieser Erlass ersetzt den Erlass des Bundesministers für Finanzen vom 30. April 2004, 50 0501/9-IV/04, "Zusammenfassung und Verlängerung der Vereinfachungsregelung für die Anmeldung von Unternehmern".

Bundesministerium für Finanzen, 24. Februar 2015

Anmeldung durch den Prokuristen, Vereinfachte Rücksetzung

1. Anmeldung durch den Prokuristen

In der Praxis wurde vielfach der Wunsch geäußert, die Anmeldung zu FinanzOnline durch die Prokuristin/den Prokuristen zuzulassen. Dazu ist vorweg darauf hinzuweisen, dass die Prokura nicht organschaftliche Vertretung, sondern rechtsgeschäftlich erteilte Vollmacht ist. Somit kann eine Anmeldung zu FinanzOnline zwar durch die Prokuristin/den Prokuristen erfolgen, doch benötigt sie/er dafür wie jede/jeder andere Bevollmächtigte gemäß § 3 FOnV 2006 eine beglaubigte Spezialvollmacht.

Ein Abgehen vom Erfordernis des Vorliegens einer Spezialvollmacht zur Anmeldung zu FinanzOnline ist nicht möglich, da mit der Anmeldung zu FinanzOnline der Zugang zu einem Datenumfang ermöglicht wird, der über den durch die Prokura eingeräumten Berechtigungsumfang hinaus reichen kann. Dies betrifft etwa die nach
§ 50 Abs. 3 UGB mögliche Beschränkung der Prokura auf den Betrieb einer von mehreren Niederlassungen des Unternehmens. Weiters erhält die/der die Anmeldung zu FinanzOnline durchführende Prokuristin/Prokurist Zugang zu den einkommensteuerrelevanten Daten der Unternehmerin/des Unternehmers (das ist idR sein Arbeitgeber), also insbesondere zu sämtlichen anderen Einkünften, sowie zu privaten Daten (z.B. Krankheitsdaten bei außergewöhnlicher Belastung; Unterhaltsabsetzbetrag für nicht haushaltszugehörige Kinder). Das kann im Widerspruch zu § 48a BAO ("Abgabenrechtliche Geheimhaltungspflicht") stehen.

Unter Berücksichtigung der bisher (insbesondere durch die Erlassregelung vom 27. Februar 2003 - aktualisiert 17. Februar 2012, "Vereinfachungsregelung für die Anmeldung von Unternehmern durch Wirtschaftstreuhänder") getroffenen Vereinfachungsregelungen bestehen keine Bedenken, wenn bei der Anmeldung zu FinanzOnline durch eine Prokuristin/einen Prokuristen in teilweiser Abänderung des Erlasses des Bundesministeriums für Finanzen vom 15. Jänner 2003, GZ 66 1002/1-VI/6/03, APKZ O250, wie folgt vorgegangen wird:

  • Das Anmeldeformular der zu FinanzOnline anzumeldenden Unternehmerin/des zu FinanzOnline anzumeldenden Unternehmers wird ausgefüllt und von der Unternehmerin/vom Unternehmer (bzw. seinem organschaftlichen Vertreter, das ist insb. der Geschäftsführer) eigenhändig unterschrieben.
  • Die anzumeldende Unternehmerin/der anzumeldende Unternehmer (Geschäftsführer) stellt eine Spezialvollmacht ("Zur Anmeldung zu FinanzOnline") auf seine Prokuristin/seinen Prokuristen ohne Unterschriftsbeglaubigung aus.
  • Die Prokuristin/der Prokurist nimmt die Anmeldung der Unternehmerin/des Unternehmers bei einem beliebigen Finanzamt mit allgemeinem Aufgabenkreis unter Vorlage folgender Unterlagen vor:
    • Anmeldeformular zu FinanzOnline der Unternehmerin/des Unternehmers 
    • Spezialvollmachtsurkunde der Unternehmerin/des Unternehmers an sie/ihn 
    • Aktuellen Ausdruck aus dem Firmenbuch (Prokura) - bei Gesamtprokura ist die Anmeldung gemeinschaftlich vorzunehmen 
    • Reisepass, Führerschein, Personalausweis (oder anderer amtlicher Lichtbildausweis)
  • Das Finanzamt händigt die Zugangskennungen (TID, BENID, Start-PIN) betreffend die solcherart angemeldete Unternehmerin/den solcherart angemeldeten Unternehmer nicht aus, sondern veranlasst die Zusendung mit RSa an die Adresse der antragstellenden Unternehmerin/des antragstellenden Unternehmers (Geschäftsführer).

Diese vereinfachte Vorgangsweise gilt bis auf weiteres.

Soll eine Aushändigung der Zugangskennungen an die Prokuristin/den Prokuristen erfolgen, so muss dies auf der Spezialvollmacht vermerkt und die Unterschrift der Unternehmerin/des Unternehmers (Geschäftsführers) beglaubigt sein.

2. Vereinfachte Rücksetzung

Das Rücksetzen der Zugangskennungen ist in TZ 4 des Erlasses des Bundesministeriums für Finanzen vom
15. Jänner 2003, GZ 66 1002/1-VI/6/03, APKZ O250, geregelt. In teilweiser Abänderung der dortigen Anordnungen kann auch für Unternehmerinnen/Unternehmer das Rücksetzen schriftlich erfolgen, wenn wie folgt vorgegangen wird:

  • Das Formular "FON 2" wird von der selben Person unterschrieben, die seinerzeit das Anmeldeformular "FON 1" unterschrieben hat.
  • Das Formular "FON 2" wird an jenes Finanzamt geschickt, bei dem seinerzeit die Anmeldung erfolgt ist. Wurde die Anmeldung durch eine Wirtschaftstreuhänderin/einen Wirtschaftstreuhänder vorgenommen, so ist es Sache der Unternehmerin/des Unternehmers, sich bei der Wirtschaftstreuhänderin/beim Wirtschaftstreuhänder zu erkundigen, bei welchem Finanzamt er die Anmeldung durchgeführt hat.
  • Das Finanzamt überprüft die Übereinstimmung der Unterschriften an Hand des gemäß TZ 3.3.2.3 des Erlasses vom 15. Jänner 2003 tageweise nach dem Datum der Erledigung abgelegten Originalantrages. Die Zusendung von TID, BENID und PIN erfolgt nach TZ 3.3.2.2.

Bundesministerium für Finanzen, 17. Juli 2003 (aktualisiert 17. Februar 2012)

Übermittlung der UVA für Arbeitsgemeinschaften

Das Bundesministerium für Finanzen hat mit der Vereinigung industrieller Bauunternehmungen Österreichs (VIBÖ) eine standardisierte Vorgangsweise bei der elektronischen Übermittlung der UVA in FinanzOnline für Arbeitsgemeinschaften durch ihre kaufmännische Geschäftsführung vereinbart.

Arbeitsgemeinschaften (ARGEN) sind hinsichtlich der Umsatzsteuer Steuersubjekt ohne eigene Rechtspersönlichkeit. Die steuerliche Vertretungsregelung richtet sich primär nach § 81 BAO (insbesondere Vertretung durch einen ARGE-Partner). Im Baugewerbe ist es üblich, eine ARGE durch eine vertraglich bestimmte kaufmännische Geschäftsführung, die einer der ARGE-Partnerfirmen übertragen wird, zu vertreten, wobei jede kaufmännische Geschäftsführung in der Regel mehrere ARGEN (bis zu mehreren hundert) vertritt. Bei der vereinbarten Vorgangsweise wird die Beziehung zwischen der ARGE und ihrer kaufmännischen Geschäftsführung abgebildet, wodurch die kaufmännische Geschäftsführung die UVA aller von ihm vertretenen ARGEN mittels XML-Paket im Wege von FinanzOnline übermitteln kann.

1. Erstmalige Abbildung der Beziehung einer bestehenden ARGE 

  • Jede ARGE gibt bei ihrem für die USt zuständigen Finanzamt die vertretungsbefugte kaufmännische Geschäftsführung mittels des vom Bundesministerium für Finanzen vorgegebenen Formulars (Formular ARGE 1) bekannt. Werden bei einem Finanzamt mehrere ARGEN einer kaufmännischen Geschäftsführung geführt, so ist den Formularen eine Liste aller vertretenen ARGEN je kaufmännischer Geschäftsführung anzuschließen (Formular ARGE 2). Im Zug der "aktionsweisen" Bekanntgabe der kaufmännischen Geschäftsführungen anlässlich der erstmaligen elektronischen UVA-Einreichung zum 15. Juni 2003 entfällt aus Gründen der Verwaltungsökonomie für jene ARGEN, die bereits steuerlich bei diesem Finanzamt erfasst sind und deren ARGE-Vertrag diesem Finanzamt schon vorliegt, das Erfordernis der Abgabe des Formulars ARGE 1.
  • Das Finanzamt merkt die Vertretungs-Beziehung zwischen jeder ARGE und ihrer kaufmännischen Geschäftsführung als Vertreter an.

2. Beziehungsabbildung im Zug der Neuanlage einer ARGE (Steuernummernvergabe) 

  • Anlässlich der abgabenrechtlichen Neuanmeldung der ARGE und zusätzlich zu den dafür benötigten Unterlagen ist das Formular ARGE 1 für die erstmalige Abbildung der Beziehung abzugeben.
  • Das Finanzamt merkt die Vertretungs-Beziehung zwischen der ARGE und ihrer kaufmännischen Geschäftsführung als Vertreter an.

3. Änderungen der Beziehung
Änderungen (Zugänge, Abgänge, Wechsel der kaufmännischen Geschäftsführung) im Bestand der vertretenen ARGEN sind dem zuständigen ARGE-Finanzamt monatlich bekannt zu geben.

4. Die kaufmännische Geschäftsführung muss Teilnehmer von FinanzOnline sein. Es liegt in ihrer eigenen Verantwortung, unter ihrer Teilnehmeridentität (TID) für geeignete Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter je eine eigene Benutzeridentität (BenID) anzulegen und diese zu verwalten.

5. Die kaufmännische Geschäftsführung kann die UVA-Übermittlung für die von ihr vertretenen ARGEN ausschließlich mittels Datenstrom-Verfahren (XML-File) durchführen.

6. Alle anderen Funktionalitäten von FinanzOnline (z.B. Rückzahlungsanträge) sind durch jede ARGE als "FinanzOnline-Teilnehmer" selbst wahrzunehmen.

Das Bundesministerium für Finanzen hat keine Bedenken, bei Bedarf auch bei anderen ARGEN (außerhalb des Baugewerbes) nach diesem Schema vorzugehen. Entscheidend ist aber auch in diesen Fällen, dass die Person bzw. die Gesellschaft, der die kaufmännische Geschäftsführung übertragen wurde, stets selbst ARGE-Partner sein muss.

Bundesministerium für Finanzen, 4. Juni 2003