AEO: Antragstellung und Selbstbewertung

Was ist ein AEO?

Ein in der Europäischen Union ansässiger Wirtschaftsbeteiligter (also ein Unternehmen, das im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit mit zollrechtlichen Aktivitäten befasst ist) kann bei der zuständigen Zollbehörde einen Antrag auf Erteilung des AEO-Status (Authorised Economic Operator – Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter) stellen.

Der AEO-Status bestätigt, dass ein Unternehmen bestimmte Kriterien hinsichtlich
- der Einhaltung zoll- und steuerrechtlicher Vorschriften,
- der Kontrolle seiner zollrelevanten Prozesse,
- seiner Zahlungsfähigkeit, sowie – abhängig vom beantragten Bewilligungstyp
- der praktischen oder beruflichen Befähigung seiner Zollmitarbeiter bzw.
- der Sicherheit seiner internationalen Lieferkette
erfüllt.

Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte profitieren je nach Art der AEO-Bewilligung von Vereinfachungen im Zusammenhang mit den Zollvorschriften und/oder Erleichterungen bei sicherheitsrelevanten Zollkontrollen.

Vor Erteilung einer AEO-Bewilligung prüft die Zollbehörde, ob die erforderlichen Voraussetzungen und Kriterien erfüllt sind. Eine wesentliche Grundlage dafür bildet die vom Antragsteller durchzuführende Selbstbewertung.

Folgende Bewilligungstypen sind möglich:

  • AEOC – für zollrechtliche Vereinfachungen
  • AEOS – für Erleichterungen bei sicherheitsrelevanten Zollkontrollen
  • AEOC/AEOS – Kombination aus zollrechtlichen Vereinfachungen und Erleichterungen bei sicherheitsrelevanten Zollkontrollen (technisch auch als AEOF bezeichnet)

Wo kann ich meinen Antrag stellen?

Die Beantragung einer AEO-Bewilligung erfolgt ausschließlich elektronisch über das EU-Traderportal eAEO-STP (Specific Trader Portal).

Vor der Einbringung eines AEO-Antrags wird Wirtschaftsbeteiligten jedoch dringend empfohlen, frühzeitig Kontakt mit dem für sie zuständigen Zoll-Kundenteam aufzunehmen und eine Vorbesprechung zu vereinbaren. Im Rahmen dieser Vorbesprechung können offene Fragen zur Antragstellung, zur Selbstbewertung sowie zu den erforderlichen Unterlagen geklärt und der weitere Ablauf abgestimmt werden.

Der Antrag einschließlich des ausgefüllten Fragenkatalogs zur Selbstbewertung ist anschließend über das EU-Traderportal eAEO-STP einzubringen.

Die Zuständigkeit der österreichischen Zollverwaltung richtet sich danach, ob die Hauptbuchhaltung für Zollzwecke in Österreich geführt wird oder hier zugänglich ist. Wirtschaftsbeteiligte mit Sitz in Österreich bringen ihren Antrag bei jener zuständigen Stelle des Zollamts Österreich ein, die für den Sitz des Unternehmens zuständig ist.

Wirtschaftsbeteiligte mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat, deren Hauptbuchhaltung für Zollzwecke jedoch in Österreich geführt wird oder hier zugänglich ist, müssen ihren Antrag bei der zuständigen Dienststelle West einbringen.

Wozu eine Selbstbewertung?

Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte müssen abhängig vom beantragten AEO-Bewilligungstyp bestimmte Kriterien erfüllen.

Diese sind:

  • keine schwerwiegenden oder wiederholten Verstöße gegen zoll- und steuerrechtliche Vorschriften sowie keine schweren Straftaten im Rahmen der Wirtschaftstätigkeit (AEOC und AEOS),
  • ein angemessenes Maß an Kontrolle der zollrelevanten Tätigkeiten und Warenbewegungen anhand der Geschäftsbuchführung und gegebenenfalls der Beförderungsunterlagen (AEOC und AEOS),
  • nachweisliche Zahlungsfähigkeit (AEOC und AEOS),
  • praktische oder berufliche Befähigung, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit steht (AEOC),
  • angemessene Sicherheitsstandards in Bezug auf die internationale Lieferkette (AEOS).

Vor der Antragstellung ist eine vollständige Bearbeitung des Fragenkatalogs zur Selbstbewertung (Self Assessment Questionnaire – SAQ) unerlässlich. Der Fragenkatalog unterstützt Unternehmen dabei, ihre zollrelevanten Prozesse systematisch zu überprüfen und mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen.

Die Selbstbewertung erleichtert sowohl dem Unternehmen als auch der Zollbehörde die Vorbereitung des Bewilligungsverfahrens. Sie ermöglicht eine frühzeitige Einschätzung möglicher Risiken und trägt dazu bei, die Prüfung auf wesentliche Bereiche im Unternehmen zu konzentrieren.

Der ausgefüllte Fragenkatalog zur Selbstbewertung ist ein verpflichtendes Annahmekriterium für einen AEO-Antrag. Zur Unterstützung der Wirtschaftsbeteiligten enthält die AEO-Leitlinie der Europäischen Kommission zusätzlich eine Übersicht wesentlicher Risiken im Zusammenhang mit der Bewilligung und Überwachung des AEO-Status sowie mögliche Maßnahmen zur Risikominimierung.

Wie funktionieren Antragstellung und Selbstbewertung? 

Um einen Antrag auf eine AEO-Bewilligung über das EU-Traderportal eAEO-STP stellen zu können, ist zunächst eine Registrierung über das Uniform User Management & Digital Signatures (UUM&DS) der Europäischen Union erforderlich.

Vor dem Ausfüllen des Fragenkatalogs zur Selbstbewertung empfiehlt es sich, die Erläuterungen sorgfältig zu lesen und ausschließlich jene Fragen zu beantworten, die für den beantragten Bewilligungstyp sowie die Rolle des Unternehmens innerhalb der Lieferkette relevant sind. Wie bereits empfohlen, sollte vor der Antragstellung Kontakt mit dem zuständigen Kundenteam aufgenommen werden.

Der ausgefüllte Fragenkatalog zur Selbstbewertung ist als PDF dem Antrag im eAEO-STP beizufügen. Zusätzlich ist das bearbeitbare Word-Dokument an das zuständige Kundenteam zu übermitteln. Der Fragenkatalog steht unter dem nachfolgenden Punkt „Informationen und Unterlagen zur Bearbeitung von AEO-Anträgen und Bewilligungen“ zum Download zur Verfügung.

Hinweis: Ein Antrag, dem kein ausgefüllter Fragenkatalog beigefügt ist, kann weder technisch eingebracht noch rechtlich angenommen werden.

 

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an das für Sie zuständige Kundenteam des Zollamts Österreich.

Bei technischen Fragen zum UUM&DS oder zum EU-Traderportal wenden Sie sich bitte an den UUM&DS-Postkorb: post.ucc-uumds@bmf.gv.at.

Unter nachstehenden angeführten Links sind weitere Informationen zum Unified User Management and Digital Signatures (UUM&DS) verfügbar:

 

Weitere Links zu hilfreichen Dokumenten für die AEO-Antragstellung über eAEO-STP finden Sie hier:

 

Zusätzliche Tipps für die Antragstellung und die Selbstbewertung

Die Beantragung einer AEO-Bewilligung betrifft regelmäßig mehrere Unternehmensbereiche und sollte daher frühzeitig innerhalb des Unternehmens abgestimmt werden. Insbesondere empfiehlt sich eine Einbindung der Geschäftsführung.

  • Machen Sie sich zunächst mit den Rechtsvorschriften über den AEO, mit den AEO-Leitlinien und der Selbstbewertung vertraut.
  • Holen Sie alle für den Antrag und die Selbstbewertung erforderlichen Unterlagen und Informationen rechtzeitig in Ihrem Unternehmen ein.
  • Nehmen Sie sich Zeit für die Selbstbewertung und führen Sie die Beantwortung des Fragebogens zur Selbstbewertung gewissenhaft durch.
  • Stellen Sie den Antrag erst dann, wenn alle Daten vorhanden und alle Informationen für die Selbstbewertung aufbereitet sind.
  • Unvollständig oder oberflächlich ausgefüllte Anträge und Fragenkataloge zur Selbstbewertung sind "Zeitfresser" und können das Antragsverfahren und die Pre-Audits erheblich verzögern.
  • Jeder Frage liegt ein potenzielles Risiko zugrunde. Die Liste "Risiken, Gefährdungen und mögliche Lösungen" ist Teil der AEO-Leitlinien und enthält eine Beschreibung dieser Risiken und mögliche Lösungen, wie diese Risiken kontrolliert und die AEO-Kriterien nachhaltig erfüllt werden können. 
  • Planen Sie mit dem Zollamt gemeinsam den zeitlichen Ablauf des Pre-Audits und stellen Sie sicher, dass die maßgeblichen Ansprechpartner zum erforderlichen Zeitpunkt für Auskünfte zur Verfügung stehen. Dies kann den Zeitaufwand des Audits wesentlich verringern.
  • Wiederholen Sie die Selbstbewertung auch nach Bewilligungserteilung in regelmäßigen Abständen und teilen Sie Ihrer zuständigen Zollstelle alle wesentlichen Änderungen in Ihrem Unternehmen oder Ereignisse mit, die mit den AEO-spezifischen Risiken im Zusammenhang stehen können (Mitteilungspflicht).

Was sind Sicherheitserklärungen?

Wird eine AEOS-Bewilligung oder eine kombinierte AEOC/AEOS-Bewilligung beantragt, sollte der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte beim Abschluss neuer vertraglicher Vereinbarungen mit einer Geschäftspartnerin/einem Geschäftspartner diese/diesen anhalten, die Sicherheit seiner Lieferkette zu bewerten und zu verbessern und dies – soweit mit dem Unternehmensmodell vereinbar– in den vertraglichen Vereinbarungen ausdrücklich vorsehen. Eine Option, diese Anforderung umzusetzen, ist die Verwendung von sogenannten Sicherheitserklärungen. Nähere Informationen zu den Sicherheitserklärungen finden sie in den AEO-Leitlinien. Die Europäische Kommission hat die EU-weite Verwendung von Mustersicherheitserklärungen empfohlen. Speicherversionen im Pdf-Format sind auch unter der Rubrik Zollformulare verfügbar (Sicherheitserklärung für Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte AEO (Formular Za 251).

Weitere Informationen und Formulare

AEO-Leitlinien

Ergänzend zu den verbindlichen Rechtsvorschriften hat die Europäische Kommission AEO-Leitlinien veröffentlicht. Diese dienen dazu, eine unionsweit einheitliche Anwendung der Kriterien für die Erteilung und Überwachung des AEO-Status sicherzustellen.

Arbeitsrichtlinie AEO (ZK-0380)

Weitere nationale Bestimmungen im Zusammenhang mit der Erteilung, Verwaltung und Überwachung von AEO-Bewilligungen sind der in der Findok veröffentlichten aktuellen Arbeitsrichtlinie „Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO)“ zu entnehmen.

AEO-Logo

Ausschließlich Inhaber einer AEO-Bewilligung sind berechtigt, das AEO-Logo zu verwenden. Das AEO-Logo kann bei der zuständigen Zollstelle, welche die AEO-Bewilligung ausgestellt hat, angefordert werden. Die Europäische Kommission als Inhaberin des Copyrights hat darauf hingewiesen, dass die Verwendung des Logos durch Unternehmen, die über keine AEO-Bewilligung verfügen, eine Verletzung des Urheberrechts darstellt, die gerichtlich verfolgt werden kann. Weitere Informationen finden Sie hier.

Abkommen zur gegenseitigen Anerkennung von AEO-Programmen

Aktuelle Informationen über die Sicherheitszusammenarbeit mit Drittländern, den Stand der Abkommen zur gegenseitigen Anerkennung von AEO-Programmen sowie weitere nützliche Informationen zum Thema AEO finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission.