Sonstige organisatorische Maßnahmen

Hier finden Sie wichtige Informationen zu zB UID-Nummer, Unterschriftenprobenblatt, Vergabe einer Steuernummer und Buchungsmitteilungen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Falls Sie steuerpflichtige Leistungen an Unternehmer/innen erbringen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind bzw. in Geschäftsbeziehungen mit Unternehmerinnen/Unternehmern in anderen EU-Staaten treten, benötigen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer). Sie benötigen die UID-Nummer aber auch, wenn Sie den Vorsteuerabzug aus Rechnungen über 10.000 Euro geltend machen wollen. Hinweise wie Sie eine solche bekommen, finden Sie ua. in den Fragebögen Verf 15, Verf 16 oder Verf 24.

Unterschriftsprobenblatt und Tätigkeitsnachweis

Verfügt Ihr Unternehmen über eine Geschäftsführerin/einen Geschäftsführer, Prokuristin/Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigte/Handlungsbevollmächtigten, verlangt man von Ihnen auch ein Unterschriftsprobenblatt. Diesen Zweck erfüllt das Formular Verf 26 das Sie unter dem Link "Formulare" in der Formulardatenbank erhalten. Da im Wirtschaftsleben nicht nur seriöse Unternehmerinnen/Unternehmer auftreten, lässt das Finanzamt zu Ihrem eigenen Schutz Vorsicht walten und ersucht neben den Formularen Verf 15, Verf 16 oder Verf 24 auch um einen Identitätsnachweis (Reisepass, Personalausweis), um eventuelle Beibringung einer Eröffnungsbilanz sowie eines Tätigkeitsnachweises. Als Tätigkeitsnachweise können zB Miet- oder Pachtverträge für das betriebene Geschäftslokal, Dienstnehmeranmeldungen, Ausgangsfakturen oder Kassenbücher verlangt werden.

Vergabe einer Steuernummer

Nachdem ihre Unterlagen geprüft wurden, werden Sie beim Finanzamt registriert: Das Finanzamt erteilt einen aus einer zweistelligen Finanzamtsnummer und einer siebenstelligen Steuernummer bestehenden Ordnungsbegriff (Abgabenkontonummer) und legt einen neuen Steuerakt an. Ihre Abgabenkontonummer wird Ihnen mitgeteilt, sie dient für Ihre Identifikation und sollte daher auf allen Belegen (Schriftstücken, Zahlungsabschnitten usw.), die Sie dem Finanzamt übermitteln, angeführt werden. Es ist durchaus nicht ungewöhnlich, dass im Zuge der Neuaufnahme eines Unternehmens, ein Außendienstorgan des Finanzamtes dem jeweiligen Betrieb einen Besuch abstattet. Ein derartiger "Antrittsbesuch" vor Ort vermittelt der Behörde zweifellos ein besseres Bild, als wenn die Dinge lediglich von der "Amtsstube" aus beurteilt werden und dient auch als Servicemaßnahme der Aufklärung über Ihre Rechte und Pflichten als Unternehmerin/Unternehmer.

Abgabenkonto

Ab dem Zeitpunkt Ihrer Registrierung besitzen Sie ein Konto bei Ihrem Finanzamt. Unter Ihrem Namen und Ihrer Steuernummer richtet das Finanzamt ein Abgabenkonto ein. Auf dieses Konto haben in der Folge sämtliche Zahlungen, wie zB für Umsatz-, Einkommen-, Körperschaftsteuer, lohnabhängige Abgaben, Normverbrauchsabgabe etc. zu erfolgen. Die Verbuchung der Beträge und die gesamte Kontengebarung (§ 213 BAO) erledigt im Finanzamt die Abteilung "Abgabensicherung" (Abgabeneinhebung und Rechnungswesen). Gemeldete oder vorgeschriebene Abgaben werden als Belastung, die entsprechenden Zahlungen als Gutschrift gebucht. Die Bewegungen auf dem Abgabenkonto ergeben sich analog zu einem Bankkonto: Neben Rückständen (Schulden) können auch – was für Sie erfreulicher ist – Guthaben auftreten. Weist das Konto ein Guthaben auf, so kann dieses gleich zur Abdeckung einer zukünftigen fälligen Abgabe verwendet werden. Die Kontengebarung ersehen Sie auch in FinanzOnline (Abfragen/Steuerkonto).

Bei einem Guthaben besteht auch die Möglichkeit, die Rückzahlung (Überweisung auf ein von Ihnen zu benennendes Bankkonto) zu beantragen (§ 239 BAO). Dieser Rückzahlungsantrag kann entweder formlos schriftlich oder elektronisch in FinanzOnline (Eingaben/Anträge/Rückzahlung) eingebracht werden.

Buchungsmitteilungen

So wie Sie von einer Bank Kontoauszüge erhalten, sendet Ihnen Ihr Finanzamt ebenfalls – spesenfrei – laufend nummerierte Buchungsmitteilungen zu, die Sie über alle Bewegungen, die Fälligkeiten von Abgaben und Ihren aktuellen Saldo informieren. Jede Buchungsmitteilung enthält ua. die Zeile "neuer Kontostand": So sehen Sie, ob Sie über einen Rückstand, ein Guthaben oder einen ausgeglichenen Kontostand verfügen.

Informationen zu den Buchungen auf Ihrem Steuerkonto können Sie auch in FinanzOnline unter Abfragen/Steuerkonto ersehen. Für jene Teilnehmer, die Zahlungen an die Finanzverwaltung mittels Online-Banking elektronisch durchführen, besteht die Möglichkeit, auf die Zusendungen von Zahlungsanweisungen zu verzichten. Wenn Sie auf die Zusendung von Zahlungsanweisungen verzichten, können die Buchungsmittelungen elektronisch in die DataBox zugestellt werden. Vorausgesetzt, Sie haben nicht auf die elektronische Zustellung gemäß § 97 Abs. 3 BAO verzichtet.

Die elektronische Zustellung sowie der Verzicht auf Zusendung von Zahlungsanweisungen können in der Funktion „Zustellung“ geändert werden.

Jahreszusammenstellung

Als zusätzliches Service können Sie über FinanzOnline eine Jahreszusammenstellung abfragen. Die Jahreszusammenstellung enthält eine nach Abgabenarten geordnete Übersicht aller Buchungen.