Compliance-Package

Seit 10. November 2020 können die Dokumente, die für die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer erforderlich sind, an das Register übermittelt werden und von Verpflichteten für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten eingesehen und verwendet werden.

Mit der Novelle zur Umsetzung der 5. Geldwäscherichtlinie wurde das Register der wirtschaftlichen Eigentümer zu einer zentralen Plattform zur Speicherung der für die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer erforderlichen Dokumente ausgebaut. Das Konzept des Compliance-Packages wurde im organisatorischen Rahmen des beim Bundesminister für Finanzen eingerichteten FinTech-Beirates entwickelt und ist ein Musterbeispiel dafür, wie Innovationen in Zusammenarbeit mit den relevanten Stakeholdern entwickelt und umgesetzt werden können.

Diese Neuerung wird richtungsweisend sein im Hinblick auf die Reduktion der Kosten für die betroffenen Unternehmen und die Erhöhung der Effektivität der Maßnahmen zur Geldwäscheprävention in diesem Bereich. Für die Information von Kunden und Klienten hat das Bundesministerium für Finanzen einen Folder (Link) (PDF, 905 KB) erstellt.

Im Rahmen einer Forum Finanzveranstaltung am 17. November 2020 wurden vom Bundesministerium für Finanzen die zukünftigen Möglichkeiten von Compliance-Packages sowie die neuen Meldeformulare und die neuen Funktionalitäten des WiEReG Management Systems vorgestellt. Fachexperten der aus den Berufsgruppen der Steuerberater, Rechtsanwälte und Notare erläuterten anhand von Beispielen die Vorgehensweise bei der Erstellung von Compliance-Packages. Ein Experte der Finanzmarktaufsichtsbehörde zeigte, wie Kredit- und Finanzinstitute Compliance-Packages bei der Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer ihrer Kunden verwenden können und ein Experte der Bundesrechenzentrum GmbH erklärte die Funktionen des neuen WiEReG-Webservice:

Einen Überblick über die neuen Funktionen und eine Anleitung zur Rechtevergabe finden Sie in unserem Handbuch für Verpflichtete zur Einrichtung des Registers unter diesem Link.

Die Funktionsweise und die Vorteile von Compliance-Packages stellen sich im Überblick wie folgt dar:

  • Für alle zur Meldung an das Wirtschaftliche Eigentümer Register verpflichteten Rechtsträger kann ein berufsmäßiger Parteienvertreter auf freiwilliger Basis auch die zur Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer erforderlichen Dokumente an das Register übermitteln (Compliance-Package).
  • Diese Dokumente können von Unternehmen, die Sorgfaltspflichten zur Geldwäscheprävention unterliegen, wie beispielsweise Kreditinstitute, Finanzinstitute, Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder, Rechtsanwälte und bestimmte Gewerbetreibende (Verpflichtete) eingesehen werden. Diese können Ihre Verpflichtung zur Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer ihrer Kunden aufgrund der Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf Basis dieser Dokumente erfüllen.
  • Der zeitaufwändige Prozess der Anfrage der Dokumente und der Übersendung der Dokumente kann daher durch die Einsicht in ein Compliance-Package ersetzt werden, wodurch sich eine große Kostenersparnis und vor allem eine Beschleunigung von für Unternehmen kritischen Prozessen (z.B. Darlehensgewährungen) ergeben. Zudem können Rechtsträger durch ein Compliance-Package ihre Aufbewahrungspflicht gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG im digitalen Wege erfüllen.
  • Ein Compliance-Package eines übergeordneten Rechtsträgers (z.B. der Österreich Holding eines internationalen Konzerns oder einer Privatstiftung) kann von einer beliebigen Anzahl untergeordneten Rechtsträgern durch einen Verweis verwendet werden, wodurch sich die Kostenersparnis vervielfachen lässt und auch die untergeordneten Rechtsträger ihre Aufbewahrungspflicht im digitalen Wege erfüllen können.
  • Ein Compliance-Package kann so innerhalb des Gültigkeitszeitraums von einem Jahr beliebig oft verwendet werden. Sofern unterjährig keine Änderung eintreten muss nur einmal jährlich im Rahmen der Durchführung der Sorgfaltspflichten der Rechtsträger zur Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer überprüft werden, ob die gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Wenn keine Änderungen eingetreten sind, müssen nur die Dokumente und Nachweise erneuert werden, für die besondere Erfordernisse bestehen. Dies betrifft die vor allem die Bestätigung der Geschäftsführung und Dokumente von ausländischen Ebenen.
  • Das Compliance-Package und die darin enthaltenen Informationen können von allen Verpflichteten eingesehen werden, wenn dies bei der Meldung entsprechend festgelegt wird.
  • Das Compliance-Package kann bei der Meldung aber auch eingeschränkt werden. Diesfalls kann das Compliance-Package nur von den in der Meldung angegebenen Verpflichteten eingesehen werden (z.B. die Kreditinstitute zu denen eine Geschäftsbeziehung besteht, der Steuerberater, der Wirtschaftsprüfer und die Rechtsanwaltskanzlei des Rechtsträgers). Darüber hinaus kann die Einsicht direkt beim Rechtsträger oder bei dessen berufsmäßigen Parteienvertreter angefragt werden und im elektronischen Wege freigegeben oder abgelehnt werden.

Die Vorteile eines Compliance Packages für Rechtsträger

Ein Rechtsträger ist gemäß § 3 Abs. 1 und 3 WiEReG verpflichtet seine wirtschaftlichen Eigentümer jährlich festzustellen und zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Basis von Dokumenten und Nachweisen, die vom Rechtsträger anzufordern, aufzubewahren und bei Bedarf an Verpflichtete zu übermitteln sind. Sofern eine ausländische Eigentümerstruktur vorhanden ist, werden diese Dokumente und Nachweise von Kreditinstituten nur dann akzeptiert, wenn diese nicht älter als sechs Wochen sind. Wenn verschiedene Verpflichtete dieselben Unterlagen im Lauf eines Jahres anfragen, dann müssen bestimmte ausländische Dokumente mehrfach angefordert werden, da deren Gültigkeit abgelaufen ist. Eine zeitaufwendige mehrfache Übermittlung derselben Dokumente und eine Anforderung und teilweise auch Übersetzung derselben ausländischen Dokumente ist erforderlich. Das Compliance-Package erleichtert und beschleunigt diesen Prozess maßgeblich und bringt die folgenden Vorteile für Rechtsträger:

  • Dokumente und Nachweise werden einmal pro Jahr im Zuge der Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer angefordert und im Zuge der Meldung als Compliance-Package an das Register übermittelt.
  • Verpflichtete fragen die Dokumente nicht mehr direkt beim Rechtsträger an, sondern nehmen Einsicht in das Compliance-Package. Für den Rechtsträger ergibt sich dadurch eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis und für den Rechtsträger kritische Prozesse (z.B. Darlehensgewährung) werden beschleunigt.
  • Das Compliance-Package kann durch einen Verweis für alle untergeordneten Rechtsträger nutzbar gemacht werden, wodurch sich die Zeit- und Kostenersparnis vervielfachen lässt.
  • Durch ein vollständiges und gültiges Compliance-Package werden auch die Aufbewahrungspflichten im Hinblick auf die Dokumente und Nachweise erfüllt.
  • Der Rechtsträger kann den Zugang zu den Dokumenten steuern, indem er ein eingeschränktes Compliance-Package übermittelt.

Die Vorteile eines Compliance Packages für Verpflichtete

Verpflichtete mussten bislang in allen Fällen, in denen keine vollständigen erweiterten Auszüge aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer verfügbar waren, von ihren Kunden ein Organigramm und die für die Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer erforderlichen Dokumente anfordern. Diese Anforderung ist zeitaufwendig, da zunächst einmal eine Anfrage mit einer Spezifikation der erforderlichen Dokumente an den Kunden versendet werden muss. Übermittelt der Kunde in weitere Folge nicht alle Dokumente oder wenn die Gültigkeit von ausländischen Dokumenten abgelaufen ist, sind Rückfragen erforderlich. Dieser Prozess kann sich über mehrere Wochen oder Monate ziehen und führt dazu, dass sich für Kunden der Abschluss neuer Produkte und Dienstleistungen verzögern kann (z.B. Darlehensgewährungen, Leasingverträge usw.). Das Compliance-Package erleichtert diesen Prozess bringt nun die folgenden Vorteile für Verpflichtete:

  • Verpflichtete können bei neuen Geschäftsbeziehungen oder bei Überprüfungen von wirtschaftlichen Eigentümern im Rahmen von bestehenden Geschäftsbeziehungen einen erweiterten Auszug und ein Compliance-Package abrufen.
  • Auf Basis der in einem vollständigen gültigen Compliance-Package enthaltenen Dokumente und Nachweise können die wirtschaftlichen Eigentümer im Rahmen der Anwendung des risikobasierten Ansatzes überprüft werden. Der oftmals mehrwöchige Prozess der Anforderungen der Dokumente und Nachweise entfällt daher und die Überprüfung kann in wesentlich kürzerer Zeit erledigt werden.
  • Sollten nicht alle erforderlichen Dokumente und Nachweise in einem Compliance-Package enthalten sein, so können diese im elektronischen Weg über das WiEReG Management System angefragt werden. Der berufsmäßige Parteienvertreter kann diese Dokumente und Nachweise durch eine Ergänzung eines Compliance-Packages zusätzlich an das Register übermitteln.
  • Durch die Funktionalität eines Änderungsdienstes und eines Webservices kann das WiEReG vollständig in die IT-Systeme von Verpflichteten, z.B. von Kreditinstituten eingebunden werden und digitale Prozessabläufe bei der Neukundenanlage oder bei der Überprüfung von Änderungen realisiert werden.
  • Durch die Einschränkung der Übermittlung von Compliance-Packages auf berufsmäßige Parteienvertreter wird eine Qualitätssicherung der übermittelten Dokumente und Nachweise gewährleistet. Durch die Erweiterung der Analysemöglichkeiten der Registerbehörde wird die Datenqualität im Register nochmals verbessert.